Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej

ZARZĄDZENIE NR [numer]

[kierownika jednostki, np. Wójta Gminy [nazwa] / Dyrektora [nazwa szkoły]] z dnia [data] w sprawie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)

Komentarz dla jednostki (usuń przed podpisaniem): Wzór przygotował Polski BIP (InJoy sp. z o.o.), dostawca systemu BIP. Wzór nie wskazuje systemu ani dostawcy. Dostosuj go do statutu, regulaminu organizacyjnego i struktury jednostki.

Uwaga: pola w nawiasach kwadratowych uzupełnia jednostka. Punkty, które nie dotyczą jednostki, usuń. Terminy w dniach ustala kierownik jednostki.

Na podstawie [podstawa kompetencji kierownika jednostki, np. przepis statutu lub ustawy ustrojowej], w związku z art. 8 i art. 9 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902, z późn. zm.), § 15 i § 16 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. Nr 10, poz. 68) oraz [podstawa kompetencji kierownika, np. art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym albo statut jednostki] zarządzam, co następuje:

1. Postanowienia ogólne

1.1. Zarządzenie określa zasady prowadzenia strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej [nazwa jednostki] pod adresem [adres BIP] (dalej: BIP), osoby odpowiedzialne za BIP oraz obowiązki komórek organizacyjnych przy publikacji informacji.

1.2. BIP jest prowadzony w systemie teleinformatycznym [nazwa systemu lub dostawcy], na podstawie umowy nr [numer] z dnia [data] (art. 9 ust. 2 ustawy).

1.3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

a) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

b) rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej;

c) RODO - należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

d) komórce - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko pracy w [nazwa jednostki].

2. Osoby odpowiedzialne za BIP

2.1. Osobą odpowiedzialną za przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz za powiadamianie go o zmianach w treści tych informacji (§ 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, art. 9 ust. 3 ustawy) wyznaczam [imię i nazwisko, stanowisko].

2.2. Osobami odpowiedzialnymi za dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych na stronie podmiotowej BIP (dalej: redaktorzy) (§ 15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia) wyznaczam:

a) [imię i nazwisko, stanowisko] - [zakres, np. cały BIP];

b) [imię i nazwisko, stanowisko] - [zakres, np. zamówienia publiczne i nabory];

c) [imię i nazwisko, stanowisko] - [zakres].

2.3. Administratorem strony podmiotowej BIP (dalej: administrator) wyznaczam [imię i nazwisko, stanowisko], a jego zastępcą na czas nieobecności [imię i nazwisko, stanowisko].

2.4. Administrator:

a) nadzoruje mechanizmy identyfikacji i autoryzacji, przez które redaktorzy mają dostęp do modułu administracyjnego BIP, oraz nadaje i odbiera uprawnienia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia);

b) kontroluje dziennik zmian zgodnie z pkt 5;

c) zgłasza dostawcy systemu awarie i nieprawidłowości oraz odnotowuje przerwy w działaniu BIP i czas jego przywrócenia;

d) [jeśli jednostka utrzymuje BIP samodzielnie: nadzoruje wykonywanie kopii bezpieczeństwa (§ 18 rozporządzenia) i co [okres] przeprowadza test ich odtworzenia, z którego sporządza protokół].

2.5. Redaktorzy wprowadzają informacje do BIP wyłącznie z indywidualnych kont. Dane osobowe w BIP przetwarzają na podstawie upoważnienia wydanego przez [kierownika jednostki] (art. 29 RODO).

2.6. Administrator odbiera uprawnienia w BIP osobie, która przestała pełnić funkcję, najpóźniej w dniu zakończenia jej pełnienia. Zmiana osób wymienionych w pkt 2.1-2.3 następuje przez zmianę zarządzenia.

3. Obowiązki komórek i terminy przekazywania informacji

3.1. Kierownicy komórek odpowiadają za treść informacji wytworzonych w komórce i za ich przekazanie do publikacji w BIP. Informacje przekazują redaktorowi [sposób, np. na adres e-mail [adres] / przez system EZD / bezpośrednio w systemie BIP].

3.2. Informacje przekazuje się w postaci elektronicznej, jako tekst (np. DOCX, ODT albo PDF z warstwą tekstową), a nie jako sam skan, bez zabezpieczeń przed drukowaniem i kopiowaniem (§ 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia).

3.3. Razem z informacją komórka podaje dane do metryczki (art. 8 ust. 6 ustawy): imię i nazwisko osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, oraz datę wytworzenia informacji.

3.4. Komórka przekazuje informację do publikacji:

a) gdy przepis określa termin publikacji (np. imienne wykazy głosowań radnych podawane niezwłocznie, art. 14 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym; ogłoszenia o naborze) - tak, aby publikacja nastąpiła w tym terminie, nie później niż [liczba] dni roboczych przed jego upływem;

b) wystąpienia pokontrolne i inną dokumentację przebiegu i efektów kontroli (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy) - w ciągu [liczba] dni roboczych od ich otrzymania;

c) pozostałe informacje - niezwłocznie, nie później niż [liczba] dni roboczych od dnia wytworzenia lub otrzymania dokumentu.

3.5. Redaktor publikuje informację niezwłocznie po jej otrzymaniu, nie później niż w ciągu [liczba] dni roboczych, i sprawdza kompletność metryczki.

3.6. Kierownik komórki niezwłocznie zgłasza redaktorowi potrzebę aktualizacji informacji albo jej usunięcia po upływie okresu publikacji wynikającego z przepisów [np. oświadczeń majątkowych po upływie okresu przechowywania z art. 24h ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym].

4. Wyłączenie jawności i dane osobowe

4.1. Przed przekazaniem informacji komórka sprawdza, czy zawiera ona dane osobowe albo inne informacje podlegające ochronie, których publikacji nie wymagają przepisy, i wskazuje redaktorowi fragmenty do wyłączenia wraz z podstawą prawną. W razie wątpliwości komórka konsultuje się z inspektorem ochrony danych.

4.2. W przypadku wyłączenia jawności redaktor zamieszcza w BIP adnotację, w której podaje zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia, a w przypadku, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy, podmiot, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności (art. 8 ust. 5 ustawy).

4.3. Wyłączony fragment usuwa się z treści, z warstwy tekstowej i z metadanych pliku. Samo zakrycie fragmentu nakładką graficzną nie jest wyłączeniem.

5. Kontrola dziennika zmian

5.1. Administrator kontroluje dziennik, w którym odnotowywane są zmiany w treści informacji publicznych udostępnianych w BIP oraz próby dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione (§ 16 ust. 1 rozporządzenia), w każdy dzień powszedni (§ 16 ust. 3 rozporządzenia).

5.2. W czasie nieobecności administratora kontrolę dziennika przeprowadza jego zastępca wskazany w pkt 2.3, także w soboty niebędące dniami wolnymi od pracy.

5.3. Kontrola obejmuje sprawdzenie, czy zmiany zostały wprowadzone przez uprawnione osoby w zakresie ich uprawnień i czy w dzienniku nie odnotowano prób dokonania zmian przez osoby nieuprawnione.

5.4. Przeprowadzenie kontroli dokumentuje się [wpisem w rejestrze kontroli dziennika prowadzonym w postaci elektronicznej / w systemie BIP], ze wskazaniem daty, osoby kontrolującej i wyniku kontroli.

5.5. O stwierdzonych nieprawidłowościach administrator niezwłocznie informuje [kierownika jednostki] i dostawcę systemu.

6. Deklaracja dostępności

6.1. Osobą wyznaczoną do realizacji spraw w zakresie dostępności cyfrowej BIP wyznaczam [imię i nazwisko, stanowisko].

6.2. Osoba, o której mowa w pkt 6.1, przygotowuje i publikuje deklarację dostępności BIP (art. 10 ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych) oraz dokonuje jej przeglądu i aktualizacji do dnia 31 marca każdego roku, a także niezwłocznie po zmianach BIP mogących mieć wpływ na jego dostępność cyfrową (art. 11 tej ustawy).

6.3. Komórki przekazują dokumenty do publikacji w postaci dostępnej cyfrowo, zgodnie z wymaganiami WCAG 2.1 na poziomie AA określonymi w załączniku do ustawy wskazanej w pkt 6.2.

7. Postanowienia końcowe

7.1. Wykonanie zarządzenia powierzam [stanowisko, np. sekretarzowi gminy].

7.2. [Traci moc zarządzenie nr [numer] z dnia [data] w sprawie [przedmiot]. Usuń, jeśli nie dotyczy.]

7.3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem [podpisania albo data].

[podpis kierownika jednostki]