Kto wyznacza redaktora BIP?

Podmiot prowadzący BIP, w praktyce kierownik jednostki, wyznacza osoby odpowiedzialne za dokonywanie zmian treści informacji publicznych na stronie podmiotowej BIP oraz za przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji danych na stronę główną BIP (§ 15 ust. 1 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej). Najczęściej robi się to zarządzeniem, które wskazuje też administratora strony i zastępców.

Czym różni się redaktor BIP od administratora BIP?

Redaktor wprowadza i zmienia treści (§ 15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia MSWiA w sprawie BIP). Administrator strony podmiotowej nadzoruje mechanizmy identyfikacji i autoryzacji, czyli konta i uprawnienia redaktorów (§ 15 ust. 2), oraz kontroluje dziennik zmian w każdy dzień powszedni (§ 16 ust. 3). W małej jednostce może to być ta sama osoba, ale wtedy warto, żeby dziennik okresowo przeglądał ktoś drugi.

Czy redaktor BIP potrzebuje upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?

Tak. Redaktor publikuje dokumenty, w których są dane osobowe, i decyduje o ich anonimizacji. Osoba działająca z upoważnienia administratora danych przetwarza je wyłącznie na jego polecenie (art. 29 RODO), dlatego redaktor powinien mieć pisemne upoważnienie, aktualizowane przy zmianie zakresu obowiązków.

Redaktor BIP i administrator: obowiązki według § 15-16

Redaktora BIP wyznacza kierownik jednostki. § 15 ust. 1 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej wymaga wskazania osób odpowiedzialnych za zmiany treści na stronie podmiotowej BIP i za dane przekazywane na stronę główną BIP. Administrator strony nadzoruje konta redaktorów (§ 15 ust. 2) i kontroluje dziennik zmian w każdy dzień powszedni (§ 16 ust. 3).

Kto jest kim w BIP

Przepisy posługują się kilkoma rolami, które w małej jednostce łączy jedna osoba, a w urzędzie gminy kilka.

Rola	Podstawa	Zadanie
Kierownik jednostki	§ 15 ust. 1 rozporządzenia	wyznacza osoby odpowiedzialne, odpowiada za BIP jako całość
Redaktor	§ 15 ust. 1 pkt 2	wprowadza i zmienia treści na stronie podmiotowej BIP
Osoba od strony głównej BIP	§ 15 ust. 1 pkt 1, § 12	przekazuje dane podmiotu na stronę główną BIP i zgłasza ich zmiany
Administrator strony podmiotowej	§ 15 ust. 2, § 16 ust. 3	nadzoruje identyfikację i autoryzację redaktorów, kontroluje dziennik zmian
Osoba redagująca w danych redakcji	§ 11 ust. 1 pkt 2 i 3	jej imię i nazwisko, telefon, faks i e-mail są na stronie BIP
Autor informacji	art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej	wytworzył informację lub odpowiada za jej treść, figuruje w metryczce

Rozróżnienie autora i redaktora jest ważne dla metryczki. Ustawa o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP) wymaga podania zarówno osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, jak i osoby, która wprowadziła ją do BIP (art. 8 ust. 6). Pracownik sekretariatu, który publikuje zarządzenie wójta, jest redaktorem, a nie autorem. Szczegóły w tekście Metryczka w BIP.

Obowiązki redaktora

Rozporządzenie nie zawiera listy obowiązków redaktora, ale wynikają one z przepisów o tym, jak ma wyglądać publikacja:

Publikuje informacje z art. 8 ust. 3 UDIP we właściwych kategoriach menu przedmiotowego. Pełną listę znajdziesz w tekście Co musi zawierać BIP.
Uzupełnia metryczkę: autor, osoba wprowadzająca, czas wytworzenia i udostępnienia (art. 8 ust. 6 UDIP).
Nie używa niewyjaśnionych skrótów, poza powszechnie przyjętymi i zrozumiałymi (§ 6 rozporządzenia). „ZFŚS” czy „WPF” w tytule wymagają rozwinięcia.
Dba o jakość i otwartość treści: bez wątpliwości co do zawartości i bez blokady druku i kopiowania (§ 7 ust. 2 rozporządzenia). W praktyce to tekst zamiast skanu, zob. Skan bez warstwy tekstowej i Dostępny PDF w BIP.
Anonimizuje dane i opisuje każde wyłączenie jawności: zakres, podstawa prawna, osoba (art. 8 ust. 5 UDIP). Zobacz Anonimizacja dokumentów w BIP.
Pilnuje terminów zdjęcia danych, np. oświadczeń majątkowych po 6 latach (art. 24h ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym).
Nie kasuje, tylko archiwizuje nieaktualne treści, żeby zachować adres i historię.

Obowiązki administratora strony

Administrator strony podmiotowej to rola techniczno-organizacyjna. Nie musi być informatykiem, jeśli system prowadzi dostawca, ale musi wiedzieć, na co patrzeć.

Konta i uprawnienia. Redaktorzy mają dostęp do modułu administracyjnego przez mechanizmy identyfikacji i autoryzacji nadzorowane przez administratora (§ 15 ust. 2). Oznacza to imienne konta, bez wspólnego loginu „bip”, i szybkie odbieranie dostępu osobom, które odchodzą.
Dziennik zmian. System automatycznie zapisuje zmiany i próby nieuprawnionych zmian (§ 16 ust. 1 i 2), a administrator kontroluje go w każdy dzień powszedni (§ 16 ust. 3). Warto odnotować każdy przegląd, nawet krótkim „bez uwag”. Więcej w tekście Rejestr zmian w BIP.
Kopie bezpieczeństwa. Dane BIP kopiuje się na odrębne nośniki nie później niż dobę po zmianie (§ 18). Jeśli robi to dostawca, administrator powinien znać zasady i wynik ostatniego testu odtworzenia.
Ciągłość działania. Jednostka zapewnia ciągłość dostępu do swojej strony BIP (§ 20 ust. 2), a po awarii niedostępność nie powinna przekraczać 24 godzin (§ 21 ust. 2). Administrator wie, kogo zawiadomić i jak sprawdzić czas przywrócenia.
Bezpieczeństwo. Ochrona przed zniszczeniem lub modyfikacją przez osoby nieuprawnione (§ 17) i przed blokowaniem dostępu (§ 19) to zadanie systemu, ale administrator reaguje na sygnały: nieznane konto, zmiany w nocy, serię nieudanych logowań.

Zarządzenie w sprawie BIP

Najprościej uporządkować role jednym zarządzeniem kierownika. Powinno wskazywać:

redaktorów, z zakresem kategorii, które publikują,
osobę odpowiedzialną za dane na stronie głównej BIP (gov.pl/web/bip),
administratora strony podmiotowej i jego zastępcę,
obowiązek codziennej kontroli dziennika zmian i sposób jej odnotowania,
zasady anonimizacji i zatwierdzania publikacji,
termin publikacji informacji od ich wytworzenia,
postępowanie przy awarii i podejrzeniu incydentu.

Gotowy tekst do dostosowania: wzór zarządzenia w sprawie BIP. Zarządzenie aktualizuj przy każdej zmianie kadrowej. Na kontroli częstym zarzutem jest dokument wskazujący osoby, które już nie pracują, zob. Kontrola BIP.

Upoważnienia i dane osobowe

Redaktor przetwarza dane osobowe z publikowanych dokumentów, więc potrzebuje upoważnienia administratora danych (art. 29 RODO). Administrator danych ma też zapewnić, że osoby z dostępem do danych przetwarzają je wyłącznie na jego polecenie (art. 32 ust. 4 RODO). W praktyce: upoważnienie, krótkie szkolenie z anonimizacji i dostęp tylko do potrzebnych kategorii.

Redaktor BIP a cyberbezpieczeństwo

Od 3 kwietnia 2026 r. wiele jednostek publicznych prowadzących BIP podlega ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa jako podmioty ważne albo kluczowe. Redaktor nie staje się z tego powodu specjalistą od bezpieczeństwa, ale dwie rzeczy warto wiedzieć:

osoba, która ma realizować zadania z art. 8 (system zarządzania bezpieczeństwem informacji) lub art. 11 (obsługa incydentów) tej ustawy, przed ich rozpoczęciem przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za przestępstwa przeciwko ochronie informacji (art. 8f ust. 1). Dotyczy to administratora BIP, jeśli powierzono mu takie zadania,
nieuprawniona zmiana w BIP może być incydentem, który trzeba zgłosić w krótkim terminie. Redaktor, który zauważy coś dziwnego, mówi o tym administratorowi od razu, a nie po urlopie.

Szczegóły w tekście KSC a BIP.

Lista kontrolna ról w BIP

Jest aktualne zarządzenie wskazujące redaktorów, administratora i zastępcę (§ 15)
Wskazana osoba od danych na stronie głównej BIP
Każdy redaktor ma imienne konto i upoważnienie (art. 29 RODO)
Konta osób, które odeszły, są wyłączone
Dane redakcji i osoby redagującej na stronie BIP są aktualne (§ 11 ust. 1 pkt 2 i 3)
Dziennik zmian kontrolowany w każdy dzień powszedni i odnotowany (§ 16 ust. 3)
Administrator zna zasady kopii (§ 18) i czas przywrócenia po awarii (§ 21)
Redaktorzy znają zasady anonimizacji i adnotacji z art. 8 ust. 5 UDIP
Jest zastępstwo na czas urlopu redaktora

Jak pomaga Polski BIP

W Polskim BIP każdy redaktor ma imienne konto z logowaniem dwuskładnikowym, a role redaktora, zatwierdzającego i administratora ustawiasz w panelu. Metryczka uzupełnia się z konta redaktora, czas udostępnienia pochodzi z serwera, a dziennik zmian działa automatycznie i wysyła administratorowi codzienne podsumowanie. Kreatory publikacji („Dodaj uchwałę”, „Dodaj nabór”) prowadzą redaktora przez wymagane pola. Więcej na stronach Funkcje i Bezpieczeństwo.