Wzór notatki z rozeznania rynku (BIP)
Dokument do akt po zebraniu ofert na BIP. Pokazuje, ile było warte zamówienie, kogo zapytano, co odpowiedział każdy wykonawca i dlaczego wybrano daną ofertę.
Notatka z rozeznania rynku zamyka zakup BIP poniżej 170 000 zł netto. Dokumentuje, że wydatek był celowy i oszczędny w rozumieniu art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, i że jednostka postąpiła według swojego regulaminu udzielania zamówień. Takiej notatki szuka kontrola, gdy pyta, skąd wybór dostawcy.
Jak użyć wzoru
- Wartość zamówienia oszacuj przed wysłaniem zapytań i wpisz datę oszacowania. Licz cały okres umowy i opłaty jednorazowe, netto.
- Dolicz inne zamówienia tego samego rodzaju planowane w jednostce. Zamówienia nie dzieli się na części, żeby zejść poniżej progu.
- Wpisz wszystkich zapytanych wykonawców, także tych, którzy nie odpowiedzieli.
- W zestawieniu porównuj cenę całkowitą za cały okres, z dopłatami. Jeśli nie wybierasz najtańszej oferty, napisz konkretnie, którego wymagania tańsza oferta nie spełniła.
Treść wzoru
NOTATKA Z ROZEZNANIA RYNKU
dotycząca zamówienia na usługę udostępnienia i utrzymania systemu Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)
Komentarz dla Zamawiającego (usuń przed użyciem): Wzór przygotował Polski BIP (InJoy sp. z o.o.), dostawca systemu BIP. Dostosuj go do potrzeb jednostki.
Znak sprawy: [numer]
[miejscowość], [data]
Uwaga: pola w nawiasach kwadratowych uzupełnia Zamawiający. Wzór należy dostosować do regulaminu udzielania zamówień jednostki.
1. Zamawiający i podstawa
1.1. Zamawiający: [nazwa jednostki, adres, NIP].
1.2. Rozeznanie rynku przeprowadzono na podstawie [nazwa regulaminu udzielania zamówień, np. zarządzenie nr ... z dnia ...]. Wartość zamówienia nie przekracza 170 000 zł netto, więc nie stosuje się ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
1.3. Osoba prowadząca rozeznanie: [imię i nazwisko, stanowisko].
2. Przedmiot zamówienia
2.1. Usługa udostępnienia i utrzymania systemu do prowadzenia BIP Zamawiającego w modelu abonamentowym przez [liczba] miesięcy od dnia [data], wraz z hostingiem, przeniesieniem treści z obecnego BIP, szkoleniem redaktorów i wsparciem technicznym, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia z dnia [data].
2.2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): [kod].
2.3. Źródło finansowania: [np. dział, rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej albo pozycja planu finansowego], kwota przeznaczona na zamówienie: [kwota] zł brutto.
3. Szacunkowa wartość zamówienia
3.1. Wartość szacunkowa: [kwota] zł netto.
3.2. Data oszacowania: [data].
3.3. Sposób oszacowania: [np. koszt obecnej umowy na BIP, cenniki dostawców dostępne na ich stronach internetowych, oferty z poprzedniego roku].
3.4. Wartość obejmuje cały okres umowy ([liczba] miesięcy) oraz opłaty jednorazowe, np. za przeniesienie treści, aktywację i szkolenie, bez podatku VAT.
3.5. Sumowanie zamówień: przy szacowaniu uwzględniono inne zamówienia tego samego rodzaju planowane przez Zamawiającego [w okresie przyjętym w regulaminie, np. w roku budżetowym], w tym [np. utrzymanie strony internetowej jednostki, inne usługi hostingowe]. Łączna wartość tych zamówień: [kwota] zł netto. Zamówienia nie podzielono na części w celu uniknięcia stosowania przepisów lub procedur.
4. Zapytani wykonawcy
4.1. Zapytanie ofertowe wraz z opisem przedmiotu zamówienia wysłano w tej samej treści do wykonawców wymienionych w tabeli, z terminem składania ofert do dnia [data], godz. [godzina].
| Lp. | Wykonawca (nazwa, adres, NIP) | Data wysłania zapytania | Sposób wysłania | Data otrzymania oferty |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [nazwa wykonawcy] | [data] | [e-mail / platforma zakupowa / pismo] | [data albo „brak oferty”] |
| 2 | [nazwa wykonawcy] | [data] | [sposób] | [data albo „brak oferty”] |
| 3 | [nazwa wykonawcy] | [data] | [sposób] | [data albo „brak oferty”] |
4.2. Pytania wykonawców i odpowiedzi: [brak / opis i data przekazania odpowiedzi wszystkim wykonawcom].
5. Zestawienie ofert
5.1. Oferty porównano według ceny całkowitej brutto za cały okres umowy, z doliczeniem opłat, które wykonawca wskazał jako nieobjęte ceną.
| Lp. | Wykonawca | Cena netto | Cena brutto | Opłaty dodatkowe brutto | Cena całkowita brutto | Spełnia OPZ (TAK/NIE) | Punkty |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [nazwa] | [kwota] zł | [kwota] zł | [kwota] zł | [kwota] zł | [TAK/NIE] | [liczba] |
| 2 | [nazwa] | [kwota] zł | [kwota] zł | [kwota] zł | [kwota] zł | [TAK/NIE] | [liczba] |
| 3 | [nazwa] | [kwota] zł | [kwota] zł | [kwota] zł | [kwota] zł | [TAK/NIE] | [liczba] |
5.2. Oferty, które nie podlegały ocenie: [brak / nazwa wykonawcy i powód, np. oferta po terminie, niespełnienie wymagania z pkt ... opisu przedmiotu zamówienia].
6. Wybór oferty i uzasadnienie
6.1. Wybrano ofertę: [nazwa wykonawcy, adres, NIP], cena netto [kwota] zł, cena brutto [kwota] zł za [liczba] miesięcy.
6.2. Uzasadnienie: [np. oferta spełnia wszystkie wymagania opisu przedmiotu zamówienia i uzyskała najwyższą liczbę punktów według kryteriów z zapytania / jest najtańszą ofertą spełniającą wszystkie wymagania].
6.3. Jeśli wybrana oferta nie jest najtańsza: [wskaż wymagania opisu przedmiotu zamówienia lub kryteria, które przesądziły o wyborze, np. tańsza oferta nie obejmowała umowy powierzenia, kopii bezpieczeństwa w odrębnej lokalizacji albo przeniesienia treści].
6.4. Cena wybranej oferty mieści się w kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia. Wydatek jest celowy i oszczędny w rozumieniu art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
6.5. Wykonawców, którzy złożyli oferty, poinformowano o wyniku w dniu [data], [sposób].
7. Załączniki
7.1. Zapytanie ofertowe z opisem przedmiotu zamówienia.
7.2. Potwierdzenia wysłania zapytań, np. wydruki wiadomości e-mail.
7.3. Otrzymane oferty.
7.4. [Inne, np. wydruki cenników ze stron internetowych dostawców użyte do oszacowania wartości.]
Sporządził(a): [imię i nazwisko, stanowisko, data, podpis]
[Jeśli wymaga tego regulamin: sprawdził(a) główny księgowy, data, podpis]
Zatwierdzam: [kierownik jednostki lub osoba upoważniona, data, podpis]
Skąd wziąć dane do notatki
Zapytanie przygotujesz na podstawie wzoru zapytania ofertowego na BIP. Jego formularz ofertowy ma te same pozycje co zestawienie w notatce: cenę netto i brutto oraz informację, czy cena obejmuje hosting, migrację, szkolenie i wsparcie. Wymagania, z którymi porównujesz oferty, zawiera wzór opisu przedmiotu zamówienia.
Wzór nie jest poradą prawną. Niektóre regulaminy wymagają innego układu notatki, podpisu głównego księgowego albo protokołu zamiast notatki. Cały proces opisujemy w poradniku Jak kupić BIP bez przetargu.
Poproś o ofertę dla swojej jednostki
Potrzebujesz oferty do zestawienia? Odpowiemy e-mailem: oferta w PDF z ceną netto i brutto, opis przedmiotu zamówienia i wzór umowy.