Co musi zawierać metryczka w BIP?

Według art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej metryczka zawiera: dane podmiotu udostępniającego informację, dane osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, dane osoby, która wprowadziła informację do BIP, czas wytworzenia i czas udostępnienia informacji. System musi też pozwalać ustalić rzeczywisty czas udostępnienia.

Czy metryczka jest potrzebna przy każdym załączniku?

Art. 8 ust. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej odnosi się do każdej informacji udostępnianej w BIP. Jeśli załącznik to osobny dokument (np. uchwała, protokół kontroli, sprawozdanie), bezpieczniej opatrzyć go własną metryczką, bo może mieć innego autora i inną datę wytworzenia niż strona, na której go umieszczono.

Czy w metryczce trzeba podać imię i nazwisko?

Art. 8 ust. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej wymaga identyfikacji osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, i osoby, która ją wprowadziła. Wpis „Urząd Gminy” albo „admin” nie identyfikuje osoby, dlatego w praktyce podaje się imię i nazwisko, często ze stanowiskiem. Podstawą przetwarzania tych danych jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Czy redaktor może zmienić datę udostępnienia w metryczce?

Nie powinien. Art. 8 ust. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej wymaga możliwości identyfikacji rzeczywistego czasu udostępnienia informacji. Jeśli redaktor może ręcznie wpisać dowolną datę publikacji, metryczka przestaje być wiarygodna. Czas udostępnienia powinien zapisywać system, a każda późniejsza zmiana trafiać do dziennika zmian (§ 16 rozporządzenia MSWiA w sprawie BIP).

Metryczka w BIP: 5 elementów z art. 8 ust. 6 ustawy

Metryczka w BIP to zestaw danych o pochodzeniu informacji. Zgodnie z art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej musi zawierać: podmiot udostępniający informację, osobę, która ją wytworzyła lub odpowiada za jej treść, osobę, która wprowadziła ją do BIP, czas wytworzenia i czas udostępnienia. System musi też pozwalać ustalić rzeczywisty czas udostępnienia, czyli datę, której redaktor nie może dowolnie zmienić. Metryczka dotyczy każdej informacji, także dokumentów w załącznikach.

Brzmi to prosto, a jednak to najczęstsze uchybienie w BIP. W kontroli NIK z 2023 r., obejmującej 16 jednostek samorządu terytorialnego, braki w metryczkach (autor, osoba publikująca, czas) stwierdzono w 15 z nich.

Pięć elementów metryczki

Element	Co wpisać	Przykład
Podmiot udostępniający	Pełna nazwa jednostki	Urząd Gminy Przykładowo
Kto wytworzył lub odpowiada za treść	Osoba, która przygotowała dokument albo za niego odpowiada	Anna Kowalska, kierownik Referatu Finansowego
Kto wprowadził do BIP	Redaktor, który opublikował informację	Jan Nowak, redaktor BIP
Czas wytworzenia	Data powstania dokumentu, nie data publikacji	24.09.2026 (data podjęcia uchwały)
Czas udostępnienia	Data i godzina publikacji w BIP, zapisana przez system	26.09.2026, 10:14

Do tego dochodzi wymóg, który nie jest osobnym polem, ale cechą systemu: możliwość identyfikacji rzeczywistego czasu udostępnienia. W praktyce oznacza to, że czas publikacji zapisuje serwer, a każda późniejsza edycja zostawia ślad w dzienniku zmian (§ 16 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej). Opisujemy to szerzej w tekście Rejestr zmian w BIP.

Wytworzył a odpowiada za treść

Ustawa pozwala wskazać osobę, która informację wytworzyła, albo osobę, która za nią odpowiada. Przy uchwale rady autorem formalnym jest organ, ale w metryczce zwykle podaje się osobę odpowiedzialną za treść (np. przewodniczącego rady albo kierownika komórki, która przygotowała projekt). Ważne, żeby wpis wskazywał konkretną osobę, a nie tylko instytucję.

Czas wytworzenia a czas udostępnienia

To dwie różne daty i obie są obowiązkowe. Uchwała podjęta 24 września i opublikowana 26 września ma czas wytworzenia 24.09 i czas udostępnienia 26.09. Wpisanie dwa razy tej samej daty to częsty skrót, który przy kontroli wygląda jak brak danych.

Najczęstsze błędy w metryczkach

Na podstawie ustaleń NIK i typowych uwag z kontroli:

Brak metryczki przy załącznikach. Strona „Uchwały 2026” ma metryczkę, ale dwadzieścia plików PDF pod nią już nie. Każdy dokument to osobna informacja, często z innym autorem i datą.
„Admin” albo „Urząd” zamiast osoby. Wspólne konto redakcyjne powoduje, że w polu „wprowadził” widnieje login, a nie człowiek. To jednocześnie problem z § 15 rozporządzenia, które wymaga imiennie wskazanych redaktorów i uwierzytelniania.
Ręcznie wpisywana data publikacji. Jeśli redaktor może wpisać dowolną datę udostępnienia, system nie spełnia wymogu identyfikacji rzeczywistego czasu udostępnienia.
Metryczka nadpisywana przy edycji. Po poprawce literówki znika informacja o pierwotnej publikacji. Ustawa wymaga, aby dało się ustalić, kiedy informacja naprawdę się pojawiła, więc wcześniejsze dane muszą zostać w historii.
Brak czasu wytworzenia. Szczególnie przy dokumentach przenoszonych ze starego systemu, gdy migracja zgubiła część pól.
Metryczka tylko dla zalogowanych lub ukryta za ikoną bez opisu. Metryczka jest częścią informacji publicznej, więc powinna być widoczna dla każdego i czytelna dla czytników ekranu.
Dane nieaktualne po zmianach kadrowych. Gdy pracownik odchodzi, jego wcześniejsze metryczki zostają bez zmian (bo opisują przeszłość), ale nowe wpisy nie mogą dalej powstawać na jego koncie.

Jak sprawdzić metryczki w swoim BIP

Wybierz losowo dziesięć informacji z różnych działów, w tym kilka załączników sprzed roku lub dwóch, i sprawdź każdą według listy:

Widać nazwę podmiotu udostępniającego
Widać imię i nazwisko osoby, która wytworzyła informację lub za nią odpowiada
Widać imię i nazwisko osoby, która wprowadziła informację
Jest czas wytworzenia, różny od czasu publikacji, jeśli dokument powstał wcześniej
Jest czas udostępnienia z godziną
Po edycji widać, że informacja była zmieniana, kiedy i w jakim zakresie
Załączniki mają własne metryczki albo jasno przypisaną metryczkę dokumentu
Metryczka jest widoczna bez logowania i bez klikania w nieopisane ikony

Jeśli trzy lub więcej punktów wypada źle, problem zwykle leży w systemie, a nie w redaktorze. Ręczne uzupełnianie pięciu pól dla każdego pliku przy kilkuset publikacjach rocznie po prostu się nie sprawdza.

Metryczka a RODO

Imiona i nazwiska w metryczce to dane osobowe, ale ich publikacja wynika z art. 8 ust. 6 UDIP, więc podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Nie trzeba zgody pracownika. Warto natomiast ograniczyć się do tego, czego wymaga ustawa: imię, nazwisko, ewentualnie stanowisko. Prywatny telefon czy adres e-mail nie są potrzebne. Szerzej o danych osobowych w BIP piszemy w tekście Oświadczenia majątkowe i RODO w BIP.

Metryczka po przeniesieniu BIP

Przy zmianie systemu metryczki są najbardziej narażone na utratę. Stary BIP może przechowywać czas wytworzenia w polu opisowym, a nowy oczekuje osobnego pola. Przed migracją sprawdź:

czy eksport zawiera wszystkie pięć elementów dla każdej informacji i każdego załącznika,
czy zostanie zachowany pierwotny czas udostępnienia (a nie data importu),
czy przeniesiony zostanie rejestr zmian albo przynajmniej jego archiwalna kopia.

Data importu wpisana jako data udostępnienia to błąd, który przy kontroli wygląda tak, jakby wszystkie dokumenty opublikowano jednego dnia. Więcej o bezpiecznej zmianie systemu na stronie Migracja BIP.

Jak ułatwić sobie pracę

Najprostsze rozwiązanie to system, w którym metryczka uzupełnia się sama: podmiot i redaktor z konta osoby zalogowanej, czas udostępnienia z serwera, a redaktor wpisuje tylko autora dokumentu i datę jego wytworzenia. Tak działa metryczka w Polskim BIP, co możesz zobaczyć w demo BIP. Niezależnie od narzędzia warto mieć w instrukcji redakcyjnej jedno zdanie: „Każdy dokument ma autora i datę wytworzenia, a datę publikacji zapisuje system”. Pozostałe wymogi z ustawy i rozporządzenia zebraliśmy w tekście Co musi zawierać BIP i na stronie Zgodność z prawem.