Wzór opisu przedmiotu zamówienia na BIP

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Usługa udostępnienia i utrzymania systemu Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) w modelu abonamentowym

Komentarz dla Zamawiającego (usuń przed wysłaniem): Wzór przygotował Polski BIP (InJoy sp. z o.o.), dostawca systemu BIP. Sprawdź, czy wymagania nie ograniczają konkurencji, i dostosuj je do potrzeb jednostki.

Zamawiający: [nazwa jednostki, adres, NIP]

Nabywca i odbiorca na fakturze: [np. nabywca: Gmina ..., NIP ...; odbiorca: nazwa jednostki]

Wspólny Słownik Zamówień (CPV): [kod według zamawiającego]

Uwaga: pola w nawiasach kwadratowych uzupełnia Zamawiający. Wzór należy dostosować do regulaminu udzielania zamówień jednostki. Dział 3 zawiera wymagania wynikające z przepisów. Działy 4-7 opisują dobre praktyki i zakres usługi: pozostaw te punkty, których jednostka potrzebuje, a pozostałe usuń albo przenieś do kryteriów oceny w zapytaniu ofertowym. Każdy punkt, który zostanie w opisie, jest wymaganiem, które musi spełnić oferta.

1. Przedmiot zamówienia

1.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia i utrzymania systemu teleinformatycznego do prowadzenia podmiotowej strony Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego (dalej: BIP), w modelu abonamentowym, od dnia [data rozpoczęcia], [na czas nieokreślony z [liczba]-miesięcznym okresem wypowiedzenia / przez okres 12 miesięcy].

Komentarz dla Zamawiającego (usuń przed wysłaniem): wybierz jeden wariant okresu. Wartość zamówienia przy umowie na czas nieokreślony ustala się zwykle jako wartość miesięczną pomnożoną przez 48 (art. 35 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych), a przy umowie na 12 miesięcy jako wartość za cały okres umowy. Sprawdź, czy tak ustalona wartość nie przekracza progu z regulaminu jednostki. W jednostce samorządu terytorialnego umowa na czas nieokreślony może wymagać ujęcia w wieloletniej prognozie finansowej albo upoważnienia (art. 226 i 228 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych): ustal to ze skarbnikiem.

1.2. Usługa obejmuje: udostępnienie oprogramowania, hosting, certyfikat SSL, konfigurację, przeniesienie treści z obecnego BIP, szkolenie redaktorów, wsparcie techniczne, aktualizacje systemu, kopie bezpieczeństwa oraz przekazanie danych po zakończeniu umowy.

1.3. BIP działa pod adresem w domenie Zamawiającego: [np. bip.nazwa-jednostki.pl]. Domena pozostaje własnością Zamawiającego.

1.4. Obecny BIP: [adres], system: [nazwa, jeśli znana], liczba redaktorów: [liczba], typ jednostki: [np. szkoła podstawowa, gmina, ośrodek pomocy społecznej].

1.5. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia, w tym hosting, przeniesienie treści, szkolenie i wsparcie. Wykonawca podaje cenę netto i brutto za 12 miesięcy [przy umowie na 12 miesięcy: za cały okres umowy]. Zamawiający nie ponosi innych opłat, w szczególności aktywacyjnych ani hostingowych.

1.6. Opcjonalnie, dla gminy lub powiatu z jednostkami: Zamówienie obejmuje [liczba] podmiotowych stron BIP: [urząd i lista jednostek]. Każda ma własną redakcję, metryczki i adres.

2. Podstawy prawne

System umożliwia prowadzenie BIP zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

2.1. art. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP), w tym: ust. 3 (publikacja informacji z art. 6 ust. 1 pkt 1-3, pkt 4 lit. a tiret drugie, lit. c i d oraz pkt 5 UDIP), ust. 4 (sposób dostępu do informacji nieudostępnionych w BIP), ust. 5 (adnotacja o wyłączeniu jawności) i ust. 6 (metryczka);

2.2. rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (dalej: rozporządzenie), w szczególności: § 6 (objaśnianie skrótów), § 7 (brak blokady drukowania i kopiowania), § 10 (odnośnik do strony głównej BIP i do strony podmiotu), § 11 (elementy strony podmiotowej, w tym znak graficzny BIP, dane redakcji i redaktora, zakaz reklam), § 15 (redaktorzy i uwierzytelnianie), § 16 (dziennik zmian), § 17 (zabezpieczenie przed zniszczeniem lub zmianą przez osoby nieuprawnione), § 18 (kopia bezpieczeństwa), § 19 (ochrona przed spowalnianiem i blokowaniem dostępu), § 20-21 (dostępność całodobowa i przywrócenie po awarii);

2.3. ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych: zgodność strony BIP z wymaganiami WCAG 2.1 na poziomie AA określonymi w załączniku do ustawy oraz możliwość publikacji deklaracji dostępności (art. 10 ustawy) w formie strony HTML zgodnej z aktualnymi wymaganiami Ministra Cyfryzacji;

2.4. art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO): Wykonawca zawiera z Zamawiającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych;

2.5. art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej: pliki cookies i podobne technologie, które nie są niezbędne do działania strony BIP, wymagają zgody użytkownika.

3. Wymagania wynikające z przepisów

3.1. Metryczka (art. 8 ust. 6 UDIP): przy każdej informacji i każdym załączniku będącym odrębnym dokumentem system wyświetla podmiot udostępniający, osobę, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, osobę, która wprowadziła informację, czas wytworzenia i czas udostępnienia, z możliwością identyfikacji rzeczywistego czasu udostępnienia.

3.2. Dziennik zmian (§ 16 rozporządzenia): system automatycznie odnotowuje zmiany w treści informacji oraz próby dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione. Administrator Zamawiającego ma wgląd w dziennik umożliwiający jego przegląd w każdy dzień powszedni.

3.3. Menu przedmiotowe (art. 8 ust. 3 UDIP, § 11 rozporządzenia): struktura kategorii obejmująca informacje, które Zamawiający ma obowiązek udostępnić w BIP, z możliwością jej modyfikacji przez administratora Zamawiającego.

3.4. Stałe elementy strony (§ 10-11 rozporządzenia): znak graficzny BIP w górnej części strony z odnośnikiem do strony głównej BIP, odnośnik do strony internetowej Zamawiającego, dane redakcji i redaktora, instrukcja korzystania z BIP, menu przedmiotowe, wyszukiwarka. Strona nie zawiera reklam.

3.5. Wyłączenie jawności (art. 8 ust. 5 UDIP): system umożliwia publikację adnotacji o wyłączeniu jawności, z informacją o zakresie wyłączenia, podstawie prawnej oraz organie lub osobie, która wyłączyła jawność.

3.6. Informacje nieudostępnione w BIP (art. 8 ust. 4 i art. 10 ust. 1 UDIP): możliwość publikacji informacji o sposobie dostępu do informacji publicznych nieudostępnionych w BIP, w tym o trybie wnioskowym.

3.7. Skróty i formaty (§ 6-7 rozporządzenia): system umożliwia objaśnianie skrótów i nie blokuje kopiowania ani drukowania treści i załączników.

3.8. Dostępność (ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych): strona BIP spełnia wymagania WCAG 2.1 na poziomie AA. System umożliwia publikację deklaracji dostępności (art. 10 tej ustawy) w HTML, zgodnie z aktualnymi wymaganiami Ministra Cyfryzacji.

3.9. Redaktorzy (§ 15 rozporządzenia): każdy redaktor i administrator ma własne konto, a dostęp do edycji wymaga uwierzytelnienia.

3.10. Kopia bezpieczeństwa (§ 18 rozporządzenia): informacje z bazy danych BIP kopiuje się na odrębne nośniki nie później niż dobę po zmianie ich treści, a przy zmianach częstszych niż raz na dobę - raz na dobę.

3.11. Ciągłość działania (§ 20-21 rozporządzenia): dostępność BIP całodobowa, przywrócenie działania po awarii w czasie nie dłuższym niż 24 godziny.

3.12. Zabezpieczenia (§ 17 i § 19 rozporządzenia): ochrona przed zniszczeniem lub zmianą informacji przez osoby nieuprawnione oraz przed spowalnianiem i blokowaniem dostępu.

3.13. Ochrona danych (art. 28 RODO): umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta przed rozpoczęciem świadczenia usługi.

4. Wymagania zalecane (dobra praktyka)

4.1. Metryczka uzupełniana automatycznie: podmiot, osoba wprowadzająca i czas udostępnienia; czas udostępnienia zapisuje system i redaktor nie może go zmienić.

4.2. Pełny dziennik zmian, z datą, osobą i zakresem każdej zmiany, z poprzednimi wersjami informacji i próbami nieuprawnionych zmian, w tym nieudanymi logowaniami, jest dostępny dla administratora Zamawiającego. Wpisów dziennika nie można edytować ani usuwać z poziomu panelu. Oprogramowanie otrzymuje bieżące aktualizacje bezpieczeństwa.

4.3. Rejestr zmian przy informacji: czytelnik widzi datę, osobę i zakres każdej zmiany oraz poprzednie wersje. Przy zmianie dotyczącej danych osobowych albo wyłączenia jawności (art. 8 ust. 5 UDIP) w poprzedniej wersji ukrywa się tylko ten fragment, z adnotacją (zakres, podstawa prawna, osoba). Wpisu o zmianie nie można usunąć.

4.4. Wyszukiwarka pełnotekstowa, obejmująca treść informacji i załączników z warstwą tekstową, z filtrami co najmniej według kategorii i daty, uwzględniająca odmianę wyrazów w języku polskim.

4.5. Gotowa struktura menu przedmiotowego dla typu jednostki Zamawiającego.

4.6. Przy ukryciu fragmentu informacji system podpowiada pola adnotacji o wyłączeniu jawności (zakres, podstawa prawna, organ lub osoba).

4.7. Gotowa strona z opisem trybu wnioskowego i formularzem lub wzorem wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Formularz nie wymaga imienia, nazwiska ani uzasadnienia (art. 2 ust. 2 UDIP), nie wymaga konta ani CAPTCHA, a wnioskodawca dostaje potwierdzenie z datą wpływu (art. 13 ust. 1 UDIP).

4.8. Opcjonalnie: rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej z datą wpływu i przypomnieniem o terminie 14 dni oraz o możliwości przedłużenia do 2 miesięcy z powiadomieniem wnioskodawcy (art. 13 ust. 1 i 2 UDIP).

4.9. Treść informacji publikowana w HTML, załączniki w formatach otwartych lub powszechnie dostępnych.

4.10. Archiwum: nieaktualne informacje przenosi się do archiwum z zachowaniem adresu, metryczki i historii zmian. Każda informacja ma stały adres internetowy, który nie zmienia się po edycji ani przeniesieniu. Po upływie terminu publikacji danych osobowych (np. oświadczenia majątkowe po 6 latach, wynik naboru po co najmniej 3 miesiącach) redaktor może zdjąć treść, a pod dotychczasowym adresem pozostawić informację o zakończeniu publikacji. Zdjęcie treści trafia do dziennika zmian.

4.11. Strona BIP działa na urządzeniach mobilnych i jest obsługiwana klawiaturą. System pomaga redaktorom publikować dostępne treści, np. sygnalizuje plik PDF bez warstwy tekstowej lub obraz bez tekstu alternatywnego.

4.12. Wzór deklaracji dostępności dla BIP w HTML, z odnośnikiem w stopce każdej podstrony.

4.13. Strona BIP dla czytelników nie używa plików cookies ani podobnych technologii wymagających zgody użytkownika, w szczególności narzędzi analitycznych i reklamowych śledzących użytkownika.

4.14. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla wszystkich kont z prawem edycji.

4.15. Role i uprawnienia co najmniej: redaktor, administrator Zamawiającego; opcjonalnie akceptacja publikacji przed udostępnieniem.

4.16. Kopia bezpieczeństwa wykonywana co najmniej raz na dobę i przechowywana w lokalizacji odrębnej od systemu podstawowego. Wykonawca okresowo testuje odtwarzanie danych z kopii.

4.17. Wykonawca monitoruje dostępność BIP.

4.18. Rejestrowanie działań administracyjnych (logi) i przechowywanie ich przez [okres]; udostępnienie logów Zamawiającemu na żądanie.

4.19. Zgłaszanie incydentów: Wykonawca informuje Zamawiającego o incydencie dotyczącym BIP niezwłocznie, w terminie zapisanym w umowie [liczba godzin od wykrycia], tak aby Zamawiający mógł dotrzymać terminów wynikających z ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, jeśli ma ona do niego zastosowanie.

4.20. Wykonawca wskazuje lokalizację przetwarzania danych i listę podmiotów przetwarzających (podprocesorów) oraz udziela Zamawiającemu informacji niezbędnych do oceny ryzyka dostawcy, w tym umożliwia audyt na zasadach określonych w umowie.

4.21. Opcjonalnie, dla gminy: możliwość publikacji w BIP nagrań obrad rady gminy (art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym) jako pliku albo osadzenia nagrania z systemu transmisji, z metryczką.

4.22. Opcjonalnie, dla gminy: możliwość publikacji imiennych wykazów głosowań radnych (art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym), np. jako pliku przy uchwale, z metryczką.

5. Przeniesienie obecnego BIP (zakres usługi)

5.1. Wykonawca przenosi z obecnego BIP treści, załączniki i archiwum, na podstawie publicznie dostępnej zawartości lub eksportu przekazanego przez Zamawiającego.

5.2. Przeniesione informacje zachowują pierwotne dane metryczki, w szczególności czas wytworzenia i czas udostępnienia (nie datę importu).

5.3. Jeśli obecny system udostępnia dziennik zmian, Wykonawca przenosi go lub przekazuje Zamawiającemu jego archiwalną kopię.

5.4. Wykonawca ustawia przekierowania stałe (301) z dotychczasowych adresów dokumentów na odpowiadające im nowe adresy.

5.5. Przełączenie następuje po akceptacji Zamawiającego. Obecny BIP działa do dnia przełączenia.

5.6. Wykonawca pomaga w aktualizacji danych podmiotu na stronie głównej BIP (art. 9 ust. 3 UDIP).

5.7. Termin przeniesienia: do [data].

6. Szkolenie i wsparcie (zakres usługi)

6.1. Szkolenie online dla [liczba] redaktorów oraz instrukcja obsługi systemu w języku polskim.

6.2. Wsparcie techniczne w dni robocze w godzinach [godziny], e-mailowo i telefonicznie, z czasem reakcji nie dłuższym niż [czas].

6.3. Aktualizacje systemu w okresie umowy w ramach wynagrodzenia, w tym dostosowanie do zmian przepisów dotyczących BIP.

6.4. Wzory dokumentów obowiązkowych: instrukcja korzystania z BIP, informacja o trybie wnioskowym, wzór deklaracji dostępności.

7. Zakończenie umowy (zakres usługi)

7.1. Zamawiający może w każdej chwili, a po zakończeniu umowy w terminie [liczba] dni, otrzymać pełny eksport danych BIP: treści, załączniki, metryczki i dziennik zmian, w formatach otwartych (np. HTML, JSON, CSV oraz pliki w oryginalnej postaci).

7.2. Wykonawca przekazuje mapę dotychczasowych i nowych adresów (lista adresów URL), aby kolejny dostawca mógł ustawić przekierowania.

7.3. Opcjonalnie: przez okres przejściowy [liczba] dni po zakończeniu umowy Wykonawca zapewnia dostęp do archiwum BIP w trybie tylko do odczytu.

7.4. Po przekazaniu danych Wykonawca usuwa dane Zamawiającego zgodnie z umową powierzenia (art. 28 ust. 3 lit. g RODO) i potwierdza to na piśmie.

7.5. Gdyby Wykonawca miał zakończyć świadczenie usługi, uprzedza Zamawiającego co najmniej [liczba] dni wcześniej i przekazuje pełną kopię danych.

8. Dokumenty wymagane od Wykonawcy wraz z ofertą

8.1. Oferta z ceną netto i brutto za 12 miesięcy [przy umowie na czas nieokreślony także z wartością netto umowy: 48 x cena netto miesięczna].

8.2. Projekt umowy określający poziom usług: dostępność, czas reakcji, czas przywrócenia po awarii.

8.3. Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) z listą podmiotów przetwarzających i lokalizacją przetwarzania danych.

8.4. Opis zastosowanych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.

8.5. Oświadczenie o zgodności strony BIP z WCAG 2.1 AA (lub wyniki audytu dostępności) oraz wzór deklaracji dostępności.

8.6. Dostęp do wersji demonstracyjnej systemu (opcjonalnie).