Kto publikuje rejestr instytucji kultury w BIP?

Organizator, czyli najczęściej gmina, a nie sama instytucja. Rejestr, informację o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych zamieszcza się w BIP na stronie organizatora, a otwarty dostęp do rejestru jest bezpłatny (§ 10 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury). Instytucja może podlinkować swój wpis w rejestrze w swoim BIP.

Kiedy instytucja kultury musi ogłosić zamówienie w BIP?

Gdy udziela zamówienia z zakresu działalności kulturalnej wyłączonego z ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 11 ust. 5 pkt 2 i 3 tej ustawy), np. na organizację koncertu, wystawy czy zakup materiałów bibliotecznych, o wartości równej lub wyższej niż 170 000 zł. Wtedy zamieszcza ogłoszenie w swoim BIP (art. 37a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej), a po wyborze niezwłocznie informację o udzieleniu albo nieudzieleniu zamówienia (art. 37d).

BIP instytucji kultury: biblioteka i dom kultury w praktyce

Q: Czy dom kultury musi mieć BIP?

Tak. Samorządowa instytucja kultury, np. dom kultury, gminny ośrodek kultury czy biblioteka publiczna, uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora (art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej). Jako osoba prawna samorządu terytorialnego należy do podmiotów z art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej i udostępnia informacje publiczne w BIP (art. 8).

Biblioteka i dom kultury prowadzą BIP, bo są instytucjami kultury z osobowością prawną nabytą z chwilą wpisu do rejestru organizatora (art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej). To podmioty z art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Publikują m.in. statut, dyrektora, regulaminy, finanse i kontrole.

To poradnik dla dyrektora i redaktora BIP: co publikować, które przepisy wprost odsyłają do BIP i o czym zapomina organizator.

Instytucja kultury jako podmiot obowiązany

Jednostki samorządu terytorialnego prowadzą działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury (art. 9 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: UODK). Formami tej działalności są m.in. biblioteki, domy kultury, muzea, galerie i ogniska artystyczne (art. 2 UODK). Każda taka instytucja ma obowiązek z art. 8 ust. 2 i 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej (dalej: UDIP), także mała biblioteka gminna z jednym etatem.

Kilka sytuacji, które budzą wątpliwości:

Biblioteka w strukturze ośrodka kultury. Biblioteka publiczna może wchodzić w skład innej instytucji kultury (art. 18 ust. 3 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach). Wtedy BIP prowadzi połączona instytucja, a biblioteka ma w nim swój dział.
Filie i punkty biblioteczne nie są odrębnymi podmiotami. Ich adresy i godziny otwarcia publikujesz w BIP biblioteki.
Strona w BIP gminy. Instytucja kultury jest osobną osobą prawną, więc potrzebuje własnej strony podmiotowej BIP i karty na stronie głównej BIP, a nie zakładki w BIP urzędu.

Co publikuje biblioteka i dom kultury

Dział	Co publikujesz	Podstawa
Dane instytucji	nazwa, adres, filie, godziny otwarcia, e-mail, adres do e-Doręczeń	art. 6 ust. 1 pkt 2 UDIP
Akt o utworzeniu i statut	uchwała organizatora i aktualny tekst statutu	art. 13 ust. 1 i 2 UODK, art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. a UDIP
Regulamin organizacyjny	nadany przez dyrektora po zasięgnięciu opinii organizatora	art. 13 ust. 3 UODK
Dyrektor	imię i nazwisko, data powołania, okres powołania (od 3 do 7 lat w instytucji innej niż artystyczna)	art. 15 ust. 2 UODK, art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. d UDIP
Program działania	program z umowy organizatora z dyrektorem	art. 15 ust. 5 i 5a UODK
Regulaminy dla użytkowników	regulamin biblioteki (nadaje go dyrektor), cennik usług odpłatnych, regulaminy zajęć	art. 14 ust. 2-4 ustawy o bibliotekach, art. 6 ust. 1 pkt 3 UDIP
Finanse	plan finansowy ustalony przez dyrektora, roczne sprawozdanie finansowe zatwierdzone przez organ wykonawczy organizatora (w gminie wójta)	art. 27 ust. 3 i art. 29 ust. 5 UODK, art. 6 ust. 1 pkt 5 UDIP
Kontrole	protokoły i wystąpienia pokontrolne (organizator, regionalna izba obrachunkowa, inne organy)	art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie UDIP
Zamówienia	ogłoszenia o zamówieniach kulturalnych od 170 000 zł i informacje o ich udzieleniu	art. 37a i 37d UODK
Ochrona małoletnich	standardy w wersji zupełnej i skróconej	art. 22b i 22c ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich
Dostępność, RODO, wnioski	deklaracja dostępności, klauzula informacyjna, dane inspektora ochrony danych, jak złożyć wniosek	art. 10 ustawy o dostępności cyfrowej, RODO, art. 8 ust. 4 UDIP

Program dyrektora: 7 dni od powołania

Przed powołaniem dyrektora organizator zawiera z nim umowę, w której strony określają warunki organizacyjno-finansowe i program działania instytucji (art. 15 ust. 5 UODK). Program podaje się do publicznej wiadomości w terminie 7 dni od dnia powołania dyrektora: organizator na swojej stronie podmiotowej w BIP albo instytucja kultury na swojej stronie internetowej (art. 15 ust. 5a UODK).

Przepis pozwala wybrać miejsce, ale nie zwalnia z publikacji. Najprościej ustalić z gminą, kto publikuje, i podlinkować program z drugiego miejsca. Mieszkaniec, który szuka programu w BIP instytucji, powinien go tam znaleźć albo trafić do niego jednym kliknięciem.

Zamówienia kulturalne od 170 000 zł

Ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się do zamówień poniżej progów unijnych z zakresu działalności kulturalnej, np. na organizację wystaw, koncertów i festiwali albo gromadzenie materiałów bibliotecznych (art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych). UODK ma jednak dla nich własne zasady jawności:

Przy wartości równej lub wyższej niż 170 000 zł instytucja zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie podmiotowej BIP (art. 37a UODK).
Zamówienie udziela się w sposób przejrzysty i z równym traktowaniem zainteresowanych (art. 37b).
Nie udostępnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, jeśli wykonawca zastrzegł je najpóźniej przed zawarciem umowy (art. 37c).
Po wyborze instytucja niezwłocznie zamieszcza w BIP informację o udzieleniu zamówienia z nazwą wykonawcy albo informację o nieudzieleniu zamówienia (art. 37d).

Rejestr instytucji kultury: zadanie organizatora

Rejestr prowadzi organizator (art. 14 ust. 1 UODK), a jego zawartość obejmuje m.in. imię i nazwisko dyrektora i jego zastępców (art. 14 ust. 1a). Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury wymaga, żeby rejestr, informacja o nim i sposób udostępniania danych były w BIP organizatora (§ 10 ust. 1). Otwarty dostęp do rejestru jest bezpłatny i odbywa się przez stronę BIP organizatora (§ 10 ust. 3).

Częsty problem: rejestr w BIP gminy pokazuje dyrektora sprzed lat albo go nie ma. Po każdej zmianie dyrektora lub statutu poproś gminę o aktualizację wpisu.

Nabory i konkurs na dyrektora

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych wymienia w art. 2 m.in. gminne jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe. Instytucja kultury jest osobą prawną, więc nabory prowadzi zwykle według własnego regulaminu. Ogłoszenie w BIP jest wtedy dobrą praktyką, nie wymogiem tej ustawy.

Kandydata na dyrektora można wyłonić w konkursie (art. 16 ust. 1 UODK), a w instytucjach z wykazu ministra konkurs jest co do zasady obowiązkowy (art. 16 ust. 2 i 3). Konkurs ogłasza i przeprowadza organizator.

Typowe błędy w BIP instytucji kultury

Lista dłużników biblioteki. Nazwiska czytelników, którzy nie oddali książek, nie są informacją o działalności instytucji. Nie publikuj ich w BIP ani na stronie.
Zdjęcia dzieci z zajęć. BIP nie jest galerią. Relacje z wydarzeń zostaw na stronie internetowej, na podstawie zgód rodziców.
Brak programu dyrektora. Ani gmina, ani instytucja nie opublikowała programu z art. 15 ust. 5a UODK.
Nieaktualny regulamin biblioteki. Regulamin w BIP podaje stare opłaty albo godziny otwarcia sprzed remontu.
Statut tylko w BIP gminy. Opublikuj tekst w BIP instytucji albo podlinkuj uchwałę.
Standardy ochrony małoletnich tylko na tablicy. Art. 22c ust. 7 wymaga także publikacji na stronie internetowej, w wersji zupełnej i skróconej. Zobacz standardy ochrony małoletnich w BIP.
Plakaty zamiast tekstu. Ogłoszenie o naborze czy zamówieniu jako grafika z plakatu jest niedostępne dla czytnika ekranu. Zobacz dostępny PDF w BIP.

Lista kontrolna dla dyrektora

Jak pomaga Polski BIP

Polski BIP ma gotowe menu przedmiotowe dla biblioteki i domu kultury, szablon standardów ochrony małoletnich w obu wersjach i kreator ogłoszeń z polami do wypełnienia. Metryczka uzupełnia się sama, więc BIP prowadzi jedna osoba bez informatyka. Gmina może objąć jedną ofertą urząd, bibliotekę i dom kultury, każde z własną stroną podmiotową; wspólny panel z podglądem wszystkich jednostek jest w przygotowaniu. Więcej na stronie BIP dla biblioteki i domu kultury, pełna lista obowiązków w tekście Co musi zawierać BIP.