W jakim terminie wójt odpowiada na interpelację?

Wójt albo osoba przez niego wyznaczona udziela odpowiedzi na piśmie nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania interpelacji lub zapytania (art. 24 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym). Radny składa interpelację na piśmie do przewodniczącego rady, który niezwłocznie przekazuje ją wójtowi. Termin 14 dni liczy się od otrzymania przez wójta.

Czym interpelacja różni się od zapytania radnego?

Interpelacja dotyczy spraw o istotnym znaczeniu dla gminy i powinna zawierać krótkie przedstawienie stanu faktycznego oraz wynikające z niego pytania (art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym). Zapytanie składa się w sprawach aktualnych problemów gminy albo w celu uzyskania informacji o konkretnym stanie faktycznym (art. 24 ust. 5). Obie formy mają ten sam tryb: na piśmie, odpowiedź w 14 dni, publikacja w BIP.

Interpelacje i zapytania radnych w BIP: terminy i publikacja

Q: Czy interpelacje radnych trzeba publikować w BIP?

Tak. Art. 24 ust. 7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi, że treść interpelacji i zapytań oraz udzielonych odpowiedzi podawana jest do publicznej wiadomości poprzez niezwłoczną publikację w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty. Publikuje się zarówno pytanie radnego, jak i odpowiedź wójta.

Interpelacje i zapytania radnych publikujesz w BIP razem z odpowiedziami. Art. 24 ust. 7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi, że ich treść „oraz udzielonych odpowiedzi podawana jest do publicznej wiadomości poprzez niezwłoczną publikację w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy”. Wójt odpowiada na piśmie w 14 dni (art. 24 ust. 6).

Poniżej opisujemy tryb składania interpelacji, terminy, sposób prowadzenia rejestru w BIP i to, jak postępować z danymi osobowymi mieszkańców w treści interpelacji.

Interpelacja i zapytanie: podstawa prawna

Art. 24 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: usg) daje radnym dwa narzędzia kontroli wójta. W sprawach dotyczących gminy radni mogą kierować do wójta interpelacje i zapytania (ust. 3).

	Interpelacja	Zapytanie
Kiedy	sprawy o istotnym znaczeniu dla gminy (ust. 4)	aktualne problemy gminy albo informacja o konkretnym stanie faktycznym (ust. 5)
Treść	krótkie przedstawienie stanu faktycznego i wynikające z niego pytania (ust. 4)	jak w interpelacji, stosuje się odpowiednio (ust. 5)
Forma	na piśmie, do przewodniczącego rady (ust. 6)	na piśmie, do przewodniczącego rady (ust. 6)
Odpowiedź	wójt lub osoba wyznaczona, na piśmie, w 14 dni (ust. 6)	jak w interpelacji (ust. 6)
Publikacja	niezwłocznie w BIP, na stronie gminy i w sposób zwyczajowo przyjęty (ust. 7)	jak w interpelacji (ust. 7)

Dla BIP różnica między interpelacją a zapytaniem jest drugorzędna: obie publikujesz tak samo. Warto jednak oznaczać rodzaj, bo mieszkańcy i dziennikarze szukają po nim.

Podobne przepisy o interpelacjach mają ustawy o samorządzie powiatowym i o samorządzie województwa. Tu opisujemy gminę.

Terminy krok po kroku

Radny składa interpelację na piśmie do przewodniczącego rady.
Przewodniczący przekazuje ją wójtowi niezwłocznie (ust. 6).
Wójt odpowiada na piśmie nie później niż w 14 dni od dnia otrzymania interpelacji lub zapytania (ust. 6). Odpowiedzi może udzielić osoba wyznaczona przez wójta, np. zastępca albo sekretarz.
Publikacja w BIP treści interpelacji i odpowiedzi, niezwłocznie (ust. 7).

Ustawa nie mówi, czy interpelację publikuje się od razu, czy dopiero z odpowiedzią. Przepis wymaga niezwłocznej publikacji i treści interpelacji, i odpowiedzi, więc bezpieczniej opublikować interpelację po wpływie, a odpowiedź dodać, gdy zostanie udzielona. Mieszkaniec widzi wtedy, że sprawa czeka na odpowiedź, a metryczka pokazuje daty.

Termin 14 dni na odpowiedź biegnie od otrzymania przez wójta, a nie od złożenia u przewodniczącego. Datę przekazania warto więc zapisywać, np. w rejestrze kancelaryjnym.

Jak prowadzić interpelacje w BIP

Najlepiej sprawdza się osobna kategoria w menu przedmiotowym, np. „Interpelacje i zapytania radnych”, z podziałem na kadencje i lata. Każdy wpis zawiera:

numer i rodzaj (interpelacja albo zapytanie),
imię i nazwisko radnego,
datę złożenia i datę przekazania wójtowi,
temat w jednym zdaniu, np. „remont drogi gminnej w miejscowości X”,
treść interpelacji,
odpowiedź z datą i osobą, która jej udzieliła,
status: „oczekuje na odpowiedź” albo „udzielono odpowiedzi”,
metryczkę.

Treść publikuj jako tekst w BIP albo jako PDF z warstwą tekstową. Skan pisma odręcznego albo wydruku bez warstwy tekstowej jest niedostępny dla czytnika ekranu i dla wyszukiwarki (zobacz Skan bez warstwy tekstowej). Jeśli radny złożył pismo odręczne, przepisz treść do wpisu, a skan dodaj jako załącznik.

Interpelacja może dotyczyć tematu omawianego na sesji. Wtedy dobrze jest podlinkować ją we wpisie sesji, obok nagrania obrad i imiennych wykazów głosowań.

Dane osobowe w interpelacjach

Radny i wójt działają w ramach funkcji publicznej, więc ich imiona i nazwiska publikujesz. Ograniczenie jawności ze względu na prywatność nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji (art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, dalej: UDIP).

Inaczej z mieszkańcami. Interpelacje często opisują konkretne sprawy: sąsiedzki spór, wniosek o pomoc, zalegającą opłatę. Pojawiają się w nich nazwiska, adresy, numery działek, a czasem informacje o zdrowiu. Przed publikacją:

usuń dane mieszkańców, które nie są potrzebne do zrozumienia sprawy,
usuń tekst trwale, a nie przez zaczernienie na wierzchu PDF, które da się zdjąć,
dodaj adnotację o zakresie wyłączenia, podstawie prawnej i osobie, która wyłączyła jawność (art. 8 ust. 5 UDIP).

Jeśli odpowiedź wójta zawiera informacje objęte tajemnicą ustawowo chronioną, postępujesz tak samo. Szczegóły w tekście Anonimizacja dokumentów w BIP.

Interpelacja a wniosek o informację publiczną

Radny może też złożyć zwykły wniosek o udostępnienie informacji publicznej. To inny tryb: termin 14 dni z art. 13 ust. 1 UDIP, przy odmowie decyzja administracyjna, bez obowiązku publikacji w BIP. Radny ma też prawo do uzyskiwania informacji i materiałów w wykonywaniu mandatu (art. 24 ust. 2 usg). Jeśli pismo nie jest jasno oznaczone, ustal z radnym, w jakim trybie je złożył, bo od tego zależą terminy i publikacja. Zobacz Wniosek o informację publiczną.

Lista kontrolna

W BIP jest osobna kategoria na interpelacje i zapytania, z podziałem na kadencje.
Interpelacja trafia do BIP po wpływie, odpowiedź po jej udzieleniu.
Data przekazania wójtowi jest zapisana, żeby liczyć termin 14 dni.
Wpis ma temat, rodzaj, radnego, daty i status.
Treść jest tekstem albo PDF z warstwą tekstową.
Dane mieszkańców są trwale usunięte, z adnotacją z art. 8 ust. 5 UDIP.
Interpelacje są też na stronie internetowej gminy i w sposób zwyczajowo przyjęty.

Pełną listę obowiązków gminy zebraliśmy na stronie BIP dla gminy.

Jak pomaga Polski BIP

Interpelacje i zapytania mają w menu gminy osobną kategorię, a każdy wpis dostaje metryczkę z czasem udostępnienia z serwera. Wyszukiwarka rozumie polską odmianę i filtruje po roku. Przy ukryciu fragmentu system wymaga podania zakresu, podstawy prawnej i osoby, która wyłączyła jawność. W przygotowaniu: rejestr interpelacji w module rady i asystent anonimizacji.