Informacja przetworzona to informacja, którą Twoja jednostka musi dopiero opracować z posiadanych danych. Udostępnia się ją tylko w zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej). To wyjątek od zasady, że od wnioskodawcy nie wolno żądać wykazania interesu (art. 2 ust. 2). Odmowa wymaga decyzji (art. 16).
Ten tekst pomaga ocenić, czy wniosek dotyczy informacji prostej czy przetworzonej, i przeprowadzić sprawę tak, żeby decyzja obroniła się w sądzie. Ogólny tok rozpatrywania wniosku opisujemy w tekście Wniosek o udostępnienie informacji publicznej.
Co mówi ustawa
Ustawa o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP) używa pojęcia informacji przetworzonej tylko raz, w art. 3 ust. 1 pkt 1: prawo do informacji obejmuje uprawnienie do „uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego”. Nie ma definicji ani listy przykładów. Granice wyznaczyły sądy administracyjne w orzecznictwie z ostatnich kilkunastu lat.
Wynikają z niego trzy rodzaje informacji:
- informacja prosta - istnieje w gotowej postaci: uchwała, umowa, faktura, protokół, zarządzenie, rejestr;
- informacja prosta wymagająca technicznego przygotowania - istnieje, ale trzeba ją odszukać, skopiować, zeskanować albo usunąć z niej dane osobowe;
- informacja przetworzona - nie istnieje w żądanej postaci, a jej przygotowanie wymaga analizy, zestawienia danych z wielu dokumentów, wyliczeń albo oceny, czyli znacznego nakładu pracy intelektualnej i organizacyjnej.
Tylko trzecia kategoria wymaga szczególnie istotnego interesu publicznego.
Prosta czy przetworzona: przykłady
Ocena zawsze zależy od konkretnej jednostki i jej dokumentów. Ta sama prośba może być prosta w gminie, która prowadzi elektroniczny rejestr umów, i przetworzona w szkole, która ma umowy wyłącznie w segregatorach.
| Wniosek | Zwykle | Dlaczego |
|---|---|---|
| Kopia umowy na dowóz uczniów z 2025 r. | prosta | dokument istnieje |
| Kopie wszystkich faktur za paliwo z jednego roku | prosta, techniczne przygotowanie | dokumenty istnieją, trzeba je zebrać i skopiować |
| Umowy z ostatnich 3 lat z usuniętymi danymi osobowymi | prosta, techniczne przygotowanie | anonimizacja nie tworzy nowej informacji |
| Wykaz umów, jeśli jednostka prowadzi rejestr umów | prosta | rejestr istnieje |
| Zestawienie kosztów wszystkich remontów z 10 lat, z podziałem na budynki i rodzaj prac | często przetworzona | trzeba przejrzeć dokumentację i opracować nowe zestawienie |
| Analiza, ile kosztowała jedna godzina zajęć w każdej szkole w gminie | przetworzona | wymaga wyliczeń i przyjęcia metody |
| Ocena, czy zakup był celowy | nie jest informacją publiczną | to prośba o opinię, a nie o informację |
Dwie pułapki:
- Duży zakres pracy technicznej to nie przetworzenie. Kopiowanie, skanowanie i anonimizacja dużej liczby dokumentów zwykle nie zmieniają charakteru informacji. Na taki wniosek odpowiadają inne narzędzia UDIP: przedłużenie terminu do 2 miesięcy (art. 13 ust. 2) i opłata za dodatkowe koszty (art. 15 ust. 1).
- Dane wyciągnięte z systemu mogą być proste. Jeśli jednostka prowadzi system, który generuje zestawienie jednym poleceniem, trudno mówić o znacznym nakładzie pracy. Sąd może o to zapytać.
Szczególnie istotny interes publiczny
Sama ciekawość, interes prywatny czy zamiar wykorzystania informacji w osobistym sporze nie wystarczają. W orzecznictwie podkreśla się, że interes publiczny jest szczególnie istotny wtedy, gdy uzyskanie informacji realnie może przyczynić się do usprawnienia działania jednostki, ochrony środków publicznych lub rozwiązania problemu ważnego dla społeczności. Kilka wskazówek:
- liczy się zamiar wykorzystania informacji, np. do debaty publicznej, kontroli społecznej, artykułu prasowego, interpelacji czy petycji, ale musi być wiarygodny i powiązany z treścią wniosku;
- status wnioskodawcy pomaga, ale nie rozstrzyga: radny, dziennikarz czy organizacja strażnicza też muszą wskazać, czemu ta informacja służy;
- im większy nakład pracy, tym mocniej powinien być wykazany interes publiczny.
Jak poprowadzić sprawę krok po kroku
- Oceń wniosek w ciągu pierwszych dni. Zdecyduj, czy chodzi o informację prostą, prostą z technicznym przygotowaniem czy przetworzoną. Zapisz w aktach krótko, dlaczego, np. ile dokumentów trzeba przejrzeć i jakie dane zestawić.
- Wezwij wnioskodawcę do wykazania szczególnej istotności dla interesu publicznego. Ustawa tego nie nakazuje wprost, ale bez takiego wezwania trudno w decyzji wykazać, że interesu nie ma. Wskaż rozsądny termin, np. 7 dni, i poinformuj, że informacja jest Twoim zdaniem przetworzona.
- Rozważ zawiadomienie o przedłużeniu. Jeśli wezwanie i ocena zajmą czas, przed upływem 14 dni zawiadom o powodach opóźnienia i nowym terminie, nie dłuższym niż 2 miesiące od złożenia wniosku (art. 13 ust. 2 UDIP). Zobacz Termin na udostępnienie informacji publicznej.
- Oceń odpowiedź. Jeśli wnioskodawca wykazał szczególnie istotny interes publiczny, przygotuj informację. Jeśli nie, albo nie odpowiedział, przejdź do decyzji.
- Wydaj decyzję o odmowie (art. 16 ust. 1 UDIP), z uzasadnieniem obu przesłanek: dlaczego informacja jest przetworzona i dlaczego interes publiczny nie jest szczególnie istotny. Elementy decyzji opisujemy w tekście Odmowa udostępnienia informacji publicznej.
- Udostępnij część prostą. Jeśli wniosek łączy informacje proste i przetworzone, część prostą udostępnij w terminie, a decyzja dotyczy tylko reszty.
Wniosek o informację przetworzoną to też wskazówka. Jeśli o podobne zestawienia pyta kilka osób, warto je opracować raz i opublikować w BIP. Podmioty mogą udostępniać w BIP także informacje ponad obowiązkowe (art. 8 ust. 3 zdanie drugie UDIP), a informacji opublikowanej w BIP nie udostępnia się już na wniosek (art. 10 ust. 1 UDIP).
Najczęstsze błędy
- Uznanie wniosku za przetworzony tylko dlatego, że dotyczy wielu dokumentów.
- Decyzja bez wcześniejszego wezwania wnioskodawcy i bez oceny interesu publicznego.
- Uzasadnienie, które powtarza treść art. 3 ust. 1 pkt 1 UDIP, bez opisu, jaką pracę trzeba by wykonać.
- Odmowa w całości, gdy część wniosku dotyczy informacji prostej.
- Brak decyzji: zwykłe pismo „informacja ma charakter przetworzony” zamiast decyzji z art. 16 UDIP.
- Mylenie informacji przetworzonej z prośbą o opinię albo o wytworzenie dokumentu, którego jednostka nie ma i nie musi mieć.
Lista kontrolna
- W aktach jest notatka, dlaczego informacja jest prosta albo przetworzona.
- Wnioskodawca otrzymał wezwanie do wykazania szczególnej istotności dla interesu publicznego.
- Przed upływem 14 dni wysłano zawiadomienie o przedłużeniu, jeśli było potrzebne (art. 13 ust. 2 UDIP).
- Część prosta została udostępniona w terminie.
- Odmowa ma formę decyzji z uzasadnieniem obu przesłanek (art. 16 UDIP).
- Rozważono publikację zestawienia w BIP, jeśli temat wraca.
Jak pomaga Polski BIP
W Polskim BIP zestawienia, rejestry i odpowiedzi na często zadawane pytania publikujesz przez kreator publikacji, z metryczką i rejestrem zmian. Wyszukiwarka pełnotekstowa z filtrami typu, roku i organu ułatwia wskazanie wnioskodawcy dokładnego adresu informacji. Otwarte API i publikacja danych na dane.gov.pl są w przygotowaniu. Zobacz funkcje albo poproś o bezpłatny raport Sprawdź swój BIP.