Informację o wyniku naboru publikujesz w BIP niezwłocznie po naborze i trzymasz ją tam co najmniej 3 miesiące. Równocześnie wywieszasz ją na tablicy informacyjnej jednostki (art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych). Informacja zawiera dane wybranej osoby albo uzasadnienie, dlaczego nabór nie został rozstrzygnięty (art. 15 ust. 2). Po 3 miesiącach dane osobowe warto zdjąć.
Kiedy opublikować wynik naboru
Przepis mówi „niezwłocznie po przeprowadzonym naborze” (art. 15 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, dalej: UPS). Nabór kończy się wyborem kandydata przez kierownika jednostki albo stwierdzeniem, że nikt nie został wybrany. Nie czekaj więc na podpisanie umowy o pracę ani na pierwszy dzień pracy nowej osoby.
W toku naboru komisja wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne i w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, i przedstawia ich kierownikowi jednostki (art. 13a ust. 1 UPS). Z naboru sporządza się protokół (art. 14 UPS). Wynik w BIP to krótka informacja na podstawie tego protokołu, a nie sam protokół.
O tym, kiedy informacja naprawdę pojawiła się w BIP, świadczy czas udostępnienia w metryczce (art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, dalej: UDIP). Od tej daty liczysz też 3 miesiące. Więcej o metryczce w tekście Metryczka w BIP.
Co zawiera informacja o wyniku naboru
| Element | Podstawa | Jak wpisać |
|---|---|---|
| Nazwa i adres jednostki | art. 15 ust. 2 pkt 1 UPS | tak samo jak w ogłoszeniu o naborze |
| Określenie stanowiska | pkt 2 | nazwa stanowiska z ogłoszenia |
| Imię i nazwisko wybranego kandydata | pkt 3 | tylko osoby wybranej |
| Miejsce zamieszkania wybranego kandydata | pkt 3 | w rozumieniu Kodeksu cywilnego, czyli miejscowość, bez ulicy i numeru domu |
| Uzasadnienie wyboru albo nierozstrzygnięcia | pkt 4 | 2-4 zdania odniesione do wymagań z ogłoszenia |
Uzasadnienie nie musi być długie, ale powinno odnosić się do wymagań z ogłoszenia. Przykład: „Kandydatka spełniła wszystkie wymagania niezbędne i większość wymagań dodatkowych. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej wykazała znajomość przepisów o rachunkowości budżetowej oraz doświadczenie w prowadzeniu ewidencji księgowej w jednostce sektora finansów publicznych.”
Przy nierozstrzygniętym naborze napisz konkretnie, co się stało, np. „W terminie nie wpłynęła żadna oferta” albo „Żaden z kandydatów nie spełnił wymagań niezbędnych”. Bez danych osób, które się zgłosiły.
Czego nie publikować
Wynik naboru to jedna z publikacji, w których najłatwiej o nadmiar danych osobowych. W BIP nie powinny się znaleźć:
- imiona i nazwiska pozostałych kandydatów, także tych z pierwszej piątki,
- pełny adres wybranej osoby, numer telefonu, data urodzenia,
- skan protokołu z podpisami członków komisji,
- oceny punktowe poszczególnych kandydatów.
Informacje o kandydatach stanowią informację publiczną w zakresie wymagań z ogłoszenia (art. 13 ust. 4 UPS). Mieszkaniec może więc o nie zapytać wnioskiem, ale to nie powód, żeby wystawiać je w BIP. Wniosek rozpatrujesz osobno, z oceną, co można udostępnić. Zobacz Wniosek o udostępnienie informacji publicznej.
Co zrobić po 3 miesiącach
UPS wymaga publikacji „przez okres co najmniej 3 miesięcy” (art. 15 ust. 1). Przepis nie mówi, co dalej. Rozsądna praktyka, którą rekomendujemy:
- Po upływie 3 miesięcy zdejmij z informacji imię, nazwisko i miejscowość wybranej osoby.
- Pod dotychczasowym adresem zostaw informację, że nabór na dane stanowisko się odbył, z datą i wzmianką, że dane osobowe zdjęto po upływie okresu publikacji z art. 15 ust. 1 UPS.
- Zadbaj, by zmiana była widoczna w rejestrze zmian: kto, kiedy i na jakiej podstawie zdjął dane.
Dlaczego nie zostawić wszystkiego na zawsze? Dalsza publikacja nazwiska i miejscowości nie ma podstawy w UPS, a RODO wymaga, by dane były przetwarzane tylko tak długo, jak to potrzebne do celu. Pozostawianie danych po terminie to jedna z nieprawidłowości, na które zwraca uwagę Prezes UODO. Plan kontroli sektorowych UODO na 2026 r. obejmuje BIP-y gmin i powiatów. Szerzej o terminach publikacji danych osobowych piszemy w tekstach Oświadczenia majątkowe i RODO w BIP i Anonimizacja dokumentów w BIP.
Nie usuwaj natomiast całej informacji bez śladu. Kontrola sprawdza, czy nabór został ogłoszony i rozstrzygnięty zgodnie z przepisami, a pusty adres albo błąd 404 utrudnia wykazanie, że wynik w ogóle był opublikowany. Dlatego tak ważny jest rejestr zmian; zobacz Rejestr zmian w BIP.
Ponowne obsadzenie stanowiska w ciągu 3 miesięcy
Jeśli w ciągu 3 miesięcy od nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w naborze trzeba ponownie obsadzić to samo stanowisko, można zatrudnić inną osobę spośród najlepszych kandydatów z tego naboru (art. 15 ust. 3 UPS). Nie ogłaszasz wtedy nowego naboru, ale opublikuj w BIP aktualizację: nową informację o wyniku z danymi zatrudnionej osoby i uzasadnieniem, z odesłaniem do pierwotnego naboru. Zmiana powinna być widoczna w rejestrze zmian.
Lista kontrolna wyniku naboru
- Informacja opublikowana niezwłocznie po wyborze kandydata albo po stwierdzeniu, że nabór jest nierozstrzygnięty
- Wywieszona również na tablicy informacyjnej jednostki
- Nazwa i adres jednostki oraz stanowisko zgodne z ogłoszeniem
- Imię, nazwisko i miejscowość tylko wybranej osoby
- Uzasadnienie wyboru albo nierozstrzygnięcia odniesione do wymagań
- Bez danych pozostałych kandydatów i bez skanu protokołu
- Data w metryczce, od której liczysz 3 miesiące, wpisana w kalendarz
- Po 3 miesiącach dane osobowe zdjęte, informacja o naborze zostaje pod tym samym adresem
- Zdjęcie danych widoczne w rejestrze zmian
Jak pomaga Polski BIP
Kreator „Dodaj nabór” w Polskim BIP prowadzi od ogłoszenia do wyniku, a metryczka zapisuje czas udostępnienia z serwera, więc wiesz, od kiedy liczyć 3 miesiące. Dane osobowe zdejmujesz jednym kliknięciem: pod starym adresem zostaje informacja, kiedy i na jakiej podstawie zakończono publikację, a zmiana trafia do rejestru zmian. Automatyczne przypomnienie i zdjęcie danych po terminie są w przygotowaniu. Zobacz funkcje.