Co musi zawierać strona podmiotowa BIP?

Zgodnie z rozporządzeniem MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej strona BIP musi mieć znak graficzny BIP (§ 11 ust. 1 pkt 1), odnośnik do strony głównej BIP (gov.pl/web/bip) i do serwisu podmiotu (§ 10), dane redakcji i redaktora (§ 11 ust. 1 pkt 2 i 3), instrukcję korzystania, menu przedmiotowe i wyszukiwarkę. Nie może zawierać reklam (§ 11 ust. 2). Do tego dochodzą metryczka przy każdej informacji (art. 8 ust. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej) i dziennik zmian (§ 16 rozporządzenia).

Jakie informacje trzeba obowiązkowo publikować w BIP?

Art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej odsyła do art. 6 ust. 1 pkt 1-3, pkt 4 lit. a tiret drugie, lit. c i d oraz pkt 5: polityka i programy, status prawny, organizacja i organy podmiotu, majątek, tryb działania i prowadzone rejestry, dokumentacja przebiegu i efektów kontroli, majątek publiczny i dług. Inne ustawy dodają kolejne publikacje, np. oświadczenia majątkowe (art. 24i ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym) czy imienne wykazy głosowań (art. 14 ust. 4 tej ustawy).

Czy w BIP można opublikować dokument tylko jako skan?

Przepisy nie zakazują skanów wprost, ale § 7 rozporządzenia MSWiA w sprawie BIP zabrania blokowania kopiowania i druku, a ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej wymaga zgodności z WCAG 2.1 AA. Skan bez warstwy tekstowej jest niedostępny dla czytników ekranu i nie da się go przeszukać, dlatego bezpieczniej publikować treść w HTML, a PDF dawać jako załącznik z warstwą tekstową.

Co zrobić z informacją, której nie ma w BIP?

Art. 8 ust. 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej wymaga, aby BIP wskazywał sposób dostępu do informacji w nim nieudostępnionych. W praktyce to strona z instrukcją, jak złożyć wniosek. Informację udostępnia się na wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni (art. 13 ust. 1 ustawy).

Co musi zawierać BIP? Lista z ustawy i rozporządzenia

BIP musi zawierać dwie rzeczy. Pierwsza to obowiązkowe elementy samej strony, opisane w § 10-11 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (logo BIP, dane redakcji, instrukcja, menu przedmiotowe, wyszukiwarka, odnośnik do strony głównej BIP, brak reklam). Druga to informacje publiczne wskazane w art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, który odsyła do wybranych punktów art. 6 ust. 1. Każda informacja ma mieć metryczkę (art. 8 ust. 6 ustawy), a system musi prowadzić dziennik zmian (§ 16 rozporządzenia). Poniżej znajdziesz pełną listę kontrolną, którą można przejść punkt po punkcie przed kontrolą.

Kto musi prowadzić BIP

Obowiązek wynika z art. 8 ust. 2 w związku z art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP). Obejmuje m.in. organy władzy publicznej, jednostki samorządu terytorialnego i ich urzędy, szkoły i przedszkola publiczne, ośrodki pomocy społecznej, instytucje kultury, spółki z dominującym udziałem Skarbu Państwa lub samorządu, a także inne podmioty wykonujące zadania publiczne lub dysponujące majątkiem publicznym.

BIP można prowadzić w bezpłatnym systemie ministerialnym (SSDIP) albo w innym systemie teleinformatycznym, np. u komercyjnego dostawcy (art. 9 ust. 2 UDIP). Niezależnie od wyboru dane podmiotu trzeba zgłosić na stronę główną BIP (art. 9 ust. 3 UDIP), czyli na gov.pl/web/bip.

Elementy strony wymagane przez rozporządzenie

To część, którą najłatwiej sprawdzić przy kontroli, bo widać ją od razu po wejściu na stronę.

Element	Podstawa	Na co uważać
Znak graficzny (logo) BIP w górnej części strony	§ 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia	Logo z odnośnikiem do strony głównej BIP
Odnośnik do strony głównej BIP i do serwisu podmiotu	§ 10 rozporządzenia	Stary adres bip.gov.pl zamień na gov.pl/web/bip
Dane redakcji i redaktora	§ 11 ust. 1 pkt 2 i 3, § 15 rozporządzenia	Aktualne nazwiska i kontakt, nie tylko „sekretariat”
Instrukcja korzystania z BIP	§ 11 ust. 1 rozporządzenia	Krótko: jak szukać, jak czytać metryczkę, jak złożyć wniosek
Menu przedmiotowe	§ 11 ust. 1 rozporządzenia	Kategorie odpowiadające informacjom z art. 8 ust. 3 UDIP, nie układ strony szkoły czy urzędu
Wyszukiwarka	§ 11 ust. 1 rozporządzenia	Powinna znajdować treść, także w załącznikach
Brak reklam	§ 11 ust. 2 rozporządzenia	Także banerów dostawcy i „polecanych” treści
Brak blokady kopiowania i druku	§ 7 rozporządzenia	Żadnych zabezpieczonych PDF-ów i skryptów blokujących zaznaczanie
Brak niewyjaśnionych skrótów	§ 6 rozporządzenia	„ZP”, „CUW”, „GOPS” rozwiń przy pierwszym użyciu

Informacje, które trzeba opublikować

Art. 8 ust. 3 UDIP nakazuje publikować w BIP informacje z art. 6 ust. 1 pkt 1-3, pkt 4 lit. a tiret drugie, lit. c i d oraz pkt 5, a nie cały katalog z art. 6 ust. 1. To nadal szeroki zakres, więc w praktyce dzieli się go na kategorie menu przedmiotowego.

Kategoria w menu	Co w niej umieścić	Podstawa
Polityka i programy	strategie, programy, plany działania	art. 6 ust. 1 pkt 1 UDIP
Status prawny i organizacja	statut, regulamin organizacyjny, struktura, organy i osoby je tworzące, przedmiot działalności	art. 6 ust. 1 pkt 2 UDIP
Majątek	informacja o majątku podmiotu	art. 6 ust. 1 pkt 2 UDIP
Zasady działania	tryb działania, sposób załatwiania spraw, prowadzone rejestry i ewidencje	art. 6 ust. 1 pkt 3 UDIP
Kontrole	dokumentacja przebiegu i efektów kontroli, wystąpienia, protokoły	art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie UDIP
Majątek publiczny i finanse	budżet lub plan finansowy, dług, sprawozdania	art. 6 ust. 1 pkt 5 UDIP
Informacje nieudostępnione w BIP	jak uzyskać informację na wniosek	art. 8 ust. 4, art. 10 ust. 1 UDIP

Do tego dochodzą publikacje wymagane przez inne ustawy. W gminie i powiecie są to m.in. transmisje i nagrania sesji (art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym), imienne wykazy głosowań radnych (art. 14 ust. 4 tej ustawy), interpelacje i zapytania (art. 24 ust. 7), oświadczenia majątkowe (art. 24i ust. 3), informacje z art. 37 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i raport o stanie gminy (art. 28aa usg). W szkołach i przedszkolach dochodzą m.in. standardy ochrony małoletnich, opisane w osobnym poradniku BIP w szkole i przedszkolu.

Inne częste publikacje, zależnie od typu jednostki:

ogłoszenia o naborach na wolne stanowiska urzędnicze z terminem na dokumenty nie krótszym niż 10 dni, listy kandydatów spełniających wymagania formalne i wyniki naborów publikowane przez co najmniej 3 miesiące (art. 13-15 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych),
petycje i coroczna informacja zbiorcza o petycjach do 30 czerwca (ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach),
informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych, jeśli jednostka zatrudnia co najmniej 50 osób (ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów),
adres do e-Doręczeń, obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r. (publikacja w BIP to dobra praktyka),
klauzule informacyjne RODO.

Każda informacja: metryczka i rejestr zmian

Samo opublikowanie dokumentu nie wystarcza. Art. 8 ust. 6 UDIP wymaga, aby przy każdej informacji było widać, kto ją udostępnia, kto ją wytworzył lub odpowiada za treść, kto ją wprowadził, kiedy ją wytworzono i udostępniono, oraz żeby dało się ustalić rzeczywisty czas udostępnienia. To najczęstszy brak wykazywany przez NIK: w kontroli 16 jednostek samorządu z 2023 r. braki w metryczkach miało 15 z nich. Szczegóły w poradniku Metryczka w BIP.

Rozporządzenie dodaje automatyczny dziennik zmian, który rejestruje także próby nieuprawnionych zmian (§ 16). Opisujemy go w tekście Rejestr zmian w BIP.

Wymagania techniczne i bezpieczeństwa

Tej części mieszkaniec nie widzi, ale kontrola może zapytać o dokumenty i procedury.

Redaktorzy są wyznaczeni imiennie i logują się z uwierzytelnieniem (§ 15 rozporządzenia).
Dane są zabezpieczone przed zniszczeniem lub zmianą przez osoby nieuprawnione (§ 17).
Kopia bezpieczeństwa powstaje na odrębnym nośniku najpóźniej następnego dnia po zmianie (§ 18).
System jest chroniony przed spowalnianiem i blokowaniem dostępu (§ 19).
BIP działa całodobowo, a po awarii niedostępność nie może przekroczyć 24 godzin (§ 20-21).

Jeśli BIP prowadzi zewnętrzny dostawca, te obowiązki warto zapisać w umowie razem z umową powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Więcej o tym, jak sprawdzić dostawcę, w tekście Jak kupić BIP i na stronie Bezpieczeństwo.

Dostępność cyfrowa i deklaracja dostępności

BIP to strona internetowa podmiotu publicznego, więc obejmuje go ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Standardem jest WCAG 2.1 na poziomie AA (załącznik do ustawy). Trzeba też opublikować deklarację dostępności (art. 10 ustawy) i przeglądać ją oraz aktualizować do 31 marca każdego roku (art. 11). W monitoringu Ministra Cyfryzacji z 2025 r. żadna ze 100 sprawdzonych stron nie była w pełni zgodna, więc to obszar, w którym prawie każdy ma coś do poprawy. Szczegóły: Deklaracja dostępności w BIP.

Praktyczne minimum:

treść w HTML, a nie tylko w skanie,
PDF z warstwą tekstową, opisane obrazy, opisowe linki zamiast „kliknij tutaj”,
poprawne nagłówki i unikalne tytuły podstron (w monitoringu 2024 r. błąd tytułu strony miało 90% serwisów),
obsługa klawiatury i wersja mobilna.

Lista kontrolna przed kontrolą

Przejdź po kolei i zaznacz, co jest gotowe.

Strona

Treść

Statut lub regulamin organizacyjny, struktura, kierownictwo
Budżet lub plan finansowy, sprawozdania
Wyniki kontroli zewnętrznych
Nabory i ich wyniki
Publikacje z ustaw szczególnych właściwych dla jednostki
Metryczka przy każdej informacji i załączniku
Brak danych osobowych wykraczających poza obowiązek publikacji

Organizacja i technika

Zarządzenie kierownika w sprawie BIP: osoby odpowiedzialne za przekazywanie danych na stronę główną BIP i za zmiany treści (§ 15 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia), administrator strony i jego zastępca (wzór zarządzenia)
Imiennie wyznaczeni redaktorzy, osobne konta, bez wspólnego loginu „admin”
Upoważnienia redaktorów do przetwarzania danych osobowych (art. 29 RODO)
Dziennik zmian przeglądany w każdy dzień powszedni, a z każdego przeglądu notatka (§ 16 ust. 3)
Rejestr wniosków o informację publiczną z datą wpływu i odpowiedzi, termin 14 dni (art. 13 ust. 1 UDIP)
Terminowość publikacji: na próbce informacji porównany czas wytworzenia z czasem udostępnienia
Koordynator do spraw dostępności w organie władzy publicznej, z danymi w BIP (art. 14 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami), i raport o stanie zapewniania dostępności opublikowany w BIP (art. 11 tej ustawy, co 4 lata do 31 marca)
Codzienna kopia na odrębnym nośniku i protokół ostatniego testu odtworzenia
Umowa z dostawcą: działanie całą dobę, czas przywrócenia, umowa powierzenia

Kto może o te dokumenty zapytać i jak przebiega kontrola, opisujemy w tekście Kontrola BIP.

Najczęstsze braki

Z kontroli NIK, monitoringu dostępności i decyzji UODO powtarzają się te same problemy: metryczki uzupełniane ręcznie albo wcale, skany bez tekstu, nieaktualna deklaracja dostępności, nieusunięte po terminie oświadczenia majątkowe, dane osobowe w petycjach i protokołach, brak umowy powierzenia z dostawcą. Większość z nich nie wynika ze złej woli, tylko z narzędzia, które zostawia wszystko pamięci redaktora. Dlatego przy wyborze systemu warto sprawdzić, które z tych wymogów system pilnuje sam. W Polskim BIP struktura menu, metryczka i rejestr zmian są wbudowane w szablon, co możesz sprawdzić w demo BIP. Pełne zestawienie przepisów znajdziesz na stronie Zgodność z prawem, a gotowe menu dla poszczególnych typów jednostek na stronach dla gmin, szkół i innych jednostek.