Wniosek do dotychczasowego dostawcy o przekazanie danych BIP

WNIOSEK O PRZEKAZANIE DANYCH BIP

do dotychczasowego dostawcy systemu Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)

Komentarz dla Zamawiającego (usuń przed wysłaniem): Wzór przygotował Polski BIP (InJoy sp. z o.o.), dostawca systemu BIP. Dostosuj go do potrzeb jednostki.

Znak sprawy: [numer]

[miejscowość], [data]

Uwaga: pola w nawiasach kwadratowych uzupełnia jednostka. Przed wysłaniem porównaj wniosek z postanowieniami umowy o zakończeniu współpracy i przekazaniu danych. Punkty, które nie dotyczą jednostki, usuń.

1. Wnioskodawca

1.1. [pełna nazwa jednostki], [adres], NIP [numer], REGON [numer] (dalej: Zamawiający).

1.2. Osoba do kontaktu w sprawie przekazania danych: [imię i nazwisko, stanowisko], e-mail: [adres], telefon: [numer].

2. Adresat i umowa

2.1. [nazwa dotychczasowego dostawcy], [adres], NIP [numer] (dalej: Dostawca).

2.2. Umowa nr [numer] z dnia [data] na [przedmiot umowy, np. udostępnienie i utrzymanie systemu BIP] (dalej: umowa), obowiązująca do dnia [data] [albo: wypowiedziana pismem z dnia [data] ze skutkiem na dzień [data]].

2.3. [Jeśli zawarto: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z dnia [data] (dalej: umowa powierzenia).]

2.4. Adres BIP Zamawiającego: [np. bip.nazwa-jednostki.pl].

3. Przedmiot wniosku

Na podstawie [§ ... umowy / postanowień umowy dotyczących zakończenia współpracy] wnosimy o przekazanie danych BIP Zamawiającego w zakresie:

3.1. treści wszystkich informacji opublikowanych w BIP, aktualnych i archiwalnych, w formacie otwartym (np. HTML, JSON lub CSV), z zachowaniem struktury menu przedmiotowego;

3.2. wszystkich załączników w oryginalnej postaci, z przypisaniem do informacji, do której należą;

3.3. metryczek każdej informacji i załącznika (art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej): podmiot udostępniający, osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, osoba, która wprowadziła informację, czas wytworzenia i czas udostępnienia;

3.4. dziennika zmian prowadzonego na podstawie § 16 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, w formacie otwartym, a jeśli system je przechowuje, także poprzednich wersji informacji;

3.5. listy adresów URL wszystkich informacji i załączników (np. plik CSV: adres, tytuł, data udostępnienia), potrzebnej do ustawienia przekierowań na nowe adresy;

3.6. [Jeśli domena BIP jest zarejestrowana lub utrzymywana przez Dostawcę: danych dostępowych do domeny [adres] albo kodu do jej przeniesienia (AuthInfo) i zmiany abonenta domeny na Zamawiającego. Jeśli Dostawca zarządza tylko rekordami DNS: zmiany rekordów na wskazane przez Zamawiającego w dniu [data przełączenia].]

4. Termin i sposób przekazania

4.1. Prosimy o przekazanie danych do dnia [data], [sposób: odnośnik do pobrania / nośnik danych / inny sposób], w terminie zgodnym z umową.

4.2. Prosimy o utrzymanie działania obecnego BIP do dnia [data przełączenia], zgodnie z umową.

4.3. [Jeśli umowa przewiduje opłatę za przekazanie danych: prosimy o podanie jej wysokości przed wykonaniem eksportu.]

5. Usunięcie danych po przekazaniu

5.1. Po przekazaniu danych i zakończeniu umowy prosimy o usunięcie danych osobowych przetwarzanych w imieniu Zamawiającego, w tym ich kopii, zgodnie z umową powierzenia i art. 28 ust. 3 lit. g rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), chyba że przepisy prawa nakazują ich dalsze przechowywanie.

5.2. Prosimy o pisemne potwierdzenie usunięcia danych, ze wskazaniem daty usunięcia, albo informację, które dane i na jakiej podstawie Dostawca przechowuje dalej.

6. Kontakt techniczny

6.1. Sprawy techniczne związane z eksportem możemy uzgadniać z osobą wskazaną przez Zamawiającego: [imię i nazwisko lub firma, e-mail]. Prosimy o wskazanie osoby kontaktowej po stronie Dostawcy.

[podpis kierownika jednostki lub osoby upoważnionej]