Czy jednostka może prowadzić BIP w SSDIP zamiast u komercyjnego dostawcy?

Tak. Art. 9 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej pozwala prowadzić BIP w bezpłatnym systemie ministerialnym (SSDIP) albo w innym systemie teleinformatycznym. Wymagania wobec treści są w obu przypadkach takie same: metryczka (art. 8 ust. 6), menu przedmiotowe (art. 8 ust. 3) i elementy z rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

Kiedy bezpłatny SSDIP wystarczy?

Gdy jednostka publikuje niewiele (kilka lub kilkanaście informacji rocznie), nie musi przenosić dużego archiwum ze starymi linkami, ma osobę z czasem na samodzielne ułożenie menu i dokumentów, a przy publikacji nie potrzebuje wsparcia merytorycznego. SSDIP przydaje się też jako szybkie rozwiązanie tymczasowe, np. po wyłączeniu podatnego systemu.

Za co płaci się w komercyjnym systemie BIP?

Głównie za pracę, której w SSDIP jednostka musi wykonać sama: przeniesienie treści i archiwum z przekierowaniami starych adresów, gotowe menu i wzory dokumentów dla typu jednostki, szkolenie i wsparcie oraz funkcje ułatwiające redaktorowi pracę. Odpowiedzialność za BIP zawsze pozostaje po stronie kierownika jednostki, niezależnie od wybranego systemu.

SSDIP czy komercyjny system BIP? Uczciwe porównanie

SSDIP czy komercyjny system BIP? Oba rozwiązania są zgodne z prawem: art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej pozwala prowadzić BIP w bezpłatnym systemie ministerialnym SSDIP albo w innym systemie teleinformatycznym, np. u komercyjnego dostawcy. Wymagania wobec BIP są w obu przypadkach identyczne. Różnica dotyczy tego, kto wykonuje pracę: w SSDIP zakładasz BIP, przenosisz treści i układasz menu sam, a komercyjny dostawca robi to zwykle w ramach abonamentu. Mała jednostka z kilkoma publikacjami rocznie często poradzi sobie w SSDIP. Gmina z setkami uchwał i dużym archiwum zwykle nie.

Co jest wspólne

Wybór systemu nie zmienia obowiązków. Każdy BIP, także w SSDIP, musi spełniać:

art. 8 ust. 3-6 ustawy o dostępie do informacji publicznej (UDIP): menu przedmiotowe, informacja o trybie wnioskowym, adnotacja o wyłączeniu jawności, metryczka,
rozporządzenie MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej: m.in. znak graficzny BIP i odnośnik do strony głównej BIP (§ 10-11), dziennik zmian (§ 16), kopia bezpieczeństwa (§ 18),
ustawę z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych: WCAG 2.1 AA i deklaracja dostępności.

Za to, co jednostka publikuje (skany bez tekstu, nieusunięte dane osobowe, brak metryczki przy załączniku), odpowiada kierownik jednostki, niezależnie od systemu.

Porównanie

	SSDIP	Komercyjny system BIP
Koszt	0 zł	zwykle ok. 400-2400 zł brutto rocznie, zależnie od dostawcy i zakresu
Zakładanie BIP	jednostka zakłada i konfiguruje BIP sama	konfiguruje dostawca, czasem za opłatą aktywacyjną
Przeniesienie treści i przekierowania	brak usługi przeniesienia; treści i archiwum jednostka przenosi sama, przekierowania starych adresów wymagają kontroli nad starą domeną	u wielu dostawców w usłudze; zapytaj o archiwum, metryczki z pierwotnymi datami i przekierowania 301
Szablony menu dla typu jednostki	strukturę menu układa jednostka w ramach możliwości systemu	u części dostawców gotowe menu dla szkoły, gminy, OPS czy spółki
Wsparcie	bez wsparcia merytorycznego przy publikacji	e-mail i telefon w zakresie określonym w umowie
Dostępność (WCAG 2.1 AA)	dostępność publikowanych treści zależy od redaktora	to samo; część systemów ostrzega przed skanem bez tekstu lub obrazkiem bez opisu
Kreatory publikacji	sprawdź w systemie, czy odpowiadają Twoim publikacjom	u części dostawców kreatory np. uchwały, zarządzenia, naboru
Rejestr zmian	wymagany przez § 16 rozporządzenia w każdym systemie	to samo; zapytaj, czy pokazuje poprzednie wersje i próby nieuprawnionych zmian
Eksport danych	sprawdź możliwości eksportu, zanim opublikujesz duże archiwum	zapytaj o pełny eksport w formatach otwartych i klauzulę wyjścia w umowie

SSDIP jest bezpłatny, więc najprostszy sposób na sprawdzenie, czy wystarczy, to po prostu go wypróbować na kilku typowych publikacjach.

Kiedy SSDIP wystarczy

Publikujesz niewiele: kilka lub kilkanaście informacji rocznie, np. mała szkoła, przedszkole, świetlica.
Nie masz dużego archiwum do przeniesienia albo stare linki nie są nigdzie cytowane.
Masz osobę, która ma czas samodzielnie ułożyć menu przedmiotowe, instrukcję i dokumenty obowiązkowe.
Nie masz budżetu na abonament w tym roku.
Potrzebujesz szybkiego rozwiązania tymczasowego, np. po wyłączeniu systemu PAD CMS, o czym piszemy w tekście PAD CMS wyłączony: jak bezpiecznie przenieść BIP.

Kiedy warto rozważyć system komercyjny

Publikujesz dużo: uchwały, zarządzenia, protokoły sesji, oświadczenia majątkowe, nabory. Wtedy liczy się, ile metryczek i terminów system pilnuje sam.
Masz duże archiwum, a stare adresy dokumentów są w pismach i uchwałach. Przeniesienie z przekierowaniami to dużo żmudnej pracy.
BIP prowadzi sekretarz lub księgowa obok innych obowiązków i potrzebuje gotowych wzorów oraz wsparcia.
Gmina lub centrum usług wspólnych chce jednego rozwiązania dla wielu jednostek.
Jednostka jest podmiotem kluczowym lub ważnym w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa i chce mieć w umowie z dostawcą m.in. logowanie dwuskładnikowe, logi, zgłaszanie incydentów i plan wyjścia.

Jak podjąć decyzję

Policz swoje publikacje z ostatniego roku i oszacuj, ile czasu zajmuje każda z nich. Jeśli wychodzi kilka godzin rocznie, SSDIP jest rozsądnym wyborem. Jeśli wychodzą dziesiątki godzin, porównaj koszt abonamentu z czasem redaktora i ryzykiem przy kontroli. Składniki ceny i pytania o ukryte opłaty opisujemy w tekście Ile kosztuje BIP, a wymagania do zapytania ofertowego we wzorze opisu przedmiotu zamówienia.

Jeśli rozważasz system komercyjny, możesz zobaczyć w demo BIP, jak wygląda BIP w Polskim BIP, albo najpierw bezpłatnie sprawdzić swój obecny BIP.