Od kiedy działa Centralny Rejestr Umów i kogo dotyczy?

Od 1 lipca 2026 r. kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych udostępnia w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych informacje o umowach stanowiących zamówienie w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej (art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r.). Obowiązek obejmuje m.in. gminy, urzędy, szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, instytucje kultury i SPZOZ. Nie obejmuje spółek prawa handlowego, bo nie należą do sektora finansów publicznych (art. 9 ustawy o finansach publicznych). Wpisuje się umowy zawarte od 1 lipca 2026 r.

W jakim terminie trzeba wpisać umowę do Centralnego Rejestru Umów?

Bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 30 dni od dnia zawarcia umowy albo od zmiany informacji o umowie. Do terminu nie wlicza się dni awarii systemu, o której Minister Finansów informuje w swoim Biuletynie Informacji Publicznej (art. 34a ust. 10 i art. 34b ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). Przepis nie wprowadza progu kwotowego.

Czy Centralny Rejestr Umów zastępuje rejestr umów w BIP?

Nie wprost. Od 1 lipca 2026 r. art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej wymienia Centralny Rejestr Umów obok BIP i portalu danych jako miejsce udostępnienia informacji publicznej. Rejestr obejmuje jednak tylko umowy zawarte od 1 lipca 2026 r. i tylko wybrane dane. Dotychczasowy rejestr umów w BIP warto zachować w archiwum, a w BIP dodać informację o publikacji w CRU z odnośnikiem do rejestrumow.gov.pl.

Centralny Rejestr Umów a BIP: obowiązki od 1 lipca 2026 r.

Od 1 lipca 2026 r. każda jednostka sektora finansów publicznych publikuje informacje o swoich umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP). Obowiązek obejmuje umowy stanowiące zamówienie, zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej szczególnej, bez progu kwotowego. Termin: 30 dni od zawarcia umowy. Podstawa: art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Rejestr prowadzi Minister Finansów, a dane wprowadza kierownik jednostki. Poniżej opisujemy, kogo obejmuje obowiązek, jakie dane trafiają do rejestru i co to zmienia w Twoim BIP.

Kogo obejmuje Centralny Rejestr Umów

Obowiązek ma kierownik jednostki sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, dalej: ufp, w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1844). Sektor finansów publicznych określa art. 9 ufp. Należą do niego m.in.:

gminy, powiaty, województwa i ich związki,
jednostki budżetowe, czyli urzędy, szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej,
samorządowe zakłady budżetowe,
samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
państwowe i samorządowe instytucje kultury, np. biblioteki i domy kultury.

Spółki prawa handlowego, także komunalne, do sektora nie należą (art. 9 pkt 14 ufp), więc CRU ich nie obejmuje. Spółka nadal ma własny BIP, opisujemy to w tekście BIP spółki komunalnej.

Kto wpisuje umowę, zależy od tego, kto ją zawarł i na czyją rzecz:

Sytuacja	Kto wprowadza informacje	Przepis
Jednostka zawiera umowę sama	kierownik tej jednostki	art. 34a ust. 1 ufp
Umowa zawarta na rzecz innej jednostki, np. gmina kupuje usługę dla szkoły	kierownik jednostki, na rzecz której zawarto umowę	art. 34a ust. 2 ufp
Umowa na rzecz kilku jednostek, np. wspólny zakup energii	każdy kierownik w części dotyczącej swojej jednostki	art. 34a ust. 3 ufp
Umowę zawiera organ, np. wójt	kierownik jednostki obsługującej organ, czyli urzędu	art. 34a ust. 4 ufp

Jakie umowy trafiają do rejestru

Umowa musi spełnić łącznie dwa warunki (art. 34a ust. 1 ufp):

Stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, czyli jest odpłatną umową na dostawy, usługi albo roboty budowlane.
Ma formę pisemną, dokumentową, elektroniczną albo inną formę szczególną. Formę dokumentową może mieć także umowa zawarta przez wymianę e-maili, więc nie pomijaj takich zamówień bez sprawdzenia.

Przepis nie wprowadza progu kwotowego. Wcześniejsza wersja art. 34a mówiła o umowach powyżej 500 zł, ale ustawa z 4 grudnia 2025 r. nadała mu nowe brzmienie bez tego progu. Do rejestru wpisujesz więc także drobne umowy, jeśli spełniają oba warunki. Umowę zawartą w innej formie możesz wpisać dobrowolnie (art. 34a ust. 6 ufp).

Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r. Wcześniejszych umów nie wpisujesz.

Z rejestru wyłączone są m.in. umowy służb specjalnych, placówek zagranicznych i jednostek podległych Ministrowi Obrony Narodowej, umowy w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa oraz umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej publikowane przez NFZ (art. 34a ust. 5 ufp). W typowej gminie czy szkole te wyjątki zdarzają się rzadko.

Jakie dane podajesz i w jakim terminie

Do rejestru trafiają (art. 34a ust. 7 ufp):

numer umowy, jeśli go nadano,
data zawarcia i okres, na jaki zawarto umowę,
oznaczenie stron i przedmiot umowy,
wartość umowy,
informacja, czy umowa jest finansowana ze środków Unii Europejskiej lub innych bezzwrotnych środków zagranicznych (art. 5 ust. 1 pkt 2-3 ufp),
status umowy i dzień zakończenia jej obowiązywania,
przy wyłączeniu jawności: podstawa prawna oraz organ lub osoba, które wyłączyły jawność,
podstawa aktualizacji, jeśli coś zmieniono.

Termin to „bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni” od zawarcia umowy albo od zmiany informacji o niej (art. 34a ust. 10 ufp). Dni awarii systemu się nie liczą. O awarii i jej usunięciu Minister Finansów informuje w swoim BIP (art. 34b ust. 2 ufp).

Kilka zasad, o których warto pamiętać:

Wyłączenie jawności. Informacji objętej ograniczeniem z art. 5 ust. 1 i 2-2b ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP), np. tajemnicą przedsiębiorcy, nie udostępniasz (art. 34a ust. 8 ufp). Podajesz wtedy podstawę i osobę, która wyłączyła jawność, tak jak w BIP przy art. 8 ust. 5 UDIP.
Dane osobowe. Dodatkowe informacje spoza listy możesz wpisać, ale nie mogą to być dane osobowe (art. 34a ust. 9 ufp). Za informacje wpisane do rejestru administratorem danych jest kierownik jednostki (art. 34b ust. 9 ufp).
Jawność i czas. Rejestr jest jawny (art. 34a ust. 11 ufp). Informacje są usuwane po pięciu latach od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać (art. 34b ust. 6 ufp).

Szczegóły, m.in. sposób liczenia wartości umowy i zakładania kont, określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

Co Centralny Rejestr Umów zmienia w BIP

Od 1 lipca 2026 r. art. 10 ust. 1 UDIP brzmi: informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP, w portalu danych albo w Centralnym Rejestrze Umów JSFP, jest udostępniana na wniosek. Rejestr stał się więc trzecim, obok BIP, miejscem udostępniania informacji publicznej.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy:

Rejestr umów w BIP. Wiele gmin prowadziło go jako dobrą praktykę, w kategorii o majątku publicznym (art. 6 ust. 1 pkt 5 UDIP). Nie kasuj go. Starsze umowy nie trafią do CRU, więc dotychczasowy rejestr przenieś do archiwum pod tym samym adresem.
Odnośnik do CRU. W kategorii „Rejestr umów” dodaj krótką informację, że od 1 lipca 2026 r. umowy jednostki publikujesz w Centralnym Rejestrze Umów, z linkiem do wyszukiwarki rejestrumow.gov.pl. Mieszkaniec nie musi wtedy zgadywać, gdzie szukać.
Wnioski o umowy. Dane wpisane do CRU są już udostępnione. Wniosek o więcej, np. o treść umowy, aneksy czy protokół odbioru, rozpatrujesz jak dotąd. Zobacz wniosek o informację publiczną i termin 14 dni.

Rejestr nie zwalnia też z innych publikacji w BIP, np. z informacji o wykonaniu budżetu. Opisujemy je w tekście Budżet gminy w BIP.

Lista kontrolna dla jednostki

Jednostka ma konto w systemie CRU JSFP (jsfp.rejestrumow.gov.pl). Wnioski o konta można składać od 1 kwietnia 2026 r., logowanie przez Węzeł Krajowy.
Kierownik wyznaczył użytkowników konta (art. 34b ust. 4 ufp) i zastępstwo na czas urlopu.
Jest procedura obiegu umów: kto, kiedy i na podstawie jakiego dokumentu wpisuje umowę w 30 dni.
Ustalono, kto wpisuje umowy zawierane przez gminę na rzecz szkół, przedszkoli czy OPS.
Wykonawcy wiedzą, że dane umowy trafią do jawnego rejestru (zapis w umowie lub w zapytaniu ofertowym).
Zmiany, aneksy i rozwiązania umów też trafiają do rejestru.
Rejestr umów w BIP sprzed 1 lipca 2026 r. jest w archiwum, a w BIP jest odnośnik do rejestrumow.gov.pl.
Osoby odpowiadające na wnioski wiedzą, co już jest w CRU.

Więcej o tym, co jeszcze musi być w BIP, przeczytasz w tekście Co musi zawierać BIP. Pełną listę obowiązków gminy zebraliśmy na stronie BIP dla gminy.

Jak pomaga Polski BIP

W menu przedmiotowym gminy jest kategoria „Rejestr umów” z metryczką przy każdej publikacji. Dotychczasowy rejestr przeniesiesz do archiwum bez zmiany adresu, a archiwum obejmuje wyszukiwarka. W przygotowaniu: kreator umowy z polami zgodnymi z Centralnym Rejestrem Umów, eksport CSV i powiązanie publikacji z CRU.