Czy nagrania sesji rady gminy muszą być w BIP?

Tak. Art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi, że obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, a nagrania obrad udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty. Obowiązek dotyczy obrad rady, czyli sesji. W kontroli NIK z 2023 r. 11 z 16 skontrolowanych samorządów nie udostępniło łącznie 78 nagrań sesji.

Czy wystarczy link do nagrania w zewnętrznym serwisie wideo?

Przepis wymaga udostępnienia nagrania w BIP, więc bezpieczniej mieć w BIP plik nagrania albo odtwarzacz osadzony z systemu transmisji, z metryczką, a nie tylko odnośnik. Zewnętrzny serwis może usunąć lub zablokować materiał, a w sprawie Aleksandrowa Kujawskiego Prezes UODO zakwestionował transmisje prowadzone wyłącznie w serwisie zewnętrznym bez analizy ryzyka. Kara 40 000 zł, utrzymana przez NSA w 2024 r., objęła też inne naruszenia.

Czy nagranie sesji musi mieć napisy?

Transmisja na żywo jest wyłączona z ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (art. 3 ust. 2 pkt 1), podobnie jak multimedia opublikowane przed 23 września 2020 r. (art. 3 ust. 2 pkt 2). Nagranie publikowane później podlega wymaganiom WCAG 2.1 AA, w tym kryterium 1.2.2 Napisy (nagranie).

Nagrania sesji rady gminy w BIP: transmisja, RODO, dostępność

Nagrania sesji rady gminy muszą być w BIP. Art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi: „Obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty”. Obowiązek obejmuje każdą sesję rady, także nadzwyczajną.

Poniżej opisujemy, czego dokładnie wymaga przepis, czy wystarczy link do serwisu wideo, jak podejść do danych osobowych i dostępności oraz jak uporządkować nagrania w BIP.

Co nakazuje art. 20 ust. 1b ustawy o samorządzie gminnym

Przepis stosuje się od 31 stycznia 2018 r. i nakłada trzy obowiązki:

Transmisja. Obrady rady są transmitowane, czyli mieszkaniec może je oglądać na bieżąco.
Utrwalenie. Obrady są nagrywane, obraz i dźwięk.
Udostępnienie nagrań w trzech miejscach: w BIP, na stronie internetowej gminy i w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

Przepis mówi o obradach rady gminy, czyli o sesjach. Nie obejmuje wprost posiedzeń komisji. Komisje działają jednak jawnie, a mieszkańcy mają prawo wstępu na ich posiedzenia (art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, dalej: usg). Jeśli Twoja gmina nagrywa także komisje, publikuj te nagrania na tych samych zasadach.

Obowiązek bywa pomijany. W kontroli NIK opublikowanej 22 czerwca 2023 r. 11 z 16 skontrolowanych samorządów nie udostępniło łącznie 78 nagrań sesji. Zobacz też Kontrola BIP.

Link czy plik w BIP

Wiele gmin transmituje sesję w zewnętrznym serwisie wideo albo w systemie dostawcy e-sesji, a w BIP zostawia tylko odnośnik. To najsłabsze rozwiązanie z trzech powodów:

Przepis mówi o udostępnieniu nagrań w BIP. Link prowadzi poza BIP, a nagranie nie ma metryczki z art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP).
Gmina nie panuje nad serwisem. Nagranie może zostać usunięte, zablokowane albo przeniesione, a link przestaje działać bez wiedzy redaktora.
RODO. W sprawie Aleksandrowa Kujawskiego Prezes UODO zakwestionował m.in. transmisje sesji prowadzone wyłącznie w serwisie zewnętrznym bez analizy ryzyka. Kara 40 000 zł, utrzymana przez NSA 28 lutego 2024 r., objęła też brak umowy powierzenia z dostawcą BIP i zbyt długą publikację oświadczeń majątkowych.

Bezpieczniej mieć nagranie w BIP: jako plik wgrany do BIP albo jako odtwarzacz osadzony z systemu transmisji, z metryczką i stałym adresem. Najlepiej oba: transmisja na żywo w systemie transmisji, a po sesji kopia nagrania w BIP.

Nagranie sesji a dane osobowe

Radni, wójt i pracownicy urzędu występują na sesji w związku z pełnioną funkcją publiczną. Ograniczenie jawności ze względu na prywatność nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji (art. 5 ust. 2 UDIP).

Inaczej jest z mieszkańcami i gośćmi sesji. Przed sesją:

Poinformuj o nagrywaniu. Klauzula informacyjna przy wejściu na salę, w zawiadomieniu o sesji i w BIP.
Zrób analizę ryzyka dla transmisji i publikacji nagrań, razem z inspektorem ochrony danych, i opisz wybrany system transmisji.
Umów zasady z przewodniczącym. Przewodniczący może przypomnieć, że obrady są transmitowane, zanim mieszkaniec zacznie mówić o swoim zdrowiu czy sytuacji rodzinnej.
Miej procedurę na wypadek ujawnienia danych. Ustal z inspektorem ochrony danych, kto decyduje o ewentualnym ograniczeniu udostępnienia fragmentu i jak to opisać. Przy wyłączeniu jawności BIP wymaga podania zakresu, podstawy prawnej i osoby, która wyłączyła (art. 8 ust. 5 UDIP).

Więcej o danych osobowych w publikacjach w tekście Anonimizacja dokumentów w BIP.

Dostępność nagrań: napisy

Strona gminy i BIP podlegają ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Ustawa wyłącza dwa rodzaje multimediów (art. 3 ust. 2):

multimedia nadawane na żywo (pkt 1), więc sama transmisja nie wymaga napisów,
multimedia opublikowane przed 23 września 2020 r. (pkt 2), czyli starsze nagrania w archiwum.

Nagranie publikowane po sesji nie jest transmisją na żywo. Podlega wymaganiom WCAG 2.1 AA, w tym kryterium 1.2.2 Napisy (nagranie). Brak napisów wpisz do deklaracji dostępności jako treść niedostępną i zaplanuj ich dodanie. Napisy przygotujesz automatycznie i poprawisz ręcznie, zwłaszcza nazwiska i nazwy własne. Zobacz Deklaracja dostępności w BIP.

Jak uporządkować nagrania w BIP

Dobry wpis z nagraniem sesji zawiera:

numer i datę sesji, np. „XII sesja Rady Gminy, 26 czerwca 2026 r.”,
porządek obrad z odnośnikami do uchwał podjętych na sesji,
nagranie (plik lub osadzony odtwarzacz) i napisy,
odnośnik do imiennych wykazów głosowań z tej sesji,
protokół, gdy rada go przyjmie,
metryczkę z czasem udostępnienia.

Jak długo przechowywać nagrania w BIP? Przepisy tego nie określają. Ustal okres publikacji w zarządzeniu w sprawie BIP, a nagrania z poprzednich kadencji przenoś do archiwum zamiast je kasować. Wzór zarządzenia: zarządzenie w sprawie BIP.

Lista kontrolna

Każda sesja rady jest transmitowana i nagrywana, także nadzwyczajna.
Nagranie jest w BIP jako plik albo osadzony odtwarzacz, nie tylko jako link.
Nagranie jest też na stronie internetowej gminy.
Wpis ma metryczkę, porządek obrad i odnośniki do uchwał i wykazów głosowań.
Jest klauzula informacyjna o nagrywaniu i analiza ryzyka dla systemu transmisji.
Nagrania publikowane po 23 września 2020 r. mają napisy albo są opisane w deklaracji dostępności.
Okres publikacji nagrań jest ustalony w zarządzeniu, starsze nagrania są w archiwum.

Pełną listę obowiązków gminy zebraliśmy na stronie BIP dla gminy.

Jak pomaga Polski BIP

System e-sesji i transmisji zostaje bez zmian. Nagranie wgrywasz do BIP jako plik albo osadzasz z systemu transmisji, a publikacja dostaje metryczkę i stały adres, który nie zmienia się po przeniesieniu do archiwum. W przygotowaniu: moduł rady z importem nagrań z systemów e-sesji, napisy WebVTT i ostrzeżenie przy publikacji nagrania bez napisów.