Czy organ może zawiadamiać strony przez BIP w każdej sprawie?

Nie. Art. 49 § 1 KPA pozwala na to tylko wtedy, gdy tak stanowi przepis szczególny, np. art. 74 ust. 3 ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku przy ponad 10 stronach postępowania o decyzję środowiskową albo art. 53 ust. 1 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Poza tym art. 49a KPA dopuszcza taką formę, gdy w postępowaniu bierze udział więcej niż dwadzieścia stron, ale tylko wobec stron uprzedzonych na piśmie o zamiarze zawiadamiania w ten sposób.

W którym BIP publikuje się obwieszczenie?

Na stronie podmiotowej BIP właściwego organu administracji publicznej, czyli organu, który prowadzi postępowanie (art. 49 § 1 KPA). Publikacja obwieszczenia regionalnego dyrektora ochrony środowiska tylko w BIP gminy nie spełnia tego warunku, chociaż przepis szczególny może przewidywać dodatkowe miejsca publikacji.

Obwieszczenia w BIP: art. 49 KPA w praktyce urzędu

Q: Kiedy zawiadomienie przez BIP z art. 49 KPA jest skuteczne?

Zawiadomienie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni od dnia, w którym nastąpiło udostępnienie pisma w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 49 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego). Dnia udostępnienia nie wlicza się do terminu (art. 57 § 1 KPA). Dzień udostępnienia trzeba wskazać w treści obwieszczenia, ogłoszenia lub w BIP.

Obwieszczenie w BIP to forma zawiadomienia stron z art. 49 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego: jeżeli przepis szczególny tak stanowi, organ może zawiadomić strony o decyzjach i innych czynnościach przez udostępnienie pisma w BIP na swojej stronie podmiotowej. Zawiadomienie uważa się za dokonane po upływie 14 dni od dnia udostępnienia (art. 49 § 2 KPA), dlatego data publikacji musi być pewna.

Ten tekst jest dla pracowników urzędu, którzy prowadzą postępowania z wieloma stronami, i dla redaktora BIP, który obwieszczenia publikuje. Opisujemy, kiedy wolno zawiadamiać przez BIP, jak liczyć termin, co powinno być w obwieszczeniu i jakie błędy podważają skuteczność zawiadomienia.

Co mówi art. 49 KPA

Art. 49 § 1 KPA wymienia trzy formy zawiadomienia: publiczne obwieszczenie, inną formę publicznego ogłoszenia zwyczajowo przyjętą w danej miejscowości oraz udostępnienie pisma w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej właściwego organu. Wszystkie wymagają podstawy w przepisie szczególnym.

Art. 49 § 2 KPA dodaje dwie zasady:

dzień publicznego obwieszczenia, ogłoszenia lub udostępnienia pisma w BIP wskazuje się w treści obwieszczenia, ogłoszenia lub w BIP,
zawiadomienie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni od tego dnia.

Do tego art. 49b KPA: jeśli strona zawiadomiona w ten sposób o decyzji lub postanowieniu, na które przysługuje środek zaskarżenia, złoży wniosek, organ udostępnia jej odpis niezwłocznie, nie później niż w 3 dni, w sposobie i formie wskazanych we wniosku, o ile pozwalają na to jego środki techniczne.

Kiedy organ może zawiadamiać przez BIP

Podstawa	Kiedy	Jak publikujesz
Art. 49 § 1 KPA w związku z przepisem szczególnym	gdy ustawa szczególna tak stanowi	według przepisu szczególnego
Art. 74 ust. 3 ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko	liczba stron postępowania o decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach przekracza 10 (dotyczy stron innych niż inwestor)	publiczne obwieszczenie w siedzibie organu oraz udostępnienie pisma w BIP organu
Art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym	postępowanie o ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego	udostępnienie zawiadomienia w BIP urzędu obsługującego organ oraz w sposób zwyczajowo przyjęty; inwestora i właścicieli nieruchomości zawiadamia się przez doręczenie (art. 39 KPA)
Art. 49a KPA	w postępowaniu bierze udział więcej niż dwadzieścia stron	jak w art. 49 § 1, ale skutecznie tylko wobec stron uprzedzonych na piśmie o takim sposobie zawiadamiania
Art. 91 § 3 KPA	rozprawa, gdy mogą być jeszcze inne, nieznane organowi strony	ogłoszenie o terminie, miejscu i przedmiocie rozprawy, m.in. przez udostępnienie zawiadomienia w BIP

Dwie rzeczy z tej tabeli warto zapamiętać. Po pierwsze, przepis szczególny często wymaga dwóch form naraz. Sama publikacja w BIP, bez obwieszczenia w siedzibie organu, nie spełnia art. 74 ust. 3 ustawy środowiskowej. Po drugie, art. 49a KPA nie działa automatycznie: bez wcześniejszego pisemnego uprzedzenia stron zawiadomienie przez BIP jest wobec nich nieskuteczne.

Jak liczyć 14 dni i dlaczego liczy się metryczka

Zgodnie z art. 57 § 1 KPA, jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, dnia tego zdarzenia nie wlicza się, a koniec terminu wyznacza upływ ostatniego dnia. Przykład: pismo udostępniono w BIP 1 października. Czternaście dni liczysz od 2 października, więc upływają z końcem 15 października. Dopiero wtedy zawiadomienie uważa się za dokonane i od tej chwili biegną terminy dla stron, np. na wniesienie odwołania.

Cały rachunek opiera się na jednej dacie: dniu udostępnienia w BIP. Dlatego tak ważna jest metryczka. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej wymaga oznaczenia czasu udostępnienia informacji i zabezpieczenia możliwości identyfikacji czasu rzeczywistego udostępnienia (art. 8 ust. 6 pkt 4 i 5). Jeśli system pozwala redaktorowi wpisać datę ręcznie, strona w sporze może zakwestionować, kiedy obwieszczenie naprawdę się ukazało. Więcej w tekście metryczka w BIP.

Tak samo z poprawkami. Gdy po publikacji zmieniasz treść obwieszczenia, w BIP musi zostać ślad: kiedy, kto i co zmienił. Przy zmianie istotnej bezpieczniej opublikować nowe obwieszczenie z nową datą niż poprawiać stare. Jak działa ślad zmian, opisujemy w tekście rejestr zmian w BIP.

Co powinno zawierać obwieszczenie w BIP

oznaczenie organu i znak sprawy,
czego dotyczy zawiadomienie: wszczęcie postępowania, postanowienie, decyzja, termin rozprawy,
podstawę prawną formy zawiadomienia: art. 49 KPA i przepis szczególny albo art. 49a KPA,
dzień udostępnienia w BIP (art. 49 § 2 KPA) i informację, że zawiadomienie uważa się za dokonane po upływie 14 dni,
gdzie i kiedy strony mogą zapoznać się z aktami sprawy oraz jak poprosić o odpis decyzji lub postanowienia (art. 49b KPA),
treść pisma albo jego tekst w załączniku, w HTML lub w PDF z warstwą tekstową.

Ogranicz dane osobowe do tego, co niezbędne do zawiadomienia. Lista stron z imionami, nazwiskami i adresami nie jest potrzebna, skoro obwieszczenie zastępuje doręczenie właśnie dlatego, że stron jest wiele. Zobacz anonimizacja dokumentów w BIP.

Typowe błędy przy obwieszczeniach w BIP

Publikacja w aktualnościach zamiast w BIP. Strona internetowa urzędu to nie BIP. Jeśli przepis wskazuje BIP, liczy się tylko publikacja na stronie podmiotowej BIP.
Zły BIP. Art. 49 § 1 KPA mówi o stronie podmiotowej właściwego organu. Obwieszczenie starosty czy regionalnego dyrektora ochrony środowiska powinno być w ich BIP, nawet jeśli gmina dodatkowo je powtarza.
Tylko jedna z wymaganych form. Przepis szczególny wymaga BIP i siedziby organu, a urząd zrobił tylko jedno.
Brak dnia udostępnienia w treści. Art. 49 § 2 KPA wymaga wskazania tego dnia. Data w metryczce to minimum, ale lepiej podać ją też w samym obwieszczeniu.
Data wpisana ręcznie. Data „udostępnienia” w BIP różni się od rzeczywistej, bo redaktor przygotował wpis wcześniej i ustawił datę z wyprzedzeniem.
Zdjęcie obwieszczenia po kilku dniach. Usunięcie przed upływem 14 dni utrudnia wykazanie skutecznego zawiadomienia. Po zakończeniu sprawy przenieś obwieszczenie do archiwum, zamiast je kasować.
Skan bez warstwy tekstowej. Obwieszczenie jako zdjęcie strony nie da się przeszukać ani przeczytać czytnikiem ekranu. Zobacz skan bez OCR w BIP.
Art. 49a bez uprzedzenia. Urząd zawiadamia przez BIP w sprawie z ponad dwudziestoma stronami, ale nie uprzedził ich wcześniej na piśmie.

Lista kontrolna obwieszczenia

Jak pomaga Polski BIP

W Polskim BIP czas udostępnienia w metryczce zapisuje serwer i redaktor nie może go zmienić, a każda poprawka po publikacji trafia do rejestru zmian z poprzednią wersją. Informacji nie da się skasować, tylko przenieść do archiwum pod tym samym adresem, który obejmuje wyszukiwarka. Osobna kategoria i kreator obwieszczeń z polami z art. 49 KPA oraz powiadomienia dla mieszkańców są w przygotowaniu. Funkcje opisujemy na stronie Funkcje, a ofertę dla urzędów na stronie BIP dla gmin.