Wzór zapytania ofertowego na BIP

ZAPYTANIE OFERTOWE

na usługę udostępnienia i utrzymania systemu Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) w modelu abonamentowym

Komentarz dla Zamawiającego (usuń przed wysłaniem): Wzór przygotował Polski BIP (InJoy sp. z o.o.), dostawca systemu BIP. Sprawdź, czy wymagania nie ograniczają konkurencji, i dostosuj je do potrzeb jednostki.

Znak sprawy: [numer]

[miejscowość], [data]

Uwaga: pola w nawiasach kwadratowych uzupełnia Zamawiający. Wzór należy dostosować do regulaminu udzielania zamówień jednostki. Fragmenty oznaczone „Komentarz dla Zamawiającego” usuń przed wysłaniem.

1. Zamawiający

1.1. [pełna nazwa jednostki], [adres], NIP [numer], REGON [numer].

1.2. Nabywca i odbiorca na fakturze: [np. nabywca: Gmina ..., NIP ...; odbiorca: nazwa jednostki].

1.3. Osoba do kontaktu w sprawie zapytania: [imię i nazwisko, stanowisko], e-mail: [adres], telefon: [numer].

2. Tryb postępowania

2.1. Wartość zamówienia nie przekracza 170 000 zł netto. Do zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

2.2. Postępowanie prowadzi się na podstawie [nazwa regulaminu, np. zarządzenie nr ... dyrektora z dnia ... w sprawie regulaminu udzielania zamówień], z zachowaniem zasad z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (wydatki celowe i oszczędne).

2.3. Zapytanie służy rozeznaniu rynku. Zamawiający kieruje je w tej samej treści do kilku wykonawców i nie zobowiązuje się do zawarcia umowy.

3. Przedmiot zamówienia

3.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia i utrzymania systemu teleinformatycznego do prowadzenia podmiotowej strony Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego (dalej: BIP) w modelu abonamentowym, wraz z hostingiem, przeniesieniem treści z obecnego BIP, szkoleniem redaktorów i wsparciem technicznym.

3.2. Szczegółowe wymagania zawiera opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 2 do zapytania, dalej: OPZ).

3.3. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): [kod według Zamawiającego].

3.4. Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych ani wariantowych.

4. Termin realizacji

4.1. Okres świadczenia usługi: od dnia [data rozpoczęcia], [na czas nieokreślony z [liczba]-miesięcznym okresem wypowiedzenia / 12 miesięcy, do dnia [data zakończenia]].

Komentarz dla Zamawiającego (usuń przed wysłaniem): wybierz jeden wariant okresu. Wartość zamówienia przy umowie na czas nieokreślony ustala się zwykle jako wartość miesięczną pomnożoną przez 48 (art. 35 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych), a przy umowie na 12 miesięcy jako wartość za cały okres umowy. Sprawdź, czy tak ustalona wartość nie przekracza progu z regulaminu jednostki. W jednostce samorządu terytorialnego umowa na czas nieokreślony może wymagać ujęcia w wieloletniej prognozie finansowej albo upoważnienia (art. 226 i 228 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych): ustal to ze skarbnikiem.

4.2. Przeniesienie treści z obecnego BIP i uruchomienie BIP w nowym systemie: do dnia [data]. Obecny BIP działa do dnia przełączenia.

4.3. Szkolenie redaktorów: przed dniem przełączenia, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.

5. Warunki udziału i realizacji

5.1. Oferowana usługa spełnia wszystkie wymagania OPZ. Oferta, która ich nie spełnia, nie podlega ocenie.

5.2. Przed rozpoczęciem świadczenia usługi Wykonawca zawiera z Zamawiającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO).

5.3. [Jeśli wymaga tego regulamin: warunki dotyczące doświadczenia lub braku podstaw wykluczenia, sposób ich potwierdzenia.]

5.4. Przed zawarciem umowy Zamawiający może zażądać: projektu umowy z poziomem usług, projektu umowy powierzenia z listą podmiotów przetwarzających i lokalizacją przetwarzania danych, opisu zabezpieczeń oraz oświadczenia o zgodności strony BIP z WCAG 2.1 AA.

5.5. Wynagrodzenie płatne [jednorazowo z góry / kwartalnie / miesięcznie] na podstawie faktury, w terminie [liczba] dni od jej doręczenia.

5.6. Pozostałe warunki określa umowa [projekt umowy: załącznik nr 3 / projekt umowy przedstawia Wykonawca wraz z ofertą].

6. Kryteria wyboru oferty

6.1. Zamawiający stosuje [wariant A albo wariant B; drugi wariant usuń].

6.2. Do oceny przyjmuje się cenę całkowitą brutto za 12 miesięcy: cenę brutto z pkt 1.1 formularza ofertowego powiększoną o opłaty brutto, które Wykonawca wskazał w pkt 1.2 formularza jako nieobjęte ceną.

6.3. Wariant A: cena (C) 60% i jakość i funkcjonalność (J) 40%. Ocena oferty P = C + J, maksymalnie 100 punktów.

6.4. C = (najniższa cena całkowita brutto spośród ocenianych ofert / cena całkowita brutto badanej oferty) x 60 punktów.

6.5. J (maksymalnie 40 punktów) przyznaje się na podstawie pkt 2 formularza ofertowego:

a) rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej z przypomnieniem o terminie (pkt 4.8 OPZ): tak 10 punktów, nie 0 punktów;

b) akceptacja publikacji przed udostępnieniem (pkt 4.15 OPZ): tak 10 punktów, nie 0 punktów;

c) czas reakcji wsparcia technicznego w dni robocze: do [liczba] godzin 10 punktów, do [liczba] godzin 5 punktów, dłużej 0 punktów;

d) [inny mierzalny parametr z OPZ, np. dodatkowe szkolenie dla nowych redaktorów w okresie umowy]: tak 10 punktów, nie 0 punktów.

6.6. Wariant B: jedynym kryterium jest cena całkowita brutto za 12 miesięcy (100%). Zamawiający wybiera najtańszą ofertę spełniającą wszystkie wymagania OPZ.

6.7. Jeśli dwie oferty uzyskają tę samą ocenę, Zamawiający wybiera ofertę z niższą ceną całkowitą, a przy równej cenie może wezwać tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych.

Komentarz dla Zamawiającego: wariant B jest prostszy i wystarcza, gdy OPZ dokładnie opisuje wymagania, bo oferta, która ich nie spełnia, odpada niezależnie od ceny. Wariant A pozwala docenić funkcje ponad minimum z OPZ. Oceniaj tylko parametry, które da się sprawdzić w ofercie lub w wersji demonstracyjnej. Ogólnego wrażenia nie uzasadnisz w notatce z rozeznania rynku.

7. Sposób i termin składania ofert

7.1. Ofertę składa się na formularzu ofertowym (załącznik nr 1) [e-mailem na adres ... / przez platformę zakupową ... / w siedzibie Zamawiającego, pokój ...] w terminie do dnia [data], godz. [godzina].

7.2. Ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Wykonawcy [forma podpisu według regulaminu Zamawiającego, np. podpis elektroniczny albo skan podpisanego dokumentu].

7.3. Tytuł wiadomości lub opis koperty: „Oferta: BIP, znak sprawy [numer]”.

7.4. Oferty złożone po terminie nie podlegają ocenie.

7.5. Pytania dotyczące zapytania można kierować do dnia [data] na adres [e-mail]. Zamawiający przekazuje treść pytań i odpowiedzi wszystkim wykonawcom, do których skierował zapytanie, bez ujawniania, kto zadał pytanie.

7.6. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnienia treści oferty lub uzupełnienia dokumentów oraz poprawić w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe.

7.7. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez [liczba] dni od upływu terminu składania ofert.

7.8. O wyniku Zamawiający informuje wykonawców, którzy złożyli oferty, [e-mailem / w BIP Zamawiającego].

8. Unieważnienie i zastrzeżenia

8.1. Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wyboru oferty lub je unieważnić na każdym etapie, bez podania przyczyny, w szczególności gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia. Wykonawcom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

8.2. [Jeśli przewiduje to regulamin: Zamawiający może prowadzić negocjacje ceny z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.]

8.3. Koszty przygotowania oferty ponosi Wykonawca.

9. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

9.1. Administratorem danych osobowych jest [nazwa jednostki, adres].

9.2. Kontakt z inspektorem ochrony danych: [e-mail lub adres].

9.3. Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania, wyboru oferty, zawarcia i wykonania umowy oraz archiwizacji dokumentacji, na podstawie [podstawa prawna przetwarzania według RODO, np. obowiązek prawny administratora, niezbędność do zawarcia i wykonania umowy].

9.4. Odbiorcami danych mogą być osoby, którym udostępnia się dokumentację postępowania na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Zamawiającego [np. obsługa informatyczna, poczta elektroniczna].

9.5. Dane przechowujemy przez [okres wynikający z przepisów o archiwizacji i instrukcji kancelaryjnej Zamawiającego].

9.6. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych i ich sprostowania, prawo do ograniczenia przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych w RODO także prawo do usunięcia danych i sprzeciwu, oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.7. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w postępowaniu. Dane nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

9.8. Wykonawca przekazuje tę informację osobom, których dane podaje w ofercie, np. osobom do kontaktu.

10. Załączniki

10.1. Załącznik nr 1: formularz ofertowy.

10.2. Załącznik nr 2: opis przedmiotu zamówienia.

10.3. Załącznik nr 3: [projekt umowy, jeśli Zamawiający go przygotował].

[podpis kierownika jednostki lub osoby upoważnionej]

Załącznik nr 1: Formularz ofertowy

Dotyczy: zapytania ofertowego, znak sprawy [numer], na usługę udostępnienia i utrzymania systemu BIP.

Wykonawca: [nazwa, adres, NIP, numer KRS lub wpis do CEIDG]

Osoba do kontaktu: [imię i nazwisko, e-mail, telefon]

1. Cena

1.1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w okresie wskazanym w pkt 4.1 zapytania, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, za cenę za 12 miesięcy:

1.2. Cena z pkt 1.1 obejmuje (wpisz TAK albo NIE; przy NIE podaj opłatę za ten element za 12 miesięcy):

1.3. [Przy umowie na czas nieokreślony:] wartość netto umowy do ustalenia wartości zamówienia (48 x cena netto miesięczna, czyli 4 x cena netto za 12 miesięcy): [kwota] zł.

2. Jakość i funkcjonalność (wypełnia Wykonawca, jeśli Zamawiający stosuje wariant A)

2.1. Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej z przypomnieniem o terminie: [TAK/NIE].

2.2. Akceptacja publikacji przed udostępnieniem: [TAK/NIE].

2.3. Czas reakcji wsparcia technicznego w dni robocze: [liczba] godzin.

2.4. [Inny parametr wskazany w zapytaniu]: [TAK/NIE].

3. Oświadczenia Wykonawcy

3.1. Zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym i opisem przedmiotu zamówienia i nie wnosimy do nich zastrzeżeń.

3.2. Oferowana usługa spełnia wszystkie wymagania opisu przedmiotu zamówienia.

3.3. Przed rozpoczęciem świadczenia usługi zawrzemy z Zamawiającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO.

3.4. Pozostajemy związani ofertą przez okres wskazany w zapytaniu.

3.5. Wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w RODO wobec osób, których dane podajemy w ofercie.

3.6. [Oświadczenie o spełnianiu warunków lub braku podstaw wykluczenia, jeśli wymaga go regulamin Zamawiającego.]

3.7. Do oferty dołączamy: [np. projekt umowy, projekt umowy powierzenia, opis zabezpieczeń, oświadczenie o zgodności z WCAG 2.1 AA].

[miejscowość, data]

[podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy]