Czy PDF opublikowany w BIP musi być dostępny cyfrowo?

Tak. Art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych wymaga, aby strona podmiotu publicznego i zarządzane przez niego elementy, w tym pliki, spełniały wymagania z załącznika do ustawy, czyli WCAG 2.1 na poziomie AA. Wyjątek dotyczy dokumentów opublikowanych przed 23 września 2018 r., chyba że są niezbędne do realizacji bieżących zadań (art. 3 ust. 2 pkt 3).

Jak sprawdzić, czy PDF jest dostępny?

Najpierw prosty test: zaznacz i skopiuj tekst, wyszukaj w pliku słowo (Ctrl+F), sprawdź we właściwościach dokumentu tytuł i język. Potem użyj narzędzia do sprawdzania dostępności, np. wbudowanego w edytor PDF albo bezpłatnego narzędzia do kontroli zgodności z PDF/UA. Narzędzie automatyczne nie sprawdzi wszystkiego, więc kolejność czytania i opisy obrazków oceń ręcznie.

Czy w BIP można zablokować kopiowanie lub drukowanie PDF?

Nie. § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej stanowi, że treści zgromadzone na stronach BIP nie są zabezpieczone przed drukowaniem i kopiowaniem. Hasło uprawnień blokujące kopiowanie utrudnia też pracę czytnikom ekranu.

Dostępny PDF w BIP: jak przygotować plik zgodny z WCAG

Dostępny PDF w BIP to plik z prawdziwym tekstem, tagami struktury, tytułem i językiem dokumentu, opisami obrazków i bez blokady kopiowania. Wymaga tego art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, który odsyła do WCAG 2.1 AA, oraz § 7 ust. 2 rozporządzenia MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

Skąd ten obowiązek

Ustawa o dostępności cyfrowej (dalej: ustawa) obejmuje nie tylko samą stronę, ale też jej elementy. Art. 5 ust. 1 mówi o stronie internetowej i zarządzanych elementach strony, a w art. 4 ustawa zalicza do elementów m.in. tekst, grafikę, multimedia i pliki. Załącznik do ustawy to WCAG 2.1 na poziomie AA. PDF z uchwałą czy ogłoszeniem w BIP podlega więc tym samym wymaganiom co strona HTML.

Ustawa przewiduje wyjątki (art. 3 ust. 2). Dla redaktora BIP najważniejszy jest pkt 3: dokumenty tekstowe, prezentacje i arkusze opublikowane przed 23 września 2018 r. nie muszą być dostępne, chyba że ich zawartość jest niezbędna do realizacji bieżących zadań. Obowiązujący statut czy regulamin sprzed 2018 r. jest potrzebny dziś, więc wyjątek go nie obejmuje.

Jeśli jakiegoś pliku nie da się udostępnić, podmiot zapewnia alternatywny sposób dostępu, np. kontakt telefoniczny, korespondencyjny albo przez tłumacza języka migowego (art. 7). Każdy może też zażądać dostępnej wersji. Podmiot realizuje żądanie bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w 7 dni, a gdy to niemożliwe, wskazuje termin nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia żądania (art. 18 ust. 3 i 4).

Rozporządzenie w sprawie BIP dodaje dwa wymogi wprost: treści BIP mają być udostępniane w jakości niepozostawiającej wątpliwości co do ich zawartości (§ 7 ust. 2 pkt 1) i nie mogą być zabezpieczone przed drukowaniem i kopiowaniem (§ 7 ust. 2 pkt 2).

Najpierw: czy to musi być PDF?

Najprostszy dostępny dokument to tekst HTML na stronie BIP. Mieszkaniec czyta go na telefonie bez pobierania pliku, wyszukiwarka BIP znajduje każde słowo, a czytnik ekranu korzysta z nagłówków strony. PDF ma sens jako załącznik do pobrania i wydruku, a także wtedy, gdy liczy się układ graficzny. Dobra praktyka: treść uchwały czy ogłoszenia w HTML, PDF pod spodem.

Co musi mieć dostępny PDF

Element	Kryterium WCAG 2.1	Jak to zrobić
Prawdziwy tekst, nie obraz	1.1.1, 1.4.5	Eksport z edytora tekstu, nie skan wydruku
Tagi struktury: nagłówki, akapity, listy	1.3.1	Style nagłówków w edytorze i eksport z tagami
Logiczna kolejność czytania	1.3.2	Tekst w jednej kolumnie albo poprawne kolumny, bez pól tekstowych „pływających” po stronie
Tytuł dokumentu we właściwościach	2.4.2	Wpisz tytuł we właściwościach pliku i ustaw wyświetlanie tytułu zamiast nazwy pliku
Język dokumentu	3.1.1	Ustaw język polski w edytorze, fragmenty obce oznacz osobno (3.1.2)
Opisy obrazków	1.1.1	Tekst alternatywny dla zdjęć, wykresów, herbu; ozdobniki oznaczone jako artefakty
Tabele z nagłówkami	1.3.1	Wiersz nagłówka oznaczony w edytorze, bez scalonych komórek tam, gdzie da się ich uniknąć
Linki opisowe	2.4.4	„Uchwała nr XII/85/2026 (PDF)”, a nie „kliknij tutaj”
Kontrast tekstu	1.4.3	Co najmniej 4,5:1, bez szarego tekstu na szarym tle
Bez blokady kopiowania i druku	§ 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia	Nie ustawiaj hasła uprawnień

W monitoringu Ministra Cyfryzacji z 2024 r. najczęstszy błąd dotyczył kryterium 1.3.1 Informacje i relacje (97% stron), a dalej 2.4.2 Tytuł strony (90%) i 2.4.4 Cel linku (87%). W BIP-ach te błędy powstają w dużej mierze w załącznikach.

Jak zrobić dostępny PDF z edytora tekstu

Pisz na stylach. Tytuł dokumentu jako „Tytuł” albo „Nagłówek 1”, rozdziały jako „Nagłówek 2”, paragrafy jako zwykły tekst. Nie powiększaj czcionki ręcznie zamiast nagłówka.
Listy jako listy. Używaj przycisku listy numerowanej lub punktowanej, a nie wpisywanych ręcznie myślników i cyfr.
Tabele tylko na dane. Nie układaj tekstu tabelą. Wiersz nagłówka oznacz jako powtarzany nagłówek.
Opisz obrazy. Każdemu zdjęciu i wykresowi dodaj tekst alternatywny. Wykres opisz też w treści, np. jednym zdaniem z najważniejszą liczbą.
Ustaw właściwości. Tytuł dokumentu i język polski.
Sprawdź dokument. Edytory tekstu mają wbudowane sprawdzanie ułatwień dostępu. Popraw wszystko, co zgłosi.
Eksportuj z tagami. Przy zapisie do PDF zaznacz opcję tagów struktury dokumentu (dostępności) albo zgodności z PDF/UA. Polecenie „Drukuj do PDF” zwykle gubi tagi, więc go nie używaj.
Sprawdź PDF. Otwórz plik, skopiuj fragment tekstu, wyszukaj słowo, sprawdź tytuł i język. Potem przepuść plik przez narzędzie do kontroli dostępności PDF i popraw błędy.

Dokumenty z podpisem

Najczęstszy powód skanowania to podpis. Masz kilka możliwości, które nie wymagają publikowania obrazu kartki:

opublikuj treść w HTML i dostępny PDF z adnotacją, kto podpisał dokument i kiedy, a podpisany oryginał zachowaj w dokumentacji,
jeśli dokument podpisano elektronicznie, opublikuj plik wygenerowany z systemu, a nie jego wydruk zeskanowany z powrotem,
jeśli skan musi być w BIP, dodaj obok wersję tekstową tej samej treści.

Dlaczego sam skan to zły pomysł, opisujemy w tekście Skan bez warstwy tekstowej w BIP.

Lista kontrolna przed publikacją PDF

Co z archiwum

Nie musisz od razu poprawiać wszystkich plików sprzed 23 września 2018 r. (art. 3 ust. 2 pkt 3 ustawy). Zacznij od dokumentów, które są dziś w użyciu: statutu, regulaminu organizacyjnego, prawa miejscowego, procedur, wzorów wniosków. Resztę archiwum uczciwie opisz w deklaracji dostępności, np. „uchwały z lat 2010-2017 są opublikowane jako skany bez warstwy tekstowej, dostępną wersję przygotujemy na żądanie”. O deklaracji piszemy w tekście Deklaracja dostępności w BIP.

Jak pomaga Polski BIP

W Polskim BIP treść publikujesz w HTML, a PDF jest załącznikiem. Przy publikacji system ostrzega przed skanem bez warstwy tekstowej, brakiem opisu obrazka i ogólnymi linkami w rodzaju „kliknij tutaj”, a szablon spełnia WCAG 2.1 AA. Plików nie da się zablokować przed kopiowaniem i drukiem. Więcej na stronach Funkcje i Zgodność z prawem.