Czy procedurę zgłoszeń wewnętrznych trzeba opublikować w BIP?

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nie nakazuje publikacji procedury zgłoszeń wewnętrznych w BIP. Wymaga podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie (art. 24 ust. 5) i przekazania informacji o niej kandydatom wraz z rozpoczęciem rekrutacji (art. 24 ust. 6). Publikacja w BIP jest dobrą praktyką, bo docierają tam też kandydaci, wykonawcy, stażyści i wolontariusze. Obowiązek publikacji w BIP dotyczy natomiast organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne (art. 48 ust. 1).

Która jednostka publiczna musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Podmiot, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów). W jednostkach samorządu terytorialnego obowiązki wykonują ich jednostki organizacyjne, np. urząd gminy (art. 23 ust. 4). Przepisów o zgłoszeniach wewnętrznych nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców (art. 23 ust. 5), choć mogą one procedurę ustalić dobrowolnie (art. 24 ust. 2).

Czy BIP może służyć do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów?

Lepiej nie. Art. 27 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wymaga, by procedura uniemożliwiała nieupoważnionym osobom dostęp do informacji ze zgłoszenia i chroniła poufność tożsamości sygnalisty. Redaktorzy BIP i dostawca systemu nie powinni mieć wglądu w zgłoszenia. W BIP publikuje się informację o sposobach zgłaszania, a samo zgłoszenie trafia osobnym kanałem do osoby lub jednostki upoważnionej na piśmie (art. 27 ust. 2).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych a BIP: co publikować

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nie nakazuje publikować procedury zgłoszeń wewnętrznych w BIP. Podmiot, dla którego pracuje co najmniej 50 osób, ustala procedurę (art. 23 ust. 1 i art. 24 ust. 1), podaje ją do wiadomości pracujących (art. 24 ust. 5) i przekazuje informację o niej kandydatom (art. 24 ust. 6). Obowiązek publikacji w BIP mają organy publiczne przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne (art. 48).

Kto musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych

Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Przepisy o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 1). Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby pracujące za wynagrodzeniem na innej podstawie, jeśli same nie zatrudniają innych osób (art. 23 ust. 2).

Dla sektora publicznego ważne są trzy przepisy:

Jednostki samorządu terytorialnego. Obowiązki podmiotu prawnego wykonują jednostki organizacyjne JST (art. 23 ust. 4). Procedurę ma więc urząd gminy, a osobno szkoła, ośrodek pomocy społecznej czy dom kultury, jeśli przekraczają próg 50 osób.
Małe gminy i powiaty. Przepisów o zgłoszeniach wewnętrznych nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców (art. 23 ust. 5). Mogą one ustalić procedurę dobrowolnie (art. 24 ust. 2), podobnie jak podmioty poniżej 50 osób.
Wspólna procedura. JST mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, np. przez centrum usług wspólnych, jeśli zapewnią jej odrębność od procedury zgłoszeń zewnętrznych (art. 28 ust. 5).

Za nieustanowienie procedury albo ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy osoba odpowiedzialna podlega karze grzywny (art. 58).

Co musi zawierać procedura

Art. 25 ust. 1 ustawy wymienia elementy obowiązkowe:

jednostkę lub osobę (albo podmiot zewnętrzny) upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń,
sposoby przekazywania zgłoszeń wraz z adresem do kontaktu sygnalisty,
bezstronną jednostkę lub osobę upoważnioną do działań następczych i komunikacji z sygnalistą,
tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w 7 dni,
obowiązek podjęcia działań następczych z należytą starannością,
maksymalny termin informacji zwrotnej, nie dłuższy niż 3 miesiące,
zrozumiałe informacje o zgłoszeniach zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.

Zgłoszenia muszą być możliwe co najmniej ustnie lub pisemnie (art. 26 ust. 1). Sygnalista może też od razu zgłosić naruszenie zewnętrznie, bez zgłoszenia wewnętrznego (art. 30 ust. 1).

Jak wprowadzić procedurę

Ustawa określa kolejność:

Konsultacje projektu z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma, z przedstawicielami osób świadczących pracę (art. 24 ust. 3). Trwają od 5 do 10 dni od przedstawienia projektu (art. 24 ust. 4).
Podanie do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie (art. 24 ust. 5).
Wejście w życie po upływie 7 dni od podania do wiadomości (art. 24 ust. 5).
Upoważnienia na piśmie dla osób przyjmujących i weryfikujących zgłoszenia (art. 27 ust. 2).
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych (art. 29), prowadzony poza BIP.

Datę podania do wiadomości warto móc wykazać, bo od niej liczy się 7 dni. Publikacja w BIP z metryczką daje taki dowód, choć nie zastępuje sposobu przyjętego w jednostce, np. zapoznania pracowników za potwierdzeniem.

Co z tego publikować w BIP

Sygnalistą może być nie tylko pracownik, ale też osoba na umowie cywilnoprawnej, wykonawca, stażysta, wolontariusz, praktykant, a także kandydat do pracy (art. 4 ust. 1 i 2). Oni nie mają dostępu do intranetu ani tablicy w pokoju socjalnym. Dlatego w BIP warto opublikować, w osobnej, łatwej do znalezienia kategorii, np. „Zgłaszanie naruszeń prawa”:

treść procedury zgłoszeń wewnętrznych albo jej część potrzebną zgłaszającemu,
sposoby dokonywania zgłoszeń: adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu z informacją, czy rozmowy są nagrywane,
informację o zgłoszeniach zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych (art. 25 ust. 1 pkt 8),
klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych.

Do ogłoszeń o naborze dodaj odnośnik do tej kategorii. Spełnisz w ten sposób obowiązek przekazania informacji o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji (art. 24 ust. 6). Zobacz Ogłoszenie o naborze w BIP.

Procedurę publikuj jako treść HTML, nie jako skan zarządzenia. Musi ją móc przeczytać osoba korzystająca z czytnika ekranu; zobacz Dostępny PDF w BIP.

Czego nie publikować w BIP

Ochrona poufności to oś całej ustawy. Procedura i przetwarzanie danych muszą uniemożliwiać nieupoważnionym osobom dostęp do informacji ze zgłoszenia i chronić tożsamość sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, i osób trzecich (art. 27 ust. 1). Za ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (art. 56).

W BIP nie publikuj więc:

rejestru zgłoszeń wewnętrznych (art. 29), ani w całości, ani w części,
treści zgłoszeń, protokołów rozmów i informacji zwrotnych,
imion i nazwisk osób, które dokonały zgłoszenia lub których ono dotyczy,
dokumentów z postępowań wyjaśniających, z których da się pośrednio ustalić te osoby.

Nie przyjmuj też zgłoszeń formularzem w BIP. Redaktorzy BIP, administrator systemu i dostawca nie są osobami upoważnionymi z art. 27 ust. 2. Zgłoszenie powinno trafiać bezpośrednio do upoważnionej osoby lub jednostki, osobnym kanałem.

Gmina jako organ publiczny: sekcja w BIP z art. 48

Osobny obowiązek dotyczy zgłoszeń zewnętrznych. Organem publicznym w rozumieniu ustawy są m.in. organy jednostek samorządu terytorialnego właściwe do działań następczych w dziedzinach z art. 3 ust. 1, np. zamówień publicznych, ochrony środowiska czy zdrowia publicznego (art. 2 pkt 6). Organ publiczny ustala procedurę zgłoszeń zewnętrznych (art. 33) i umieszcza na swojej stronie w BIP, w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji, w sposób zrozumiały dla sygnalisty, informacje wymienione w art. 48 ust. 1, w tym:

dane kontaktowe do zgłoszeń zewnętrznych, w tym adres do doręczeń elektronicznych i numer telefonu ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane,
warunki objęcia sygnalisty ochroną i tryb postępowania ze zgłoszeniem,
termin i zawartość informacji zwrotnej,
zasady poufności i przetwarzania danych osobowych,
środki ochrony przed działaniami odwetowymi,
zachętę do korzystania z procedury wewnętrznej, gdy to możliwe,
dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.

To jest obowiązek publikacji w BIP wprost z ustawy. Sprawdź, czy dotyczy wójta, burmistrza lub starosty w Twojej jednostce, i ustal z radcą prawnym, kto przygotowuje treść sekcji. Pełną listę obowiązkowych publikacji znajdziesz w tekście Co musi zawierać BIP.

Lista kontrolna

Sprawdzona liczba osób na 1 stycznia i 1 lipca (art. 23 ust. 1-2) oraz wyłączenie z art. 23 ust. 5
Procedura z elementami z art. 25 ust. 1, po konsultacjach trwających 5-10 dni
Data podania do wiadomości udokumentowana, wejście w życie po 7 dniach
Pisemne upoważnienia dla osób przyjmujących zgłoszenia
Rejestr zgłoszeń prowadzony poza BIP
W BIP osobna kategoria ze sposobami zgłaszania i informacją o zgłoszeniach zewnętrznych
Odnośnik do procedury w każdym ogłoszeniu o naborze
Brak formularza zgłoszeń w BIP
Jeśli organ jednostki jest organem publicznym: sekcja z art. 48 ust. 1 w BIP

Jak pomaga Polski BIP

Polski BIP ma szablon procedury zgłoszeń wewnętrznych, który publikujesz jako treść HTML w osobnej kategorii menu przedmiotowego. Metryczka zapisuje czas udostępnienia z serwera, a rejestr zmian pokazuje kolejne wersje procedury, co pomaga wykazać datę podania jej do wiadomości. BIP nie służy do przyjmowania zgłoszeń, więc redaktorzy i dostawca nie mają wglądu w ich treść. Zobacz funkcje i bezpieczeństwo.