Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze publikujesz w BIP i na tablicy informacyjnej jednostki (art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych). Musi zawierać elementy z art. 13 ust. 2 tej ustawy, a termin na złożenie dokumentów nie może być krótszy niż 10 dni od publikacji w BIP (art. 13 ust. 3). Poniżej wyjaśniamy, kogo to dotyczy, co wpisać i na co uważać.
Kogo dotyczy obowiązek publikacji naboru w BIP
Ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: UPS) stosuje się do pracowników zatrudnionych m.in. w urzędach gmin, starostwach, urzędach marszałkowskich oraz w gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostkach organizacyjnych (art. 2 UPS). W praktyce chodzi więc o urząd gminy, ale też o szkołę, przedszkole, ośrodek pomocy społecznej czy centrum usług wspólnych.
Nabór na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny (art. 11 ust. 1 UPS). Obowiązek nie obejmuje:
- stanowisk pomocniczych i obsługi (UPS rozróżnia je od urzędniczych w art. 4 ust. 2),
- zatrudnienia na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika (art. 12 ust. 2 UPS),
- pracowników, których status określają odrębne przepisy (art. 3 UPS), np. nauczycieli zatrudnianych na podstawie Karty Nauczyciela.
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP) również wymienia informację o naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie określonym w przepisach odrębnych (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. g UDIP). Przez art. 8 ust. 3 UDIP jest to informacja, którą udostępnia się w BIP. Przepisem odrębnym jest właśnie UPS.
Co musi zawierać ogłoszenie o naborze
Art. 13 ust. 2 UPS wymienia elementy obowiązkowe. Zestawienie:
| Element | Podstawa | Uwagi |
|---|---|---|
| Nazwa i adres jednostki | art. 13 ust. 2 pkt 1 | pełna nazwa z aktu założycielskiego lub statutu |
| Określenie stanowiska | pkt 2 | nazwa zgodna z regulaminem wynagradzania, wymiar etatu |
| Wymagania: niezbędne i dodatkowe | pkt 3 i ust. 2a | niezbędne to konieczne do podjęcia pracy, dodatkowe pozwalają optymalnie wykonywać zadania |
| Zakres zadań | pkt 4 | konkretnie, zgodnie z opisem stanowiska |
| Warunki pracy | pkt 4a | miejsce, praca przy komputerze, wyjazdy, dostępność budynku |
| Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych | pkt 4b | czy w miesiącu poprzedzającym publikację wyniósł co najmniej 6% |
| Wymagane dokumenty | pkt 5 | CV, list motywacyjny, kopie dyplomów, oświadczenia |
| Termin i miejsce składania dokumentów | pkt 6 | data, godzina, adres, forma (papier, e-mail, ePUAP), jeśli przewidujesz |
Dwie rzeczy łatwo przeoczyć:
- Obywatele innych państw. Upowszechniając informację o wolnym stanowisku, kierownik jednostki wskazuje stanowiska, o które mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej i innych państw, którym przysługuje prawo do podjęcia pracy w Polsce (art. 11 ust. 2 UPS).
- Kandydaci z niepełnosprawnością. Jeśli wskaźnik jest niższy niż 6%, osobie niepełnosprawnej, która znajdzie się wśród najlepszych kandydatów, przysługuje pierwszeństwo w zatrudnieniu (art. 13a ust. 2 UPS, poza kierowniczymi stanowiskami urzędniczymi). Kandydat, który chce z niego skorzystać, składa kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność (art. 13 ust. 2b UPS), więc warto o tym napisać w wykazie dokumentów.
Do ogłoszenia dołącz klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów (RODO) i, jeśli jednostka ma procedurę zgłoszeń wewnętrznych, informację o niej. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wymaga przekazania tej informacji osobie ubiegającej się o pracę wraz z rozpoczęciem rekrutacji (art. 24 ust. 6). Więcej w tekście Procedura zgłoszeń wewnętrznych a BIP.
Termin 10 dni liczony od publikacji w BIP
Termin do składania dokumentów nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP (art. 13 ust. 3 UPS). Przepis wiąże termin z BIP, a nie z tablicą informacyjną. Jeśli ogłoszenie trafi na tablicę w poniedziałek, a do BIP w środę, liczysz od środy.
Dlatego tak ważna jest metryczka. Czas udostępnienia informacji w BIP (art. 8 ust. 6 UDIP) to dowód, kiedy ogłoszenie naprawdę się ukazało. Jeśli system pozwala wpisać tę datę ręcznie, trudno ją obronić przy skardze kandydata. Więcej w tekście Metryczka w BIP.
Kilka praktycznych zasad:
- zostaw zapas jednego lub dwóch dni ponad minimum, zwłaszcza gdy publikacja wypada przed weekendem,
- wpisz w ogłoszeniu konkretną datę i godzinę, do której przyjmujesz dokumenty, oraz to, czy liczy się data wpływu, czy data stempla pocztowego,
- nie skracaj terminu po publikacji; jeśli musisz go zmienić, wydłużaj go i zostaw ślad w rejestrze zmian.
Zmiany w ogłoszeniu po publikacji
Pomyłki się zdarzają: zły adres e-mail, literówka w nazwie stanowiska, brakujący dokument. Poprawka jest dopuszczalna, ale każda zmiana treści po publikacji powinna być widoczna w rejestrze zmian: kto, kiedy i co zmienił. Kandydat musi mieć pewność, że wymagania nie zmieniły się w trakcie naboru. Przy istotnej zmianie (np. nowe wymaganie niezbędne) bezpieczniej unieważnić nabór i ogłosić nowy, z nowym terminem 10 dni. Jak działa rejestr, opisujemy w tekście Rejestr zmian w BIP.
Dane osobowe kandydatów w BIP
Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami określonymi w ogłoszeniu (art. 13 ust. 4 UPS). To nie znaczy, że wszystko trzeba wystawić w BIP.
- Lista kandydatów spełniających wymagania formalne. UPS nie nakazuje jej publikacji wprost. Wiele jednostek publikuje ją na podstawie własnego regulaminu naboru. Jeśli to robisz, ogranicz dane do imienia, nazwiska i miejscowości, bez adresów, numerów telefonów i dat urodzenia.
- Protokół z naboru (art. 14 UPS) zawiera imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, skład komisji i uzasadnienie wyboru. Zostaje w dokumentacji jednostki, a nie w BIP.
- Dokumenty aplikacyjne (CV, listy motywacyjne) nigdy nie trafiają do BIP.
Po naborze w BIP publikujesz informację o jego wyniku, przez co najmniej 3 miesiące (art. 15 ust. 1 UPS). Co ona zawiera i co zrobić po tym terminie, opisujemy w tekście Wynik naboru w BIP.
Najczęstsze błędy w ogłoszeniach o naborze
- termin na dokumenty krótszy niż 10 dni, bo liczony od dnia podpisania ogłoszenia, a nie od publikacji w BIP,
- brak informacji o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 13 ust. 2 pkt 4b UPS),
- wymagania bez podziału na niezbędne i dodatkowe,
- ogłoszenie tylko jako skan podpisanego pisma, bez warstwy tekstowej, czego nie przeczyta czytnik ekranu ani wyszukiwarka; zobacz Skan bez warstwy tekstowej,
- ogłoszenie usunięte z BIP po zakończeniu naboru, zamiast przeniesienia do archiwum.
Lista kontrolna ogłoszenia o naborze
- Stanowisko jest urzędnicze, a nie pomocnicze lub obsługi, i nie chodzi o zastępstwo
- Wszystkie elementy z art. 13 ust. 2 UPS, w tym warunki pracy i wskaźnik 6%
- Wymagania podzielone na niezbędne i dodatkowe (art. 13 ust. 2a)
- Wskazanie, czy o stanowisko mogą ubiegać się cudzoziemcy (art. 11 ust. 2)
- Termin na dokumenty co najmniej 10 dni od publikacji w BIP, z zapasem
- Ogłoszenie wywieszone również na tablicy informacyjnej
- Klauzula RODO i informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
- Treść w HTML, załącznik PDF z warstwą tekstową
- Metryczka z rzeczywistym czasem udostępnienia
- Po naborze: informacja o wyniku przez co najmniej 3 miesiące
Jak pomaga Polski BIP
W Polskim BIP nabór dodajesz kreatorem „Dodaj nabór”, który prowadzi przez pola z art. 13 ust. 2 UPS zamiast pustej strony. Metryczka uzupełnia się sama, a czas udostępnienia pochodzi z serwera i nie da się go edytować, więc termin 10 dni masz udokumentowany. Każda poprawka po publikacji zostaje w rejestrze zmian. Licznik terminu publikacji wyniku naboru z przypomnieniem jest w przygotowaniu. Zobacz funkcje.
Źródła
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1135 (ELI)
- Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, t.j. Dz.U. 2022 poz. 902 (ISAP, PDF)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928 (ELI)
- Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej (gov.pl)