Czy zakup BIP wymaga przetargu?

Zwykle nie. Od 1 stycznia 2026 r. ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych stosuje się do zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Abonament BIP dla szkoły, gminy czy OPS jest zwykle wielokrotnie tańszy, więc zakup odbywa się według wewnętrznego regulaminu jednostki, najczęściej po rozeznaniu rynku. Wydatek musi spełniać zasady z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Jakie dokumenty przygotować przy zakupie BIP?

Typowy komplet to: opis przedmiotu zamówienia, zapytanie ofertowe lub notatka z rozeznania rynku (zwykle 2-3 oferty), oferta wybranego dostawcy (netto i brutto), umowa z określonym poziomem usług, umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z art. 28 RODO, opis zabezpieczeń i oświadczenie o zgodności z WCAG 2.1 AA oraz faktura.

Kiedy zaplanować wydatek na BIP w budżecie?

Projekt uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego przygotowuje się do 15 listopada. Jeśli BIP ma być opłacony z budżetu na kolejny rok, oferta powinna trafić do jednostki, a kwota do planu finansowego, przed tym terminem. Szkoły i inne jednostki zgłaszają potrzeby do organu prowadzącego lub CUW zwykle wcześniej, według harmonogramu prac nad budżetem.

Jak kupić BIP bez przetargu: próg 170 000 zł i dokumenty

Q: Czy z dostawcą BIP trzeba zawrzeć umowę powierzenia?

Tak, jeśli dostawca przechowuje lub przetwarza dane osobowe publikowane w BIP lub dane redaktorów, a tak jest prawie zawsze. Wymaga tego art. 28 RODO. Brak umowy powierzenia z hostingodawcą i dostawcą oprogramowania BIP był jednym z powodów kary 40 000 zł nałożonej przez Prezesa UODO na burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego, utrzymanej przez NSA 28 lutego 2024 r.

BIP w szkole, gminie czy OPS kupuje się zwykle bez przetargu. Od 1 stycznia 2026 r. ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Pzp) obowiązuje od wartości 170 000 zł netto, a roczny abonament BIP jest wielokrotnie niższy. Zakup prowadzi się więc według wewnętrznego regulaminu jednostki, najczęściej przez rozeznanie rynku (2-3 oferty), z zachowaniem zasad celowości i oszczędności z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Potrzebne dokumenty to opis przedmiotu zamówienia, oferty, umowa z poziomem usług, umowa powierzenia (art. 28 RODO) i faktura, od 2026 r. w KSeF. Kwotę trzeba zaplanować w budżecie, którego projekt w JST powstaje do 15 listopada.

Krok 1: sprawdź, czy w ogóle trzeba kupować

Zanim zaczniesz rozeznanie, zadaj sobie dwa pytania.

Czy wystarczy rozwiązanie bezpłatne? Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (art. 9 ust. 2) pozwala prowadzić BIP w bezpłatnym ministerialnym systemie SSDIP. Jest sztywny i nie daje wsparcia przy migracji ani merytorycznej pomocy, ale dla części jednostek wystarczy.
Czy BIP może zapewnić organ prowadzący? Gmina lub CUW może kupić jedno rozwiązanie dla wszystkich swoich jednostek. Wtedy szkoła nie prowadzi zakupu sama.

Jeśli żadna z tych dróg nie pasuje, przejdź do zakupu.

Krok 2: oszacuj wartość i wybierz tryb

Wartość zamówienia szacuje się netto, za cały okres umowy. Przy umowie na trzy lata liczy się sumę trzech lat, nie roczny abonament. Pamiętaj też, że zamówień tego samego rodzaju w jednostce nie dzieli się sztucznie, żeby zejść poniżej progu. Typowe ceny BIP-ów dla mniejszych jednostek (rynek mieści się zwykle w setkach lub niskich tysiącach złotych rocznie) są daleko poniżej progu 170 000 zł. Z czego składa się cena i o jakie dopłaty pytać, piszemy w tekście Ile kosztuje BIP.

Poniżej progu obowiązuje regulamin udzielania zamówień Twojej jednostki. Najczęściej wymaga on:

przy najniższych kwotach: notatki służbowej z uzasadnieniem wyboru,
przy wyższych: rozeznania rynku, czyli zebrania 2-3 ofert (e-mailem, z wydruków stron, przez platformę zakupową),
zawsze: zgodności z art. 44 ufp, czyli wydatku celowego i oszczędnego.

Krok 3: opis przedmiotu zamówienia

Dobry OPZ pozwala porównać oferty, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie. Wpisz do niego wymagania wynikające z przepisów, a nie ogólniki.

Wymogi prawne

menu przedmiotowe obejmujące informacje z art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej (art. 6 ust. 1 pkt 1-3, pkt 4 lit. a tiret drugie, lit. c i d oraz pkt 5),
metryczka przy każdej informacji (art. 8 ust. 6 UDIP), z czasem udostępnienia zapisywanym przez system,
elementy z § 10-11 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (znak graficzny BIP, odnośnik do strony głównej BIP, instrukcja, wyszukiwarka, dane redakcji, brak reklam),
automatyczny dziennik zmian, rejestrujący także próby nieuprawnionych zmian (§ 16),
kopia bezpieczeństwa na odrębnym nośniku najpóźniej dzień po zmianie (§ 18),
dostępność całodobowa, przywrócenie po awarii w maks. 24 godziny (§ 20-21),
zgodność z WCAG 2.1 AA (ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej) i wzór deklaracji dostępności w HTML.

Wymogi organizacyjne

przeniesienie treści z obecnego BIP z zachowaniem metryczek i z przekierowaniami starych adresów,
szkolenie redaktorów, wsparcie w dni robocze,
pełny eksport danych na żądanie i po zakończeniu umowy.

Cały opis z tymi wymaganiami, gotowy do skopiowania, znajdziesz we wzorze opisu przedmiotu zamówienia na BIP.

Krok 4: rozeznanie rynku

Wyślij ten sam OPZ do 2-3 dostawców i poproś o ofertę z ceną netto i brutto za cały okres. Porównuj ceny całkowite: część dostawców dolicza osobno hosting, opłatę aktywacyjną, migrację czy szkolenie. Notatka z rozeznania powinna zawierać listę dostawców, daty zapytań, ceny i uzasadnienie wyboru. Nie musi to być najniższa cena, jeśli wybór uzasadniają wymogi z OPZ.

Pytania do dostawcy BIP

Ta lista przyda się zarówno w zapytaniu ofertowym, jak i w rozmowie z handlowcem.

Ostatnie dwa pytania mają znaczenie po nowelizacji ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (od 3 kwietnia 2026 r.). Szkoły, przedszkola, OPS i biblioteki są podmiotami ważnymi, a urzędy gmin ważnymi lub kluczowymi, i muszą oceniać ryzyko łańcucha dostaw. W umowach z dostawcami oczekuje się m.in. prawa audytu, zgłaszania incydentów, MFA, logów i planu wyjścia. Więcej na stronie Bezpieczeństwo.

Krok 5: umowa

Umowa na BIP powinna zawierać co najmniej:

Element umowy	Dlaczego
Przedmiot i zakres usług	Odpowiada OPZ, bez „pozostałych usług według cennika”
Poziom usług (dostępność, czas reakcji, czas przywrócenia)	§ 20-21 rozporządzenia MSWiA w sprawie BIP
Kopie bezpieczeństwa	§ 18 rozporządzenia
Umowa powierzenia	art. 28 RODO
Eksport danych i klauzula wyjścia	Brak uzależnienia od dostawcy
Okres i wypowiedzenie	Unikaj umów bez możliwości wypowiedzenia
Zgłaszanie incydentów	ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa
Wynagrodzenie netto i brutto, termin płatności	art. 44 ufp, planowanie budżetu

Umowa powierzenia to nie formalność. W sprawie Aleksandrowa Kujawskiego Prezes UODO nałożył karę 40 000 zł (decyzja z 2019 r., utrzymana przez NSA 28 lutego 2024 r.) m.in. za brak umowy powierzenia z hostingodawcą i dostawcą oprogramowania BIP. Więcej o tej sprawie w tekście Oświadczenia majątkowe i RODO w BIP.

Krok 6: faktura w KSeF

Od 2026 r. obowiązuje Krajowy System e-Faktur. Jednostki samorządu odbierają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r., a wystawiają od 1 kwietnia 2026 r. Przy jednostkach budżetowych (szkoła, przedszkole, OPS) nabywcą jest zwykle gmina z jej NIP, a odbiorcą jednostka. Instytucja kultury, SPZOZ i spółka mają osobowość prawną i kupują we własnym imieniu. Sposób oznaczenia na fakturze uzgodnij z księgowością lub CUW i przekaż dostawcy przed wystawieniem pierwszej faktury, żeby uniknąć korekt.

Krok 7: budżet i terminy

Projekt uchwały budżetowej JST przygotowuje się do 15 listopada. W praktyce oznacza to, że:

wrzesień-październik: zbierasz oferty i ustalasz kwotę na kolejny rok,
do 15 listopada: kwota trafia do projektu budżetu lub planu finansowego jednostki,
grudzień: po uchwaleniu budżetu możesz podpisać umowę z terminem rozpoczęcia od stycznia,
styczeń-marzec: wdrożenie i migracja, deklaracja dostępności zaktualizowana do 31 marca.

Jeśli budżet na ten rok ma jeszcze wolne środki, drugim naturalnym oknem jest końcówka roku.

Zmieniasz dostawcę, a obecna umowa kończy się 31 grudnia? Nowy BIP przygotowujemy obok starego, a przełączamy pierwszego dnia nowej umowy, czyli 1 stycznia. Stary BIP działa do tego dnia, więc nie ma przerwy w publikacji. Umowę podpisz z wyprzedzeniem, żeby przed przełączeniem był czas na przeniesienie treści i akceptację nowego BIP. Wcześniej sprawdź okres wypowiedzenia obecnej umowy i to, czy nie przedłuża się automatycznie.

Pakiet dokumentów: lista kontrolna

Opis przedmiotu zamówienia
Zapytania ofertowe i otrzymane oferty (netto i brutto)
Notatka z rozeznania rynku z uzasadnieniem wyboru
Umowa z poziomem usług i klauzulą wyjścia
Umowa powierzenia z listą podmiotów przetwarzających
Opis zabezpieczeń i oświadczenie o zgodności z WCAG 2.1 AA
Dane do faktury w KSeF (nabywca, odbiorca)
Zabezpieczenie środków w planie finansowym

Część dostawców przygotowuje taki pakiet z góry. Polski BIP przekazuje ofertę PDF, opis przedmiotu zamówienia do skopiowania, wzór umowy i umowę powierzenia, o które możesz poprosić przez stronę Kontakt. Zanim zdecydujesz, porównaj oferty według listy pytań powyżej i obejrzyj działający system, np. w demo BIP. Jeśli zmieniasz dostawcę, przeczytaj też stronę Migracja, a wymagania dla poszczególnych typów jednostek znajdziesz na stronach dla szkół, gmin i jednostek.