Czy odmowa udostępnienia informacji publicznej musi mieć formę decyzji?

Tak, jeśli odmawia organ władzy publicznej. Art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowi, że odmowa udostępnienia informacji publicznej następuje w drodze decyzji, do której stosuje się Kodeks postępowania administracyjnego. Podmioty niebędące organami władzy publicznej, np. spółki komunalne, wydają rozstrzygnięcie, do którego art. 16 stosuje się odpowiednio (art. 17 ust. 1). Pismo bez cech decyzji nie zastępuje jej.

Kiedy nie wydaje się decyzji odmownej?

Gdy żądana informacja nie jest informacją publiczną, gdy jednostka jej nie posiada (art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej), gdy jest już udostępniona w BIP (art. 10 ust. 1) albo gdy dostęp do niej reguluje inna ustawa (art. 1 ust. 2). Wtedy wystarczy pismo informujące wnioskodawcę, dlaczego informacja nie zostanie udostępniona w trybie tej ustawy.

Ile jest czasu na odwołanie od decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej?

Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji (art. 129 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego), za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (art. 129 § 1). Organ odwoławczy rozpoznaje odwołanie w terminie 14 dni (art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Od rozstrzygnięć podmiotów niebędących organami władzy publicznej przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy (art. 17 ust. 2).

Odmowa udostępnienia informacji publicznej: decyzja krok po kroku

Odmowa udostępnienia informacji publicznej przez organ władzy publicznej następuje w drodze decyzji administracyjnej (art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej). Stosuje się do niej Kodeks postępowania administracyjnego, z dwiema zmianami: odwołanie rozpoznaje się w 14 dni, a uzasadnienie wskazuje osoby, które zajęły stanowisko w sprawie (art. 16 ust. 2). Inne podmioty wydają rozstrzygnięcie według art. 17.

Tekst uzupełnia poradnik Wniosek o udostępnienie informacji publicznej, w którym opisujemy cały tok rozpatrywania wniosku.

Kiedy można odmówić

Prawo do informacji publicznej jest zasadą, a odmowa wyjątkiem. Ustawa o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP) dopuszcza ją w kilku sytuacjach:

Podstawa odmowy	Przepis	Przykład
Informacje niejawne i inne tajemnice ustawowo chronione	art. 5 ust. 1 UDIP	tajemnica skarbowa, tajemnica lekarska, informacje niejawne
Prywatność osoby fizycznej	art. 5 ust. 2 UDIP	dane kontrahenta, który jest osobą fizyczną, dane uczniów i podopiecznych
Tajemnica przedsiębiorcy	art. 5 ust. 2 UDIP	zastrzeżona przez wykonawcę część oferty
Informacja przetworzona bez szczególnej istotności dla interesu publicznego	art. 3 ust. 1 pkt 1 UDIP	wieloletnie zestawienie, którego jednostka nie prowadzi
Przymusowa restrukturyzacja, rekapitalizacja instytucji finansowych	art. 5 ust. 2a i 2b UDIP	dotyczy wąskiej grupy podmiotów

Dwie granice warto znać na pamięć:

Funkcjonariusz publiczny ma mniej prywatności. Ograniczenie z art. 5 ust. 2 UDIP nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, które mają związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach ich powierzenia i wykonywania. Wynagrodzenie wójta czy dyrektora szkoły zwykle nie jest więc objęte prywatnością.
Rezygnacja z prywatności. Ograniczenie nie działa także wtedy, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca zrezygnują z przysługującego im prawa (art. 5 ust. 2 zdanie drugie UDIP).

Przy sprawach rozstrzyganych przed organami państwa nie można ograniczać dostępu ze względu na ochronę interesu strony, jeśli postępowanie dotyczy władz publicznych, podmiotów wykonujących zadania publiczne albo osób pełniących funkcje publiczne, w zakresie tych zadań lub funkcji (art. 5 ust. 3 UDIP).

Kiedy decyzja nie jest potrzebna

Decyzja odmowna dotyczy sytuacji, w której jednostka ma informację publiczną i nie chce lub nie może jej udostępnić. Nie wydaje się jej, gdy:

żądana informacja nie jest informacją publiczną (art. 1 ust. 1 UDIP), np. pytanie o opinię urzędnika w sprawie, w której nic nie zostało ustalone;
jednostka nie ma tej informacji (art. 4 ust. 3 UDIP), np. dane prowadzi organ prowadzący, a nie szkoła;
informacja jest już w BIP (art. 10 ust. 1 UDIP), wtedy wskazuje się dokładny adres strony;
dostęp reguluje inna ustawa (art. 1 ust. 2 UDIP), np. wgląd strony w akta sprawy z art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: KPA).

W tych przypadkach wystarczy pismo z wyjaśnieniem, wysłane w terminie z art. 13 UDIP. Uwaga: jeśli pismo w rzeczywistości odmawia dostępu do informacji publicznej, którą jednostka ma, sąd może uznać je za bezczynność.

Częściowa odmowa i zasłanianie danych

Najczęstsza odmowa w praktyce jest częściowa. Jednostka udostępnia umowę, ale usuwa z niej dane osobowe kontrahenta, albo udostępnia ofertę bez części zastrzeżonej jako tajemnica przedsiębiorcy.

W orzecznictwie sądów administracyjnych przeważa pogląd, że ukrycie fragmentu informacji ze względu na art. 5 UDIP jest odmową w tej części i wymaga decyzji. Bezpieczny schemat:

Udostępnij informację w zakresie, w jakim nie ma przeszkód.
W tym samym terminie wydaj decyzję o odmowie w zakresie ukrytych danych.
Usuń dane trwale, nie nakładką, którą da się zdjąć. Szczegóły w tekście o anonimizacji dokumentów w BIP.

Ta sama zasada działa w BIP. Gdy jednostka wyłącza jawność fragmentu publikowanej informacji, podaje w BIP zakres wyłączenia, podstawę prawną, organ lub osobę, która wyłączyła jawność, a przy prywatności i tajemnicy przedsiębiorcy także podmiot, w interesie którego to zrobiono (art. 8 ust. 5 UDIP).

Co musi zawierać decyzja o odmowie

Do decyzji stosuje się KPA (art. 16 ust. 2 UDIP), więc obowiązują elementy z art. 107 § 1 KPA, a UDIP dodaje własne:

oznaczenie organu i data wydania (art. 107 § 1 pkt 1 i 2 KPA);
oznaczenie strony, czyli wnioskodawcy (art. 107 § 1 pkt 3 KPA);
podstawa prawna: art. 16 ust. 1 UDIP i konkretny przepis ograniczający dostęp, np. art. 5 ust. 2 UDIP albo ustawa wprowadzająca tajemnicę (art. 107 § 1 pkt 4 KPA);
rozstrzygnięcie: czego dokładnie dotyczy odmowa, w całości czy w części (art. 107 § 1 pkt 5 KPA);
uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 107 § 1 pkt 6 KPA), które wyjaśnia, dlaczego ten przepis dotyczy tej informacji, a nie tylko go cytuje;
imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania (art. 16 ust. 2 pkt 2 UDIP);
oznaczenie podmiotów, ze względu na których prywatność lub tajemnicę wydano decyzję (art. 16 ust. 2 pkt 2 UDIP);
pouczenie o odwołaniu: do kogo, za czyim pośrednictwem i w jakim terminie (art. 107 § 1 pkt 7 KPA);
podpis z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem osoby upoważnionej do wydania decyzji (art. 107 § 1 pkt 8 KPA).

Najczęstszy błąd to uzasadnienie w jednym zdaniu: „informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorcy”. Organ musi wyjaśnić, jakie informacje przedsiębiorca zastrzegł, dlaczego mają wartość gospodarczą i czy podjęto działania, żeby zachować je w poufności. Drugi częsty błąd to brak nazwisk osób, które zajęły stanowisko w sprawie, choć wymaga ich art. 16 ust. 2 pkt 2 UDIP.

Termin na wydanie decyzji

Ustawa nie podaje osobnego terminu dla decyzji odmownej. W praktyce przyjmuje się, że obowiązuje termin z art. 13 UDIP: 14 dni od złożenia wniosku, a przy zawiadomieniu o przedłużeniu do 2 miesięcy. Jak liczyć dni i jak napisać zawiadomienie, opisujemy w tekście Termin na udostępnienie informacji publicznej.

Odwołanie i skarga do sądu

Ścieżka wnioskodawcy po decyzji odmownej:

Odwołanie wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (art. 129 § 1 KPA), w terminie 14 dni od doręczenia decyzji (art. 129 § 2 KPA). Organem wyższego stopnia wobec organów jednostek samorządu terytorialnego są co do zasady samorządowe kolegia odwoławcze (art. 17 pkt 1 KPA).
Rozpoznanie odwołania następuje w terminie 14 dni (art. 16 ust. 2 pkt 1 UDIP), krócej niż w zwykłym postępowaniu administracyjnym.
Wniosek o ponowne rozpatrzenie zamiast odwołania przysługuje od decyzji wydanej w pierwszej instancji przez ministra lub samorządowe kolegium odwoławcze (art. 127 § 3 KPA) oraz od rozstrzygnięć podmiotów niebędących organami władzy publicznej (art. 17 ust. 2 UDIP).
Skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego na decyzję (art. 3 § 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, dalej: PPSA) przysługuje po wyczerpaniu środków zaskarżenia (art. 52 § 1 PPSA), w terminie 30 dni od doręczenia rozstrzygnięcia (art. 53 § 1 PPSA). Wnosi się ją za pośrednictwem organu (art. 54 § 1 PPSA), który przekazuje ją sądowi z aktami i odpowiedzią w 15 dni (art. 21 pkt 1 UDIP). Sąd rozpatruje skargę w 30 dni od otrzymania akt (art. 21 pkt 2 UDIP).

Termin 15 dni na przekazanie skargi jest krótki. Wyznacz osobę, która w razie skargi od razu przygotuje akta: wniosek z datą wpływu, korespondencję, decyzję, odwołanie, decyzję odwoławczą i dokument, którego dotyczy spór.

Najczęstsze błędy przy odmowie

Odmowa zwykłym e-mailem bez cech decyzji, gdy jednostka ma informację publiczną.
Ogólne powołanie się na RODO zamiast wskazania art. 5 ust. 2 UDIP i wyjaśnienia, czyja prywatność jest chroniona.
Zasłonięcie danych osób pełniących funkcje publiczne, mimo że art. 5 ust. 2 UDIP ich nie chroni w zakresie pełnionych funkcji.
Odmowa w całości, gdy wystarczyło ukryć jeden fragment.
Brak pouczenia o odwołaniu albo złe wskazanie organu odwoławczego.
Decyzja wydana po terminie, bez zawiadomienia o przedłużeniu.

Jak pomaga Polski BIP

Polski BIP przy ukryciu fragmentu publikowanej informacji wymaga podania zakresu wyłączenia, podstawy prawnej i osoby, która wyłączyła jawność, zgodnie z art. 8 ust. 5 UDIP. Strona o sposobie dostępu do informacji z formularzem wniosku jest w szablonie od pierwszego dnia. Wzory zawiadomień i decyzji z art. 16 UDIP oraz rejestr wniosków są w przygotowaniu. Zobacz zgodność z prawem.