Nie ma jednego urzędu, który kontroluje BIP. Biuletyn sprawdza każdy, kto kontroluje jednostkę: Najwyższa Izba Kontroli, regionalna izba obrachunkowa, organ prowadzący, audyt wewnętrzny. Do tego Prezes UODO patrzy na dane osobowe, a Minister Cyfryzacji na dostępność cyfrową. Najczęściej BIP „kontrolują” jednak mieszkańcy: wnioskiem o informację publiczną i skargą na bezczynność. Poniżej opisujemy, kto o co pyta, jak przebiega kontrola i jakie dokumenty warto mieć w jednej teczce.
Kto kontroluje BIP
| Kto | Kiedy sprawdza BIP | Na co patrzy |
|---|---|---|
| Najwyższa Izba Kontroli (ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli) | przy kontrolach jednostek, także kontrolach dotyczących dostępu do informacji publicznej | kompletność publikacji z art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej, metryczki, terminy załatwiania wniosków |
| Regionalna izba obrachunkowa (ustawa z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych) | przy kontroli gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego | publikacje finansowe, m.in. z art. 37 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (informacje o wykonaniu budżetu) |
| Organ prowadzący lub organizator | wobec swoich jednostek, np. gmina wobec szkoły, ośrodka pomocy społecznej czy biblioteki | czy jednostka prowadzi BIP, ma wyznaczone osoby i publikuje swoje dokumenty |
| Audyt wewnętrzny i kontrola zarządcza (art. 68, 69 i 272 ustawy o finansach publicznych) | według planu audytu albo na zlecenie kierownika | procedury: kto publikuje, w jakim terminie, kto przegląda dziennik zmian |
| Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych | po skardze albo w kontroli sektorowej (na 2026 r. zapowiedziano kontrole BIP gmin i powiatów) | dane osobowe w publikacjach, zdejmowanie ich po terminie, umowa powierzenia z dostawcą (art. 28 RODO) |
| Minister Cyfryzacji | w corocznym monitoringu dostępności cyfrowej (art. 12 ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych) | zgodność z WCAG 2.1 AA i deklaracja dostępności |
| Mieszkańcy, radni, dziennikarze | w każdej chwili | brak informacji kończy się wnioskiem, a brak odpowiedzi w terminie skargą do sądu administracyjnego (art. 21 ustawy o dostępie do informacji publicznej) |
Ostatnia droga jest najczęstsza i najmniej przewidywalna. Informację udostępnia się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 14 dni od złożenia wniosku (art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, dalej: UDIP). Za nieudostępnienie informacji wbrew obowiązkowi grozi odpowiedzialność karna (art. 23 UDIP).
Jak przebiega kontrola
Szczegóły zależą od ustawy, na podstawie której działa kontrolujący, ale przebieg jest podobny:
- Zawiadomienie. Jednostka dostaje informację o kontroli, jej temacie i okresie, który obejmie.
- Żądanie dokumentów. Kontrolujący prosi o zarządzenia, upoważnienia, umowy, rejestry i wyjaśnienia osób odpowiedzialnych.
- Próbka publikacji. Wybiera kilka lub kilkadziesiąt informacji i sprawdza, czy są w BIP, czy mają pełną metryczkę i jak długo trwało ich opublikowanie: porównuje czas wytworzenia z czasem udostępnienia.
- Protokół. Ustalenia trafiają do protokołu, do którego kierownik jednostki może zgłosić zastrzeżenia.
- Wystąpienie pokontrolne. Ocena, nieprawidłowości i zalecenia, zwykle z terminem na poinformowanie o ich wykonaniu.
Wystąpienie pokontrolne publikuje się w BIP. Art. 8 ust. 3 UDIP obejmuje dokumentację przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów, które ją przeprowadziły (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie UDIP). Jeśli w dokumencie są dane, których nie wolno ujawnić, usuwa się tylko ten fragment i podaje zakres wyłączenia, podstawę prawną i osobę, która wyłączyła jawność (art. 8 ust. 5 UDIP).
Co przygotować
Najwięcej czasu na kontroli zajmuje szukanie papierów. Warto trzymać je w jednym miejscu:
- Zarządzenie kierownika w sprawie BIP. Wyznacza osoby odpowiedzialne za przekazywanie danych na stronę główną BIP i za zmiany treści na stronie podmiotowej (§ 15 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej) oraz administratora strony z zastępcą. Gotowy tekst: wzór zarządzenia w sprawie BIP.
- Upoważnienia redaktorów do przetwarzania danych osobowych (art. 29 RODO), aktualne po zmianach kadrowych.
- Dziennik zmian (§ 16 ust. 1 rozporządzenia) i ślad jego kontroli: notatki z przeglądów dokonywanych w każdy dzień powszedni (§ 16 ust. 3).
- Kopie bezpieczeństwa: potwierdzenia wykonywania kopii nie później niż dobę po zmianie (§ 18) i protokół ostatniego testu odtworzenia.
- Przerwy w działaniu BIP i czas przywrócenia, który po awarii nie powinien przekroczyć 24 godzin (§ 21 ust. 2).
- Umowa z dostawcą i umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
- Rejestr wniosków o informację publiczną z datą wpływu i datą odpowiedzi, żeby wykazać termin 14 dni (art. 13 ust. 1 UDIP).
- Zgłoszenie na stronę główną BIP: aktualne dane podmiotu na gov.pl/web/bip (art. 9 ust. 3 UDIP).
- Deklaracja dostępności (art. 10 ustawy o dostępności cyfrowej) z datą ostatniego przeglądu, który robi się do 31 marca każdego roku (art. 11 tej ustawy).
- Koordynator do spraw dostępności i raport o stanie zapewniania dostępności. Organ władzy publicznej wyznacza koordynatora i publikuje jego dane w BIP (art. 14 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami). Każdy podmiot publiczny co 4 lata, do 31 marca, przekazuje raport o stanie zapewniania dostępności i publikuje go w BIP (art. 11 tej ustawy).
- Wcześniejsze wystąpienia pokontrolne i informacja o wykonaniu zaleceń, opublikowane w BIP.
Pełną listę elementów strony i publikacji znajdziesz w tekście Co musi zawierać BIP.
Co kontrolujący znajdują najczęściej
- Niepełne metryczki. W kontroli NIK z 2023 r. 15 z 16 skontrolowanych jednostek samorządu nie zamieszczało przy części informacji wymaganych danych: autora, osoby udostępniającej albo czasu wytworzenia lub udostępnienia (art. 8 ust. 6 UDIP). Więcej w tekście Metryczka w BIP.
- Brak dokumentacji z kontroli. W tej samej kontroli 12 z 16 samorządów nie udostępniło w BIP dokumentacji z kontroli, a 11 nie udostępniło łącznie 78 nagrań sesji rady.
- Brak wyznaczonych osób. Nie ma zarządzenia z § 15 rozporządzenia albo podaje ono nazwiska osób, które już nie pracują. Nikt nie przegląda dziennika zmian, bo nikt nie został do tego wyznaczony.
- Dane osobowe po terminie. Oświadczenia majątkowe i inne dokumenty z danymi zostają w BIP dłużej, niż wymagają przepisy. Za oświadczenia publikowane ponad 6 lat, razem z brakiem umowy powierzenia z dostawcą BIP, Prezes UODO ukarał burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego. Szczegóły w tekście Oświadczenia majątkowe i RODO w BIP.
- Nieaktualna deklaracja dostępności. Brak przeglądu do 31 marca albo deklaracja w PDF. W monitoringu Ministra Cyfryzacji z 2025 r. żadna ze 100 sprawdzonych stron nie była w pełni zgodna. Zobacz Deklaracja dostępności w BIP.
Jak się przygotować
Zacznij od własnej próbki. Wybierz kilkanaście informacji z ostatniego roku, sprawdź metryczki i porównaj czas wytworzenia z czasem udostępnienia. Potem przejdź listę dokumentów powyżej i uzupełnij to, czego brakuje. Zarządzenie w sprawie BIP przygotujesz na podstawie wzoru zarządzenia.
Jeśli chcesz, sprawdzimy część widoczną publicznie za Ciebie: Sprawdź swój BIP to bezpłatny raport braków z przepisem przy każdym punkcie. W Polskim BIP metryczka i dziennik zmian powstają automatycznie, a na kontrolę przygotujemy z nich wyciąg.
Źródła
- Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, t.j. Dz.U. 2022 poz. 902 (ISAP, PDF)
- Rozporządzenie MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (SSDIP)
- Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (ELI, Dz.U. 2019 poz. 848)
- Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (ELI, Dz.U. 2019 poz. 1696)
- NIK: Dostęp do informacji publicznej w samorządach jeszcze nieidealny (22 czerwca 2023 r.)
- UODO: kara dla burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego
- Monitoring dostępności cyfrowej 2024 r. (Ministerstwo Cyfryzacji)