Jakie dane w oświadczeniu majątkowym trzeba ukryć przed publikacją w BIP?

Według art. 24i ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym informacje z oświadczeń majątkowych są jawne, z wyjątkiem adresu zamieszkania składającego oświadczenie i miejsca położenia nieruchomości. Te dane trzeba usunąć przed publikacją w BIP, a przy wyłączeniu podać jego zakres, podstawę prawną i osobę, która go dokonała (art. 8 ust. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej).

Jak długo oświadczenia majątkowe mają być publikowane w BIP?

Oświadczenia majątkowe są publikowane i przechowywane przez 6 lat (publikacja w BIP: art. 24i ust. 3, przechowywanie przez 6 lat: art. 24h ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym). Po tym okresie trzeba je zdjąć z BIP. Publikowanie oświadczeń dłużej niż 6 lat było jednym z powodów kary 40 000 zł nałożonej przez Prezesa UODO w sprawie Aleksandrowa Kujawskiego, utrzymanej przez NSA 28 lutego 2024 r.

Czy zaczernienie tekstu w PDF to skuteczna anonimizacja?

Nie zawsze. Czarny prostokąt nałożony na PDF często zakrywa tylko obraz, a tekst pod spodem da się skopiować lub odczytać z warstwy tekstowej. Skuteczna anonimizacja polega na trwałym usunięciu tekstu i oczyszczeniu metadanych pliku. Przy wyłączeniu jawności trzeba dodać adnotację z art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Czy UODO kontroluje BIP-y gmin?

Tak. Plan kontroli sektorowych UODO na 2026 r. obejmuje BIP-y gmin i powiatów, w tym anonimizację publikowanych dokumentów i sesje rady. Przykładem nieprawidłowości jest kara 7 700 zł dla Myślenic (komunikat UODO z 25 maja 2026 r.) za opublikowanie niezanonimizowanej petycji z danymi 749 osób.

Oświadczenia majątkowe w BIP: RODO, anonimizacja, 6 lat

Oświadczenia majątkowe publikuje się w BIP w części jawnej. Zgodnie z art. 24i ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym przed publikacją trzeba usunąć adres zamieszkania składającego oświadczenie i miejsce położenia nieruchomości, a po 6 latach oświadczenie zdjąć z BIP. Przy każdym ukryciu fragmentu podaje się zakres wyłączenia, jego podstawę prawną i osobę, która go dokonała (art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej). Anonimizacja musi trwale usuwać tekst, a nie go zasłaniać. Błędy w tych trzech punktach to dziś najczęstsza przyczyna kar UODO dotyczących BIP.

Kogo dotyczą oświadczenia majątkowe

Krąg osób składających oświadczenia określa art. 24h ustawy o samorządzie gminnym (usg). Należą do niego m.in. radni, wójt (burmistrz, prezydent), jego zastępcy, sekretarz i skarbnik gminy oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy. Analogiczne przepisy zawierają ustawy o samorządzie powiatowym i o samorządzie województwa. W praktyce redaktor BIP w urzędzie gminy publikuje kilkadziesiąt oświadczeń rocznie: na początku kadencji, co roku do 30 kwietnia i przy zmianach na stanowiskach.

Co jest jawne, a co trzeba ukryć

Dane w oświadczeniu	Publikacja w BIP
Imię i nazwisko, funkcja, miejsce zatrudnienia	jawne
Zasoby pieniężne, papiery wartościowe	jawne
Nieruchomości: rodzaj, powierzchnia, wartość, tytuł prawny	jawne
Miejsce położenia nieruchomości	ukryć
Adres zamieszkania składającego	ukryć
Dochody, mienie ruchome, zobowiązania	jawne
Dane innych osób, które pojawiły się w treści (np. pełne dane współwłaściciela)	ocenić, co jest niezbędne

Przy każdym oświadczeniu z ukrytymi danymi umieść adnotację zgodną z art. 8 ust. 5 UDIP, np.:

Wyłączono jawność adresu zamieszkania i miejsca położenia nieruchomości na podstawie art. 24i ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Wyłączenia dokonał(a): Jan Nowak, sekretarz gminy.

Jak anonimizować, żeby to działało

Większość wycieków z BIP nie wynika z braku anonimizacji, tylko z anonimizacji pozornej.

Trzy błędy techniczne

Nakładka zamiast usunięcia. Czarny prostokąt narysowany w edytorze PDF zakrywa tylko obraz. Tekst pod nim nadal jest w pliku i da się go skopiować.
Metadane. Plik PDF może zawierać autora, nazwę oryginalnego pliku, historię zmian, komentarze i wcześniejsze wersje. Po anonimizacji trzeba je oczyścić.
Skan z OCR. Jeśli zamazano fragment na skanie, ale wcześniej wykonano rozpoznawanie tekstu, warstwa tekstowa może zawierać pełne dane.

Bezpieczna procedura

Pracuj na kopii, oryginał zostaje w dokumentacji.
Użyj funkcji trwałego usuwania (redakcji) treści, a nie rysowania kształtów.
Sprawdź wynik: zaznacz cały tekst, skopiuj do Notatnika i sprawdź, czy ukryte dane zniknęły. Przeszukaj plik po nazwie ulicy.
Oczyść metadane i usuń komentarze.
Dodaj adnotację z art. 8 ust. 5 UDIP.
Opublikuj, a w rejestrze zmian zostanie ślad, kto i kiedy to zrobił.

Najlepiej, gdy treść jawna jest dostępna jako tekst w HTML, a PDF jest tylko załącznikiem. Ułatwia to anonimizację i spełnia wymagania ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej, bo skan bez warstwy tekstowej jest niedostępny dla czytników ekranu.

Sześć lat i ani dnia dłużej

Oświadczenia majątkowe przechowuje się i publikuje przez 6 lat, a potem zdejmuje się je z BIP (art. 24h ust. 6 i art. 24i ust. 3 usg). Oświadczenie złożone w kwietniu 2020 r. powinno zniknąć z BIP w kwietniu 2026 r. To łatwe do przeoczenia, bo nikt nie dostaje przypomnienia, a stare oświadczenia nie przeszkadzają w codziennej pracy.

Sposób na ten problem:

przy publikacji zapisz datę złożenia oświadczenia i datę zdjęcia (6 lat później),
raz na kwartał przejrzyj listę oświadczeń z najstarszymi datami,
zdjęcie zapisz w dzienniku zmian (§ 16 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej), żeby było wiadomo, kto i kiedy to zrobił,
sprawdź, czy kopia oświadczenia nie została w innych miejscach BIP (np. w aktualnościach lub w archiwum kadencji),
pod dotychczasowym adresem możesz zostawić informację o zakończeniu publikacji, bez danych z oświadczenia.

Czego uczą kary UODO

Aleksandrów Kujawski: 40 000 zł

Prezes UODO nałożył w 2019 r. karę 40 000 zł na burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego. NSA utrzymał ją 28 lutego 2024 r. Powody:

brak umowy powierzenia przetwarzania danych z hostingodawcą i z dostawcą oprogramowania BIP (art. 28 RODO),
publikowanie oświadczeń majątkowych dłużej niż przez 6 lat,
transmisje sesji rady prowadzone tylko przez YouTube, bez analizy ryzyka.

Wniosek: kara nie dotyczyła jednego błędu redaktora, tylko braków organizacyjnych, które powtarzają się w wielu urzędach.

Myślenice: 7 700 zł

W komunikacie z 25 maja 2026 r. UODO poinformował o karze 7 700 zł dla Myślenic za opublikowanie w BIP niezanonimizowanej petycji zawierającej dane 749 osób. Petycje, listy poparcia, skargi i wnioski mieszkańców to dokumenty, w których dane osobowe pojawiają się najczęściej, a redaktor publikuje je w pośpiechu. Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach wymaga publikacji petycji, ale nie danych wszystkich podpisanych pod nią osób.

Kontrole sektorowe 2026

UODO zapowiedział, że kontrole sektorowe w 2026 r. obejmą BIP-y gmin i powiatów, ze szczególnym uwzględnieniem anonimizacji i sesji rady. Jeśli Twój BIP nie był przeglądany pod tym kątem, warto zrobić to przed wizytą kontrolerów.

Inne miejsca, w których BIP ujawnia za dużo

protokoły sesji i komisji z danymi mieszkańców zabierających głos,
nagrania sesji (art. 20 ust. 1b usg) i wybór platformy bez analizy ryzyka,
uchwały i zarządzenia z danymi osób fizycznych w uzasadnieniu (np. sprzedaż nieruchomości),
wyniki naborów z danymi wszystkich kandydatów,
skany pism z podpisami, numerami PESEL i adresami.

Lista kontrolna RODO w BIP

Co się zmieni

Rząd przygotowuje projekt ustawy wprowadzającej centralny rejestr oświadczeń majątkowych (oswiadczenia.gov.pl). Przyjęcie projektu przez Radę Ministrów planowane jest na II kwartał 2027 r. Do czasu jego uruchomienia obowiązki redaktora BIP pozostają bez zmian. Zapowiedziana jest też nowelizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej, ale jej treść nie jest jeszcze znana.

W Polskim BIP przy ukryciu fragmentu system wymaga podania zakresu, podstawy i osoby, która wyłączyła jawność. Asystent anonimizacji (wykrywanie adresów i numerów PESEL, trwałe usuwanie z warstwy tekstowej) oraz automatyczne terminy zdjęcia oświadczeń po 6 latach są w przygotowaniu. Więcej o ochronie danych na stronie Bezpieczeństwo, o obowiązkach gmin na stronie BIP dla gmin, a o pozostałych wymogach w tekście Co musi zawierać BIP.