Czy spółka komunalna musi mieć BIP?

Tak, jeśli gmina, powiat lub województwo ma w niej pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów. Taka spółka jest podmiotem z art. 4 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej i udostępnia w BIP informacje z art. 8 ust. 3 tej ustawy. Obowiązek może też dotyczyć spółki bez dominacji samorządu, jeśli wykonuje zadania publiczne lub dysponuje majątkiem publicznym, w zakresie tych zadań i tego majątku.

Gdzie publikuje się uchwałę o wynagrodzeniach zarządu spółki komunalnej?

Uchwała w sprawie zasad kształtowania wynagrodzeń członków zarządu, uchwała o wynagrodzeniach członków rady nadzorczej i wymagane uzasadnienia są jawne, nie podlegają ochronie danych osobowych ani tajemnicy przedsiębiorstwa i są publikowane w BIP podmiotu uprawnionego do wykonywania praw udziałowych, czyli zwykle gminy (art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami). Spółka może je podlinkować w swoim BIP.

Czy spółka komunalna może odmówić informacji, powołując się na tajemnicę przedsiębiorcy?

Art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ogranicza prawo do informacji ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy, więc spółka może z tego skorzystać, ale tylko w konkretnym, uzasadnionym przypadku i tylko co do fragmentu objętego tajemnicą. Przy wyłączeniu jawności w BIP podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną, osobę, która go dokonała, oraz podmiot, w którego interesie wyłączono jawność (art. 8 ust. 5). Formę odmowy na wniosek warto ustalić z radcą prawnym spółki.

BIP spółki komunalnej: kto musi go mieć i co publikować

Spółka komunalna prowadzi BIP, jeśli gmina, powiat lub województwo ma w niej pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów (art. 4 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej). Publikuje dane o organach, strukturze własnościowej, majątku oraz dochodach i stratach (art. 6 ust. 1 pkt 2 i pkt 5 lit. e tej ustawy).

Spółka działa jak przedsiębiorca, ale gospodaruje majątkiem publicznym, więc jej BIP ma mniej uchwał, a więcej danych o organach i finansach niż BIP urzędu.

Kiedy spółka komunalna ma obowiązek BIP

Jednostki samorządu terytorialnego mogą tworzyć spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne i przystępować do nich (art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej). Obowiązek BIP wynika z art. 8 ust. 2 i 3 w związku z art. 4 ust. 1 pkt 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP), który obejmuje dwie grupy:

osoby prawne, w których samorząd ma pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów, np. wodociągi, ciepłownia, spółka komunikacyjna, zakład gospodarki komunalnej w formie spółki,
podmioty, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, nawet bez dominacji samorządu, np. spółka z mniejszościowym udziałem gminy, która prowadzi dla niej zadanie użyteczności publicznej.

Druga grupa ma obowiązek w zakresie tych zadań i tego majątku. Przy spółkach zależnych od spółki komunalnej albo przy kilku wspólnikach publicznych zakres obowiązku warto ustalić z radcą prawnym spółki i zapisać w dokumentach wewnętrznych.

Co spółka komunalna publikuje w BIP

Dział	Co publikujesz	Podstawa
Dane spółki	firma, siedziba, KRS, NIP, REGON, kapitał zakładowy, adres do korespondencji	art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. a UDIP
Akty ustrojowe	umowa spółki lub statut, regulamin zarządu i rady nadzorczej	art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. a i b UDIP
Przedmiot działalności	zadania spółki, w tym zadania powierzone przez gminę	art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c UDIP
Struktura własnościowa	wspólnicy i ich udziały lub akcje	art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. e UDIP
Organy	skład zarządu i rady nadzorczej (w spółce z udziałem samorządu działa rada nadzorcza, art. 10a ust. 1 ustawy o gospodarce komunalnej), kompetencje	art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. d UDIP
Majątek	majątek spółki pochodzący z majątku publicznego, pożytki z niego i obciążenia	art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. f i pkt 5 lit. d UDIP
Finanse	sprawozdania finansowe, dochody i straty, uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty	art. 6 ust. 1 pkt 5 lit. e UDIP
Tryb działania	taryfy i cenniki usług, sposób załatwiania spraw klientów, regulamin udzielania zamówień	art. 6 ust. 1 pkt 3 UDIP
Kontrole	protokoły i wystąpienia pokontrolne	art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie UDIP
Dostęp do informacji	jak złożyć wniosek o informację, której nie ma w BIP	art. 8 ust. 4 UDIP
Sygnaliści i RODO	informacja o zgłoszeniach wewnętrznych (przy 50 i więcej osobach), klauzula informacyjna	ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, RODO

Wynagrodzenia zarządu: co publikuje gmina, a co spółka

Zasady wynagradzania członków zarządu i rady nadzorczej w spółkach z udziałem samorządu określa ustawa z dnia 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami. Dotyczy ona zarówno akcji, jak i udziałów (art. 1 ust. 3 pkt 4), więc obejmuje też spółki z o.o.

Art. 11 ust. 1 tej ustawy wskazuje dokumenty, które są jawne, nie podlegają ochronie danych osobowych ani tajemnicy przedsiębiorstwa i są publikowane w BIP:

uchwała w sprawie zasad kształtowania wynagrodzeń członków zarządu,
uchwała w sprawie zasad kształtowania wynagrodzeń członków rady nadzorczej (art. 10),
uzasadnienia z art. 4 ust. 3 (gdy część stałą wynagrodzenia członka zarządu ustalono wyżej niż według art. 4 ust. 2) i z art. 9 ust. 4.

Publikuje je jednak podmiot uprawniony do wykonywania praw udziałowych, czyli zwykle gmina, a nie spółka. Częsty błąd to szukanie tych dokumentów w BIP spółki i brak ich w BIP gminy. Najlepiej, gdy gmina publikuje je u siebie, a spółka w dziale „Wynagrodzenia zarządu” daje odnośnik.

Wnioski o konkretne kwoty wypłacone członkom zarządu to osobny temat. Art. 5 ust. 2 UDIP nie chroni prywatności osób pełniących funkcje publiczne w zakresie związanym z pełnieniem tych funkcji. Czy członek zarządu danej spółki pełni funkcję publiczną, ocenia się w konkretnej sprawie, więc odpowiedź na taki wniosek warto przygotować z radcą prawnym.

Granice jawności: tajemnica przedsiębiorcy

Prawo do informacji podlega ograniczeniu ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy (art. 5 ust. 2 UDIP) i tajemnice chronione innymi ustawami (art. 5 ust. 1). Trzy zasady w praktyce:

Wyłączenie dotyczy fragmentu, nie całego dokumentu. Z umowy usuwasz np. ceny jednostkowe zastrzeżone przez kontrahenta, a resztę publikujesz.
W BIP zostaje ślad. Podajesz zakres wyłączenia, podstawę prawną, osobę, która go dokonała, a przy tajemnicy przedsiębiorcy także podmiot, w którego interesie wyłączono jawność (art. 8 ust. 5 UDIP).
Odmowa na wniosek wymaga formalnego rozstrzygnięcia. Art. 16 ust. 1 UDIP mówi o decyzji wydawanej przez organ władzy publicznej. Jaką formę ma odmowa spółki, ustal z radcą prawnym, a uzasadnienie przygotuj tak starannie jak w decyzji. Zobacz decyzja o odmowie udostępnienia informacji publicznej.

Jak bezpiecznie usuwać fragmenty z plików, opisujemy w tekście anonimizacja dokumentów w BIP.

Dostępność cyfrowa i inne obowiązki

Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych obejmuje m.in. osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, w których samorząd ma ponad połowę udziałów, finansuje je w ponad 50%, sprawuje nadzór nad ich organem zarządzającym albo powołuje ponad połowę składu ich organu nadzorczego lub zarządzającego (art. 2 pkt 3). Czy spółka spełnia te warunki, zależy od jej działalności. Jeśli tak, BIP musi spełniać WCAG 2.1 AA i mieć deklarację dostępności.

Spółka z sektora wodnego, ciepłowniczego albo transportowego powinna też sprawdzić, czy jest podmiotem kluczowym lub ważnym w rozumieniu ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa. Zobacz krajowy system cyberbezpieczeństwa a BIP.

Typowe błędy w BIP spółki komunalnej

BIP jako zakładka w BIP gminy. Spółka to osobny podmiot obowiązany i potrzebuje własnej strony podmiotowej BIP z kartą na stronie głównej BIP.
Nieaktualny skład zarządu i rady nadzorczej. Zmiany w organach trafiają do KRS, ale nie do BIP.
Brak struktury własnościowej. Spółka nie pokazuje, kto jest wspólnikiem i ile ma udziałów.
Sprawozdania tylko w KRS. Złożenie sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego nie zastępuje publikacji w BIP.
„Tajemnica przedsiębiorstwa” bez adnotacji. Zaczernione strony umowy bez informacji, kto i na jakiej podstawie wyłączył jawność.
Reklamy i promocje. Rozporządzenie MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej zakazuje reklam w BIP (§ 11 ust. 2). Akcje promocyjne zostaw na stronie firmowej.
Brak informacji o wnioskach. Nie ma działu „Dostęp do informacji publicznej” z instrukcją, jak złożyć wniosek (art. 8 ust. 4 UDIP). Zobacz wniosek o udostępnienie informacji publicznej.

Lista kontrolna dla zarządu spółki

Jak pomaga Polski BIP

Polski BIP ma gotowe menu przedmiotowe dla spółki (organy, sprawozdania, majątek, zamówienia, taryfy), które przy wdrożeniu dopasowujemy do jej działalności. BIP działa na domenie spółki, np. bip.wodociagi-przykladowe.pl, a przy ukryciu fragmentu system wymaga podania zakresu, podstawy prawnej i osoby, która wyłączyła jawność. Obecny BIP przenosimy razem z archiwum i przekierowaniami starych adresów (przeniesienie BIP). Więcej na stronie BIP dla spółki komunalnej.