Czy imienny wykaz dotyczy tylko głosowań nad uchwałami?

Nie. Art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi, że głosowania jawne na sesjach rady odbywają się za pomocą urządzeń umożliwiających sporządzenie i utrwalenie imiennego wykazu głosowań radnych. Przepis nie ogranicza się do uchwał, więc wykaz obejmuje każde głosowanie jawne na sesji, także nad porządkiem obrad, poprawkami i wnioskami. Imiennego wykazu nie sporządza się przy głosowaniu tajnym, gdy ustawa takie głosowanie przewiduje.

Czy publikacja imiennego wykazu głosowań narusza RODO?

Nie. Obowiązek publikacji wynika wprost z art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, a sposób głosowania radnego to informacja o osobie pełniącej funkcję publiczną, mająca związek z pełnieniem tej funkcji. Ograniczenie jawności ze względu na prywatność takich informacji nie dotyczy (art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej).

Imienne wykazy głosowań radnych w BIP: kiedy i jak publikować

Imienne wykazy głosowań radnych publikujesz w BIP niezwłocznie po sesji. Art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi: „Imienne wykazy głosowań radnych podaje się niezwłocznie do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty na obszarze gminy”. Obowiązek obejmuje każde głosowanie jawne na sesji, nie tylko uchwały.

Poniżej opisujemy, skąd się biorą wykazy, co oznacza „niezwłocznie”, jak wykaz powinien wyglądać w BIP i jak go powiązać z uchwałą i nagraniem.

Co mówi art. 14 ustawy o samorządzie gminnym

Art. 14 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: usg) układa głosowania na sesji w czterech krokach:

Zasada: uchwały rady zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy ustawowego składu rady, w głosowaniu jawnym, chyba że ustawa stanowi inaczej (ust. 1).
Urządzenia: głosowania jawne na sesjach odbywają się za pomocą urządzeń umożliwiających sporządzenie i utrwalenie imiennego wykazu głosowań radnych (ust. 2).
Awaria: gdy z przyczyn technicznych nie da się głosować przez urządzenia, przeprowadza się głosowanie imienne (ust. 3), np. przez wyczytanie radnych.
Publikacja: imienne wykazy podaje się niezwłocznie do publicznej wiadomości w BIP, na stronie internetowej gminy i w sposób zwyczajowo przyjęty (ust. 4).

Ust. 2 mówi o „głosowaniach jawnych na sesjach”, a nie o uchwałach. Wykaz sporządzasz więc także przy głosowaniu nad porządkiem obrad, poprawkami do projektu, wnioskami formalnymi i wotum zaufania. Wyjątek to głosowanie tajne, gdy przewiduje je ustawa: wtedy imiennego wykazu nie ma, a w BIP podajesz sam wynik głosowania.

Przy awarii urządzeń wykaz z głosowania imiennego sporządza się ręcznie, ale publikuje tak samo. Warto, żeby protokolant miał gotowy formularz.

Co oznacza „niezwłocznie”

Ustawa nie podaje terminu w dniach. „Niezwłocznie” oznacza bez nieuzasadnionej zwłoki. System do głosowania tworzy wykaz w chwili głosowania, więc trudno uzasadnić publikację po tygodniu albo razem z protokołem po miesiącu. Praktyczny standard: wykazy w BIP w dniu sesji albo w najbliższym dniu roboczym.

Opóźnienia widać w metryczce. Czas wytworzenia (data sesji) i czas udostępnienia w BIP (art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, dalej: UDIP) pokazują kontrolującemu, ile dni minęło. W kontroli NIK opublikowanej 22 czerwca 2023 r. 5 z 16 skontrolowanych samorządów nie udostępniło imiennych wykazów głosowań niezwłocznie. Zobacz Metryczka w BIP.

Jak powinien wyglądać wykaz w BIP

Wykaz ma odpowiedzieć na pytanie: jak głosował konkretny radny w konkretnej sprawie. Dobry wykaz zawiera:

Element	Przykład
Sesja	XII sesja Rady Gminy, 26 czerwca 2026 r.
Przedmiot głosowania	projekt uchwały w sprawie zmiany budżetu gminy na 2026 r.
Godzina głosowania	11:42
Wynik	za: 12, przeciw: 2, wstrzymało się: 1, nie głosowało: 0
Głosy imiennie	lista radnych z oddanym głosem

Format ma znaczenie:

Tekst lub tabela HTML to najlepszy wybór: czyta go czytnik ekranu, a wyszukiwarka BIP znajduje nazwisko radnego.
CSV z systemu e-sesji warto dodać do pobrania, żeby mieszkańcy, dziennikarze i organizacje mogli zestawić głosowania z całej kadencji.
PDF wygenerowany przez system głosowania jest dopuszczalny, jeśli ma warstwę tekstową i tabelę z nagłówkami.
Skan wydruku jest najgorszy: niedostępny dla osób niewidomych i niewidoczny dla wyszukiwarki. Zobacz Skan bez warstwy tekstowej.

Strona BIP podlega ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, więc wykaz w formie skanu to także problem przy monitoringu dostępności. Jak przygotować dokument, opisujemy w tekście Dostępny PDF w BIP.

Gdzie umieścić wykazy

Ten sam wykaz przydaje się w trzech miejscach. Najprościej opublikować go raz i podlinkować:

przy uchwale, której dotyczy, żeby czytający uchwałę widział wynik i głosy,
we wpisie sesji, obok porządku obrad, nagrania obrad i protokołu,
w kategorii „Wykazy głosowań”, uporządkowanej według dat sesji.

Pamiętaj też o dwóch pozostałych kanałach z art. 14 ust. 4 usg: stronie internetowej gminy i sposobie zwyczajowo przyjętym, np. tablicy ogłoszeń w urzędzie.

Wykazy głosowań a RODO

Sposób głosowania radnego to informacja o osobie pełniącej funkcję publiczną, związana z pełnieniem tej funkcji. Ograniczenie jawności ze względu na prywatność takich informacji nie dotyczy (art. 5 ust. 2 UDIP), a obowiązek publikacji wynika wprost z ustawy. Imion i nazwisk radnych w wykazie nie anonimizujesz.

Uważaj natomiast na przedmiot głosowania. Jeśli rada głosuje w sprawie konkretnego mieszkańca, np. skargi albo wniosku, w tytule głosowania wystarczy rodzaj sprawy, bez imienia, nazwiska i adresu wnoszącego. Więcej w tekście Anonimizacja dokumentów w BIP.

Lista kontrolna

Każde głosowanie jawne na sesji ma imienny wykaz, nie tylko uchwały.
Wykazy są w BIP w dniu sesji albo w najbliższym dniu roboczym.
Wykaz zawiera przedmiot głosowania, wynik i głos każdego radnego.
Wykaz jest tekstem, tabelą albo PDF z warstwą tekstową, nie skanem.
Wykaz jest podlinkowany przy uchwale i we wpisie sesji.
Wykazy są też na stronie internetowej gminy i w sposób zwyczajowo przyjęty.
Jest formularz na wypadek awarii urządzeń i głosowania imiennego.
W tytułach głosowań nie ma danych osobowych mieszkańców.

Wszystkie obowiązki gminy zebraliśmy na stronie BIP dla gminy.

Jak pomaga Polski BIP

Wykaz z systemu e-sesji dodajesz w BIP jako plik przy uchwale, z metryczką, w której czas udostępnienia zapisuje serwer i nie da się go zmienić. Strony uchwał mają dane strukturalne, w tym wynik głosowania, a wyszukiwarka filtruje po roku i organie. System ostrzega przy wgraniu skanu bez warstwy tekstowej. W przygotowaniu: moduł rady z importem wykazów z pliku CSV z e-sesji i pokazaniem ich jako tabeli HTML.